Bejegyzések | O. Iktatás
Bejövő számla érkeztetése
Számla érkeztető/jóváhagyó modul megvásárlása után a felhasználó szervezet azt az Iktatás és a Feladat/Esemény kezelő modulokkal integráltan használva, bejövő számláit előre kialakított ellenőrzési és jóváhagyási folyamaton keresztül tudja a Pénzügy modul bejövő számlái közé rögzíteni. Az érkeztető állományok korlátlan számának és rugalmas paraméterezhetőségének köszönhetően a szervezet felépítése (például részleges, telephelyek) jól leképezhetőek a modulban. A modul használatba vétele Szükséges kiegészítő modulok A modul használatba vételéhez a Pénzügy modulon kívül rendelkeznie kell. Munkacsoportok kialakítása Mivel az iktatás, ellenőrzés, […]
Postakönyv
Az Postakönyv adatok/Postakönyv menüpontból megnyíló tallózó ablakban rögzíthetünk új feladójegyzéket, illetve innen érhetők el már a postakönyvbe rögzített feladójegyzékek: A feladójegyzékre 3 féle módon kerülhet tétel: kimenő irat postai adatainak kitöltésével és postakönyvbe helyezésével a Postázandó számla gomb hatására megnyíló tallózó ablakból véglegesített számlát kiválasztva manuálisan Azonosítandó küldeményes esetén a Címzett oszlopban a címzett nevét kell feltüntetni, míg azonosítatlan küldemények esetén (pl. reklámanyag küldése) az azonos küldemények darabszámát kell feltüntetni, ebből a számból fogja a […]
Postakönyvek
A program lehetőséget biztosít a kimenő levelek iktatásakor azok adatainak postakönyvbe rögzítésére, és a napi postakönyv feladójegyzék kinyomtatására. Párhuzamosan több postakönyv vehető fel a Postakönyvek menüpont alatt, eltérő referencia előtaggal: A Postai azonosítók gombra kattintva vehetők fel azok az azonosítók, melyek a vállalkozás és a posta közötti szerződésből adódik, és a postakönyvön fel kell tüntetni.
Tértivevény érkeztetés
A menüpontban kijelzésre kerülnek azok a kimenő iktatásokhoz felvett ragszámok, melyek olyan küldemény típushoz tartoznak, melyekhez érkeztetés volt megadva. Az Érkeztetés gombra kattintva az ablak felső részében az Érkeztetés ideje mezőben megadott dátumot a program az adott ragszámot tartalmazó iktatáshoz rendeli és a postakönyv feladójegyzékébe is berögzíti:
Iktatás (kimenő iratok)
A menüpontból nyíló tallózóablakban a kimenő irányú iktatótömbök valamelyikébe rögzíthető új irat illetve itt kereshetjük vissza a már iktatott kimenő dokumentumainkat is: A kimenő iratok kartonja annyiban különbözik az érkeztetett vagy bejövő iratokétól, hogy lehetőség van postázási adatokat is rögzíteni: Ragszám Postakönyv Küldemény típusa A “Postakönyvbe” jelölő használatával rögzítéskor az adott postakönyv állomány nyitott feladójegyzékébe rögzülnek az adatok A visszaérkezett tértivevény adminisztrálása után a kartonon látható az érkeztetés ideje:
Iktatás (bejövő iratok)
A menüpont tallózóablaka szolgál új végleges iktatás rögzítésére illetve az iktatott iratok visszakeresésére: Amennyiben olyan bejövő iktatótömbbe kerül rögzítésre (akár újként, akár érkeztetett iratból történt átmozgatás által) dokumentum, mely paramétereinél kapcsolódó számlatömböt adtunk meg, automatikusan előkészített bejövő számla generálódik a megadott állományba. Az előkészített bejövő számlán kitöltésre kerül a partner és a bizonylatszám, illetve a bizonylat csatolmányainál megtalálható(ak) lesz az irathoz rögzített csatolmány(ok) is. A bejövő iktatott irat kartonján megadható adatok teljes mértékben megegyeznek az Érkeztetés bejegyzésben felsoroltakkal.
Érkeztetés
A Iktatás / Iktatási adatok / Érkeztetés menüpontból nyíló ablak szolgál új érkezett irat rögzítésére, módosítására, törlésére vagy végleges iktatótömbbe való átmozgatására: Rögzíthető adatok Egy irat kartonján a következő adatok rögzíthetőek: Fejadatok Tárgy: kötelező, szabad szavas módon, vagy az Iktatási tárgy típusok közül választva adhatjuk meg Iktatás ideje: kötelező, dátum Hivatkozási szám: kötelező, jellemzően az érkezett irat (számla, megrendelés, stb) küldő fél által adott sorszáma Oldalak száma: opcionális Tárolási hely: opcionális, az eredeti dokumentum tárolási helye választható ki az Irat […]
Iktatási tárgy típusok
Az érkeztetés/iktatás műveletét végezve az iktatási tárgy mező kötelező adat. Az ebben a menüpontban előre rögzített, gyakran használt tárgy megnevezések iránytól függően (BE, KI és mindkettő) választhatóak ki az iktatás során:
Kulcsszavak
Szintén az iktatandó dokumentumhoz rendelhető csoportosítási/szűrési típusok, melyekkel az iktatott iratok “félcímkézhetőek” és ez alapján megkönnyíti azok visszakeresését:
Küldemény típusok
A menüpontban a postakönyv készítésénél használatos küldemény típusok kerülnek definiálásra. Az egyes típusokhoz rendelhető érték, utánvét díj, súly, valamint felmerülő költség:
Irat tárolási hely
Az itt felvett tárolási helyek megadhatóak az iktatott dokumentum adatlapján, ezáltal segítve az eredeti előkeresését:
Besorolás
A dokumentum/ügylet jellegétől függően minden irat besorolásra kerülhet az itt rögzített típusok alapján az iktatás során, ami alapján az iratok szűrhetők/csoportosíthatók:
Iktatótómbök
Az Iktatás / Iktatótömbök menüpontban rögzíthetünk új iktatótömböt, illetve módosíthatjuk a meglévőek adatait: Az iktatótömb paraméterei az állomány megnevezése iránya: bejövő vagy kimenő iratok iktatására szolgál érkeztető vagy véglegesen iktatott melyik adóévhez tartozik postázandó dokumentumokat tartalmaz-e (kimenő dokumentumok esetén) referencia (iktatási szám) generálásához előtag megadása a gerenált iktatási szám tartalmazza-e az irat irányát bejövő számla esetén pénzügyi rendszerben előkészített számlaként automatikusan rögzítésre kerüljön-e (iktatás és pénzügy közötti kapcsolat létrehozása a dokumentum életciklusának követéséhez) – számlatömb […]
Bevezetés
Az Iktató modul célja, feladata Az Iktató modul lehetővé teszi a felhasználó szervezet beérkező és kimenő dokumentumainak nyilvántartását, digitális tárolását illetve a postakönyv elektronikus előkészítését, kitöltését. Fogalmak és alapelvek Iktatótömb: A dokumentumok valamilyen jellemző szerinti csoportosítására szolgál (pl. bejövő számlák, bejövő/kimenő dokumentumok, érkeztető tömb stb.) Érkeztetés: A dokumentum olyan állományban (iktatási tömbben) történő rögzítése, melyből – megfelelő jogosultsággal – fizikailag törölhető (pl. tévesen iktatott dokumentum). Iktatás: A dokumentum olyan állományban (iktatási tömbben) történő rögzítése, melyből fizikailag […]