Bevezetés

Mivel az előlegszámla mindössze annyiban tér el a normál számlától, hogy nem a teljesítés után, hanem előtte kerül kiállításra, de ugyanúgy ÁFA visszaigénylésre alkalmas bizonylat, kezelése sokban, NAV jelentése teljesen megegyezik a normál számlákéval.

Az előlegről számla kiállítását gyakran valamilyen bekérő (díjbekérő, előlegbekérő, proforma) előzi meg, mely alapján a vevő elutalja az előleg összegét. Ennek a folyamatnak a kezelése is megoldott a CobraConto.Net rendszerben. Ráadásul ezek a bekérők készülhetnek vevői megrendeléshez kapcsolódóan is, emiatt a vevői előleg az Értékesítés, a Pénzügy, a Számlakészítés és Főkönyv modulokat is érintő téma:

Ebben a bejegyzésben a Számlakészítés modulban elvégezhető műveletekre koncentrálunk, a többi terület csak említésképp jelenik meg.

Kiállítás

Előlegszámlaként kezel a rendszer minden számlát, melyet kiállítás során ekként jelölünk meg a számlaíró ablak Egyéb adatok / Számla / Előlegszáma pipájával:

A partner és az egyéb fejléc adatok megadása után attól függően, hogy a vevő előlegbekérő típusú bekérő levél alapján fizette-e az előleget vagy sem, két lehetőség van az előleg tétel felvitelére:

• A kifizetett előleg bekérő levelet importáljuk a számlára:

1. 1. Válasszuk ki a partnert

      

   2. A számlaíró ablak bal alsó [Import …] gombjának megnyomása után válasszuk a Bekérő levél… opciót, majd a megjelenő tallózó ablakon a számlán megadott partner kifizetett, de még nem számlázott bekérő levelei közöl a számlázni szükségeset

      

   3. Ekkor a díjbekérőn szereplő sor(ok) automatán feltöltődnek a számlára. Az így importált tételek mindig bruttó módon, a díjbekérőn meghatározott  “Számlázási jogcím” mezőben szereplő cikk ÁFA kulcsával fognak a számlára kerülni

      A tétel árbevétel kontírja szintén a “Számlázási jogcím” mezőben szereplő cikkből fog származni.

   4. Ellenőrizzük, hogy az Egyéb adatok / Számla / Előlegszáma pipa aktív-e. Amennyiben nem, akkor az importált bekérő levél típusa nem Előlegbekérő volt és kézzel kell ezt bejelölni.

• Kézzel veszünk fel előleg tételt a számlára:
  1. Válasszuk ki a partnert

     

  2. Az Egyéb adatok / Számla / Előlegszáma pipát jelöljük ki

     

  3. Kézzel rögzítsük a megfizetett előleg összegével az előleg tételt. A megfelelő ÁFA kulcsot, árbevétel kontírszámot nekünk kell megadni ebben az esetben.

Az előlegszámlák véglegesítésekor -mint korábban írtuk- ugyanúgy megtörténik a kötelező NAV feladás és integrált rendszer használata esetén a konfigurációtól függő automata könyvelés is, mint bármilyen más számla kiállításakor. Az előleg számlák kezelésének folyamatát pénzügyi, könyvelési aspektusból ez a bejegyzés tárgyalja.

A Számlakészítés modulban maradva, nézzük, hogyan tudjuk a kiállított előlegszámlákat áttekinteni, majd felhasználni.

Előlegszámlák lekérdezés

Előlegszámláink kiállítása után azokat fontos nyomon követnünk: tudnunk kell, melyek, milyen értékben lettek már végszámlá(k)ba beszámítva, esetleg utólag módosítva. Ezt az információigényt elégíti ki a Számlakészítés / Lekérdezések / Előlegszámlák útvonalon elérhető lekérdezés.

A lekérdezés szűrési feltételei:

• Adóév: mely adóévben kiállított előlegszámlákat listázza
• Állomány: mely számlatömbben kiállított előlegszámlákat listázza
• Időszak: megadható az listázni kívánt előlegszámlák bármely dátumának tól-ig tartománya
• Sorszám
• Ügyfél: az előlegszámlán szereplő partner neve
• Bizonylatszám: az előlegszámla bizonylatszáma, vagy annak csak egy része
• “Csak nem végszámlázottakat” pipa: csak azon előlegszámlákat hozza, melyek összege teljes egészében még nem végszámlára vezetett (nem beszámított)

A lekérdezés frissítés után a szűrőfeltételeknek megfelelő előlegszámlák fejléc adatait mutatja, az alábbi elrendezésben:

• A Bruttó érték mezőben szereplő összeg a végszámla és esetlegesen az azt módosító számlák összegét mutatja
• A Végszámlázva összeg az eddigi beszámítás(ok) és azokat esetlegesen módosító tételek bruttó értékét mutatja
• E kettő alapján pedig a Különbözet értéke látható

Amennyiben egy előlegszámla részletes adataira is kíváncsiak vagyunk, a táblázatban jelöljük ki azt, majd nyomjuk meg a Ctrl + F5 billentyűkombinációt, vagy válasszuk az ezzel egyenértékű [Frissítés] gomb Kijelölt sor kifejtése műveletet:
Ennek hatására megjelennek az előlegszámla részletei és a hozzátartozó információk:

• Előlegszámla tételei: az előlegszámlán szereplő tételek és az előlegszámlát módosító tételek adatait mutatja
• Címek: az előlegszámlán szereplő számlázási ill. postázási cím
• Számla megjegyzés: fej és lábléc megjegyzések
• Csatolmányok: az előlegszámla csatolmányai
• Bizonylatjellemzők: az előlegszámlán szereplő jellemzők
• Végszámlák: azon végszámlák fej és tétel adatai láthatók itt, melyeken beszámítás történt a kérdéses előlegszámlából. Amennyiben egy végszámlát módosító számla a beszámítás tételsort módosítja, akkor az is itt szerepel. Pl: Az alábbi képernyőképen az látható, hogy a 2023/BEL/00029 számlán bruttó 101600 HUF került beszámításra a 2023/BEL/00028-as előlegszámlából, majd a 2023/BEL/00030-as módosító okirat az előlegbeszámítást az 1-es tételsorba visszavonta, és a 2-es tételsorban 50800 HUF-ra módosította:

Előleg beszámítás

A végszámlába történő előlegbeszámítás lépései a következők:

1. Az új számlán válasszuk ki a partnert és adjuk meg a fejadatokat. Figyeljünk a devizára is, mert végszámlába csak az ugyanezen partner ugyanezen devizában kiállított előlegszámlái emelhetők be.
2. Adjuk meg a teljesített, számlázandó tételeket. Ezt lehet kézzel rögzítve, de importálva is szállítólevélről vagy teljesítési igazolásról.
3. A korrekt nyilvántartás érdekében az előlegfelhasználásra is külön import funkciót használunk a számla kiállítása során, ez pedig az [Import…] gomb Előlegszámla… opciója:
   
4. A megnyíló Előlegszámlák áttekintő ablak megegyezik az Előlegszámlák lekérdezéssel, csupán azt előszűrve a végszámla partnerére és a nem végszámlázott előlegszámlákra jelenik meg:

   

5. A beszámítani kívánt előlegszámlát dupla egérklikkel emelhetjük a számlára, ahová automatikusan mínusz mennyiségű tételként, a még felhasználható bruttó összeggel fog kerülni:
   A létrehozott tétel megjegyzésébe automatikusan bekerül a felhasznált előlegszámla bizonylatszáma és tételsorának száma is.
6. Amennyiben a felhasználandó előleg összegét módosítanánk, az egységár mezőben ezt megtehetjük. Lehetőség van tehát az előleg részfelhasználására is, a rendszer nyilván fogja tartani a még felhasználható összeget.