Mi az elektronikus számla?

https://nav.gov.hu/ado/afa/Az_elektronikus_szaml20200416: “Fontos tudni, hogy az Áfa tv.^[1] előírásai alapján elektronikus számlának minősül minden olyan, az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be^[2]. Az áfa előírások értelmében a számla kibocsátása ténylegesen a számla számlabefogadó részére történő rendelkezésre bocsátással valósul meg. Ennek következtében elektronikus számlának minősül az eredetileg papír alapon előállított számla is, melyet azonban nem személyesen vagy postai úton bocsátanak a befogadó rendelkezésére, hanem úgy, hogy azt beszkennelve, elektronikusan továbbítják részére. Ezért elektronikusszámlának minősül a kizárólag e-mailben, egyéb elektronikus üzenetben megküldött PDF számla is.”

Miben segít az Online Számla Rendszer?

A NAV Online Számla Rendszer 3-as verziója 2021 óta lehetőséget biztosít arra, hogy amennyiben a számlázási folyamatban az eladó oldalán létrejött egy elektronikus számla dokumentum (esetünkben a CobraConto.Net-ben egy elektronikus aláírással és időpecséttel nem ellátott PDF fájl), azt a NAV adatszolgáltatás során az elektronikus számla adattartalmát védő hash-kóddal (kiejtése: hes kód) együtt adjuk fel a NAV rendszerébe.

Mivel az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet bevezette annak lehetőségét, hogy az elektronikus számlák archiválását az adatszolgáltatásba épített és az elektronikus számla adattartalmát védő hash-kóddal is lehet teljesíteni, más, e jogszabályban felsorolt módszerek mellett, így ha a NAV visszaigazolja a megküldött adatszolgáltatás sikeres feldolgozását, biztosítható az elektronikusan megőrzött számla, számlával egy tekintet alá eső okirat adattartalmának védelme és az eredet hitelessége.

Ez esetben tehát nem feltétele az elektronikus aláírás és időbélyeg alkalmazása a elektronikus számlázás során.

Megkötések az Online Számla Rendszer-ben

1. Csak a sikeres adatszolgáltatás biztosítja, hogy a hash kód és a számla letölthető az Online Számla Rendszerből. Sikertelen adatszolgáltatás esetén tehát nem jön létre befogadható e-számla. Megfelelő státuszok tehát:
   

   Ikon	Jelentés	Tennivaló
   	Rendben	–
   	Figyelmeztetés	Érdemes megnézni az okát, de ettől az adatszolgáltatás sikeres
   	Megjegyzés	Érdemes megnézni az okát, de ettől az adatszolgáltatás sikeres

   A sikeres adatszolgáltatás ténye nem azonnal derül ki. A programnak le is kell töltenie a NAV adatszolgáltatásra adott válaszát. A vevőnek tehát csak akkor generál a rendszer értesítő emailt az e-számla kiállításáról, ha a NAV a válaszában nem jelzi sem technikai sem üzleti hibásnak a számlát.

2. A vevő (termékbeszerző, szolgáltatást igénybevevő) csak az Online Számla Rendszerben regisztrált adóalany lehet, tehát:
   • nem lehet természetes személy
   • nem lehet nem belföldi adóalany
   • nem lehet adószámmal nem rendelkező nem természetes személy

Előfeltételek

1. Az e-számlázás NAV hash kóddal funkció licencköteles.
2. A partnertörzsben azon vevőinknél, akik részére NAV e-számlát fogunk kiállítani, az Egyéb adatok fülön töltsük ki, hogy mely dátumtól fogad be tőlünk e-számlát és milyen formában. Esetünkben az “E-számla NAV hash kóddal” a kiválasztandó EDI/e-számla szolgáltató:

   

3. Sikeres adatszolgáltatás esetén (tehát amikor a program letölti a NAV válaszát a feladott számlára) az e-számla PDF-et csatolmányként e-mailben küldi ki a rendszer a MessageServer vagy MessageService közreműködésével. Fel kell vennünk tehát egy email sablont a Törzsadatok / Email beállítások / Paraméterek menüpontban:

   

   Majd legalább magyar nyelven kitölteni az email tárgyát, szövegét:

   

4. A Számlakészítés / Karbantartás / Beállítások ablakon adjuk meg:
   • a vevő mely kommunikációs csatornáját használjuk, mint email cím
   • mely email sablont használjuk a NAV e-számla kiküldésére

     

Számlakiállítás

1. Amennyiben olyan partnert választunk ki a számlán, akinek az adatlapján a fent jelölt mezők (e-számla befogadás kezdete és e-számla szolgálató) kitöltöttek, automatikusan e-számla jelöléssel készül a számla:

   

2. A számla kitöltése semmiben nem különbözik a papír alapú számláétól.
3. Amennyiben csatolmányt is szeretnénk majd küldeni az e-számla emaillel, a Csatolmányok fülön adjuk hozzá és jelöljük az “Értesítő üzenet csatolmánya” gombbal:

   

4. Az e-számla a véglegesítés során természetesen kinyomtatható, például lefűzni, ha ez szokás az adott szervezetnél, vagy a külső könyvelőnek átadni. Azonban a nyomtatott e-számla csak egy könyvelési, adminisztrációs segéd, ugyanis az e-számla kinyomtatva nem hiteles. (Amennyiben egyáltalán nem kívánjuk nyomtatni az e-számla pdf-et, az Admin programban a Rendszerbeállítások között a “Számla.Nyomtatás.NAVEszámla” paraméter értékét 0-ra kell állítani.)
5. A számla véglegesítésekor a NAV feladás a szokásos módon megtörténik, akár a kliens program szolgáltat adatot, akár a Online Számla Rendszer (MOSZR) kezelő szolgáltatás.
6. A nyomtatástól függetlenül a számlához 2 csatolmányt generál a program:
   • az eredeti PDF, melynek hash kódját közöltük a NAV feladásban
   • az adatszolgáltatás xml-e
7. A nyomtatott számlaképen és a mentett PDF sem különböztetünk meg Eredeti és Másolati példányt. A számlakép jobb alsó sarkában minden oldalon a “NAV hash kódolt” szöveget tünteti fel a program:

   

8. A NAV válaszának letöltése után, sikeres adatszolgálatás esetén (tehát Rendben, Figyelmeztetés vagy Megjegyzés esetén) automatán email generálódik a beállított sablonnal. Ennek az emailnek a mellékletei:
   • az eredeti PDF, melynek hash kódját közöltük a NAV feladásban
   • az adatszolgáltatás xml-e
   • az esetlegesen értesítő üzenet csatolmányaként megjelölt csatolmányok, melyeket a számlázás során hozzáadtunk a számlához
9. Az email küldés ellenőrizhető a Törzsadatok / Email beállítások / Email küldés ellenőrzése menüpontban is, de a sablonnál opcionálisan megadott másolat és titkos másolat címekre is meg kell kapnunk azt.