A leltárazás műveletei a Készletkezelés / Leltárak menüpontban végezhetők el.

A folyamat diagramja az alább látható:

A Leltározandó termékek körének meghatározása

A Leltárak menüpont hatására megnyíló ablakban különböző szűrési beállításokat alkalmazva, az indított leltárak tekinthetők meg:

A jelen példán látható, hogy a Központi fogadó raktárban tárolt termékekre 4 nyitott és egy befejezett (zárolt) leltárindítás történt.

Az Új adat gomb hatására megnyíló ablak segítségével lehet meghatározni egy indítandó leltárhoz a leltározandó termékek körét. Szűrés az Azonosító és/vagy Jellemző alapján a kiválasztott megnevezés alatti mezőkben megadott szótöredékek segítségével és a hozzájuk kiválasztott szűrési mód alkalmazásával lehet.

Az Azonosító mezőbe kiválasztott azonosító típusnak szűréshez történő beállításon kívül, a felvételi ív nyomtatásakor is van jelentősége, mint a termék kiválasztott azonosító típus szerinti azonosítója. A Termék kategóriák, Raktárhelyek vagy Gyártók és márkák szerinti szűrés alkalmazásához a felsorolás alatt látható Aktív jelölőnégyzet kipipálása szükséges.

A program a  gombra kattintás hatására megnyitja a Leltározandó termékek ablakot, az ablakban megjelenítve a szűrési beállításoknak megfelelően a leltározandó termékeket. Jelen esetben azon Fém termékkategóriába tartozó termékeket, melyek cikkszáma tartalmazza a “köt” karaktersort.

Az ablakban a kiválasztott termék megnyitható, és a termékhez tartozó adatok módosíthatók. Az ablak ellenőrzés után a piros x-el bezárható.

A rögzített (indított) leltárhoz tartozó összeállítás mindaddig módosítható, míg nem történt meg a zárolása (a leltározási munka befejezése és véglegesítése).

A Leltár ablaklakon Ok-t nyomva el tudjuk menteni a leltárat és kinyomtathatjuk a fellelt készletek feljegyzésére szolgáló leltárfelvételi íveket.

Egy indított leltárhoz tartozó Leltározási ív nyomtatása

A Leltárfelvételi ív nyomtatása funkciót lenyitva, kétféle leltározási ív nyomtatható az indított leltárhoz:

A nyomtatás elindítása előtt a Csoportosítás jelölőnégyzetek segítségével beállítható, hogy a nyomtatás milyen bontásban és lapváltással történjen:

A négy jelölőnégyzet alapállapotban jelölt. Egy indított leltárhoz tartozó leltározási ív szükség szerinti mennyiségben és bontásban nyomtatható.

Fellelt készletek rögzítése

A Leltárfelvételi ívek menüpont hatására megnyíló ablakból, az Új adat funkció hatására megnyíló ablakban rögzíthetők az indított leltárakhoz tartozó fellelt mennyiségek. Az egy indított leltárhoz tartozó tényleges leltározás lebonyolítása és a fellelt készletek rögzítése szükség szerinti lépésben történhet.

Ha már történt a Raktár mezőbe és Leltár mezőbe szűrőként kiválasztott indított leltárhoz fellelt leltár rögzítés, akkor a Frissít hatására a program megjeleníti a rögzítéseket. A rögzített adatfelvételek a véglegesítésig módosíthatók, illetve folytatható újabb tételsorok felvételével.

Az Új adat gombbal kezdhetjük meg egy leltárív rögzítését:

A termékek manuális megadása történhet név illetve cikkszám tallózással is és beírással is:

Sok tétel esetén a leltározás történhet adatgyűjtő segítségével vagy TXT kiterjesztésű fájlból importálva is. A Tétel import funkciót lenyitva lehet választani a kétféle import közül:

Ha az import TXT fájlból történik, akkor a tételsorok tabulátorral határolt két mezőből álló rekordokból állnak. Az első mezőbe a termékhez tartozó azonosítót és a második mezőbe a fellelt mennyiséget kell rögzíteni. A TXT fájl kódolása Windows-1250 legyen. Beolvasáskor nem hajtja végre az importot a program, ha ismeretlen az azonosító, vagy raktári nyilvántartás nélküli termékek szerepelnek a TXT fájlban, illetve az adatgyűjtőről betöltve. Import indítása előtt a hibás tételek törölhetők:

A txt fájlban 0 mennyiséggel rendelkező sorokat jelenleg alapértelmezésként 1 mennyiséggel tölti fel a szoftver, melyet a leltárfelvételi íven módosíthatunk 0-ra. Feltöltés után a leltárív az Ok gombbal menthető:

A rögzített leltár ívekről bizonylat nyomtatható. A nyomtatáshoz az ablakban kijelölve a rögzített leltárfelvételt és a Bizonylat nyomtatás funkciót lenyitva, kiválasztható, hogy a nyomtatás Megnevezés, vagy Azonosító szerint történjen:

A leltár kiértékelése

A tényleges készletek megállapítása és a leltárfelvételi ívek rögzítése után a leltár kiértékelése a Leltárak menüpont hatására megnyíló ablakból a Kiértékelés funkcióval indítható.

Az ablakban a  gomb hatására megtörténik a kiértékelés. Ugyanarra az indított leltárra többször is indítható kiértékelés.

A kiértékelt leltár:

Ha két kiértékelés között módosult valamely leltárív, akkor a  funkció előtt Frissítés indítása szükséges, amiről figyelmeztetést jelenít meg a program.

A program összehasonlítja a leltárhoz tartozó leltárfelvételek alapján rögzített mennyiség adatokat a nyilvántartásban szereplő mennyiségekkel, és a Leltár különbözet fül alatti lapon megjeleníti előjelesen a különbségeket, amiről a Nyomtatás gombra kattintva Azonosító szerint, vagy Megnevezés szerint rendezve nyomtatási ablak nyitható, és az eltérés lista nyomtatható.

Amennyiben a Kiértékelés ablak Leltáron kívüli termékek füle alatt szerepelnek tételek, akkor az azt jelenti, hogy a leltárhoz tartozó valamely leltárfelvételi íve(eke)n olyan termék(ek) szerepel(nek), melyek nincsenek benne a leltár által kijelölt leltározandó termékek körében. Vagyis cikkszámuk, kategóriájuk, tárolási helyük vagy jellemzőjük eltér.

Az ezen a lapon megjelenített tételsorok alapján vizsgálatot kell végezni, és végre kell hajtani a szükséges intézkedéseket, módosításokat, hogy a Leltáron kívüli termékek lapja üres legyen, ugyanis a leltár addig nem véglegesíthető, míg valamely leltárív felesleges tételt tartalmaz. A leltárfelvételt javítva, az értékelés szükség szerint többször is elvégezhető.

A leltár véglegesítése

A leltár véglegesítése előtt gondoskodni kell róla, hogy a Készletkezelés / Karbantartás / Beállítások menü hatására megnyíló Készletkezelés beállítások ablakban megtörténjen a leltár kiértékelés alapján megállapított készleteltérések rendezéséhez szükséges mozgásnemek megadása.

Mindaddig a leltár nem véglegesíthető, amíg a kiértékelés alapján, a Leltáron kívüli fül alatti lapon van tétel. Ha talál a program a fellelt termékek között leltáron kívüli tételt, megtagadja a véglegesítést.

A leltár véglegesítése a Kiértékelés ablakból a Véglegesítés funkció indításával történik:

A program által megjelenített figyelmeztető ablak Igen gombjára kattintva megtörténik a véglegesített mozgásbizonylatok generálása, melyeket megtalálunk a Készletkezelés / Raktári mozgások / Véglegesített raktári mozgások ablakban:

A végleges mozgásbizonylatok generálása után a leltár () Zárolt jelzést kap: