A CobraConto.Net rendszer Visszatartás kezelés moduljának megvásárlása után a felhasználó szervezet mind a kimenő (kiállított) mind a bejövő számláknál nyilvántarthatja a fizetési visszatartásokat.

Alapadatok rögzítése

Visszatartási jogcímek törzsadat

A visszatartási megállapodáson rögzített Alkalmazott fizetési visszatartási jogcímek használhatóak fel majd a projekthez kötődő részteljesítés(ek)ről és végteljesítésről szóló számlákon.

Ezen jogcímeket a Törzsadatok / Cég / Fizetési visszatartási jogcímek menüpontban rögzíthetjük ill. szerkeszthetjük. Egy jogcímnél meg kell adni annak nevét, a visszatartás %-ben megadott értékét (mely alapján a konkrét megállapodásnál rögzített bruttó érték fog a program számolni), a fizetési határidőt (vagyis a teljesítési dátumhoz adandó napok számát) és azt, hogy végteljesítéshez vagy részteljesítéshez kötődő jogcímről van-e szó:

Ezek alatt egy táblázatban nyelvenként határozható meg, hogy milyen szöveggel tűnjön fel az adott visszatartás, ha a Számlakészítés modulban általunk kiállított számlán használjuk azt fel.

Fizetési visszatartási megállapodások rögzítése

Ahhoz hogy a számlákra visszatartásokat vezethessünk fel, szükség van a fizetési visszatartás megállapodás rögzítéséhez. Ezt a Főmenü / Számlakészítés / Fizetési visszatartás megállapodások vagy a Főmenü / Pénzügy / Fizetési visszatartás megállapodások menüpontokból megnyíló áttekintő ablakokban tehetjük meg:

Ezen megállapodások kötelező fejadatai:

• a megállapodások mindig egy projekthez kötődnek a rendszerben, ezt meg kell adni
• egy partner, akivel a megállapodás létrejött
• egy referencia, mely a megállapodásra (pl. szerződésszám) utal
• a projekt NETTÓ értéke és devizája
• iránya, vagyis hogy általunk kiállított kimenő vagy a bejövő számláknál fogjuk felhasználni a visszatartásokat
• a projekt várható végteljesítése
• a garancia várható lejárata

Az “Alkalmazott fizetési visszatartási jogcímek” szekcióban a korábban a törzsadatok közé felvett jogcímek közül választhatunk az alapján, hogy végteljesítési vagy részteljesítési jogcímről van-e szó. Mindegyikből több is felvehető, tehát egy végteljesítésről / részteljesítésről szóló számlán több jogcímen is visszatarthatunk fizetést:

A “Részteljesítés ütemezések” szekcióban pedig a tervezett részteljesítések átadásának dátumát és bruttó összegét kell rögzíteni. Egy megállapodáshoz tehát 1 db végteljesítési számla, de több részteljesítési számla tartozhat:

A program feltételezi, hogy a részszámlákat időrendi sorrendben állítjuk ki / fogadjuk be, majd az összes számlázott részteljesítés után a végszámlát.

A számlákra automatikusan rákerülő visszatartási összeg a kiválasztott részteljesítés értéke alapján kerül meghatározásra, mely adat a számlán módosítható.

Fizetési visszatartások használata a Számlázás modulban

Amennyiben általunk kiállított számlán szeretnénk fizetési visszatartás jogcíme(ke)t feltüntetni, az előző fejezet szerint “Kimenő számla” irányú megállapodást kell rögzíteni.

A számla kiállítása során a szokásos fejadatok és tétel(ek) rögzítése után a “Fizetési visszatartások” fülön választhatunk a partnerhez rögzített és még számlázatlan részteljesítési vagy végteljesítési visszatartások közül:

1. lépésként válasszuk ki, hogy a projekthez tartozó részteljesítés vagy végteljesítés típusú jogcím(ek)et kívánunk a számlán szerepeltetni, majd nyomjuk meg a Visszatartás gombot:
   
2. lépésként a megjelenő ablakban válasszuk ki a kívánt számlázatlan vagy még csak résszámlázott jogcímet. Projekt részteljesítés választása esetén a még számlázatlan részteljesítések közül választhatunk:

   

   Projekt végteljesítés esetén pedig a még csak részszámlázott vagy számlázatlan állapotú megállapodásokból választhatunk:

   

   Figyelem, amennyiben olyan megállapodás végteljesítési visszatartását szerepeltetnénk a számlán, mely még tartalmaz számlázatlan részteljesítéseket, akkor a program azt egy figyelmeztető üzenet kíséretében nem fogja engedi!

   

3. lépésben a számlára került jogcím(ek)ekkel automatikusan betöltött visszatartott összeget és határidőt szerkeszthetjük szükség esetén.
   Az automatán felajánlott összeg részteljesítés esetén mindig a kiválasztott részteljesítési ütemezéshez megadott bruttó összegből kalkulálódik, a határidő pedig a megállapodáshoz rögzített “Végteljesítés” és a megállapodásra rögzített részteljesítési jogcím(ek)hez megadott “Fizetési határidő napok száma” alapján kerül kitöltésre. Például a megállapodáson rögzített dátum “Végteljesítés” dátum 2019.07.31, egy darab részteljesítési jogcímet rögzítettünk, melynél 30 napot adtunk meg, mint fizetési határidő,tehát a számlára a jogcímhez tartozó dátum 2019.07.31. + 30 nap lesz, tehát 2019.08.30. A kiválasztott részteljesítési ütemezésnél pedig 100 000 000 HUF-ot adtunk meg, a részteljesítési jogcímnél pedig 5%-ot, tehát az összeg 100 000 000 x 0,05 = 5 000 000 HUF lesz:
   Végteljesítés esetén a jogcím(ek)hez felajánlott összeg a megállapodás fejadatai között megadott “Bruttó érték”, a határidő pedig a “Garancia lejárat” + a felvett visszatartási jogcím(ek)nél meghatározott “Fizetési határidő napok száma” alapján kerül kitöltésre. Példánkban a garancia lejárata 2024.07.31., a visszatartási jogcímek közé pedig 2 db végteljesítési típusút rögzítettünk, az egyiket 10% és 8 nap határidővel, a másikat 5% és 16 nap határidővel:

   

4.  lépésben véglegesíthetjük a számlát, melyen az alkalmazott jogcím(ek) összeggel és határidővel fognak megjelenni.
   Példa egy részteljesítésre:

   Példa egy 2 db jogcímet szerepeltető végteljesítésre:

   

   Látható, hogy végteljesítés esetén a korábban alkalmazott részteljesítési visszatartásokat is szerepelteti a program.

Könyvelési automatizmusok a Pénzügy modulban

Akár a Számlakészítés modulból átkerült kimenő számláról, akár kézzel rögzített kimenő számlán vagy bejövő számlán használunk fizetési visszatartást, a program kezeli ezek könyvelését.

Alapvető beállítás a helyes működéshez, hogy a Főmenü / Pénzügy / Karbantartás / Átvezetési számlák menüpontban legyen beállítva a használni kívánt vevői és szállítói átvezetési számla:

Opcionális, de a pénzügyi nyilvántartás áttekinthetősége szempontjából hasznos beállítás, hogy a kimenő és bejövő számlaállományoknál is megadható, hogy az automata könyvelés során létrehozott, a visszatartott összegről szóló pénzügyi bizonylat mely naplóba jöjjön létre (ha ez nincs kitöltve, ugyanabba napló jön létre, ahová az eredeti bizonylatot rögzítettük):

A szoftver ugyanis a visszatartott összegről külön vevői vagy szállítói bizonylatot készít, a megfelelő fizetési határidővel és a visszatartott összeggel, az eredeti bizonylaton pedig egy automata kiegyenlítést generál a visszatartott összeggel a beállított átvezetési számlával szemben.

A kontírozás lépései tehát egy kimenő számla esetén:

1. eredeti számla könyvelése: T a vevő- K az árbevétel és az ÁFA
2. automata kiegyenlítés a visszatartott összegről: T a beállított átvezetési számla – K a vevő
3. automata számla létrehozás, ahol T a vevő – K a beállított átvezetési számla

A kontírozás lépései a bejövő számla esetén:

1. Szállítói számlát könyvelünk, ahol T 539 (a nettó összeg) és T 4661 (az ÁFA) – K 4551:Ezen felvezetünk egy visszatartást 1 500 000 HUF-ról, 2019.05.25-ös határidővel:

   

2. A bizonylat rögzítésekor automatán létrejön egy kiegyenlítés a visszatartott összegről, vagyis ezen szállítói számlán már csak a fizetési visszatartással csökkentett összeget követeli tőlünk a szállító. A kiegyenlítés egy vegyes bizonylat, ahol T 4541 – K a beállított szállítói visszatartás átvezetési számla, esetünkben 4897:

   

3. A szoftver automatán létrehozza a visszatartott összeg nyilvántartására szolgáló bejövő számla bizonylatot, melyen már ÁFA-t nem szerepeltet, hisz azt az eredeti bizonylaton már feltüntettük. A kontírozás: T a beállított átvezetési számla, esetünkben a 4897 – K 4551 (szállító). A fizetési határidő az eredeti bizonylaton megadott visszatartási jogcím határideje, az bizonylat száma megegyezik az eredeti számla bizonylatszámával:

   

Innentől a vevő, vagy szállító analitikákban is megbontva látjuk az eredeti összeget az automatán létrejött bizonylatnak köszönhetően helyes fizetési határidővel: