Számla érkeztető/jóváhagyó modul megvásárlása után a felhasználó szervezet azt az Iktatás és a Feladat/Esemény kezelő modulokkal integráltan használva, bejövő számláit előre kialakított ellenőrzési és jóváhagyási folyamaton keresztül tudja a Pénzügy modul bejövő számlái közé rögzíteni. Az érkeztető állományok korlátlan számának és rugalmas paraméterezhetőségének köszönhetően a szervezet felépítése (például részleges, telephelyek) jól leképezhetőek a modulban.

A modul használatba vétele

Szükséges kiegészítő modulok

A modul használatba vételéhez a Pénzügy modulon kívül rendelkeznie kell.

Munkacsoportok kialakítása

Mivel az iktatás, ellenőrzés, jóváhagyás és könyvelés fázisokhoz kapcsolódó automatikusan generált feladatokat a modul munkacsoportok tagjai számára osztja ki, ezért szükséges a Cobra.Admin alkalmazásban Munkacsoportok létrehozása és azokhoz Munkatársak (felhasználók) hozzárendelése:

Az iktatás, ellenőrzés, jóváhagyás és könyvelés fázisokhoz kapcsolódóan több művelethez is hozzárendelhetjük ugyanazt a munkacsoportot, de célszerű a jobb áttekinthetőség kedvéért mindegyik fázishoz külön munkacsoportot létrehozni és hozzárendelni.
A modul működéséhez se funkció jogosultságot se adattér jogosultságot nem kell módosítani, feltéve, hogy szükség esetén a felhasználókhoz kapcsolódó pénzügyi funkció jogosultságok, illetve adattér jogosultságok beállításra kerültek. Ez alatt azt érjük, hogy jogosultsági szinten szabályozható az, hogy például adott felhasználó akit itt besoroltunk valamely munkacsoportba, hozzáférhet-e, módosíthatja –e azokat a bejövő számla állományokat, amelyekbe az értékeztetés során rögzített a szállítói bizonylatok kerülnek.

Bejövő számla érkeztető állományok kialakítása

Minden bejövő számlát, melyet a jóváhagyási folyamaton szeretnénk végigfuttatni, egy Bejövő számla érkeztető állományba kell rögzíteni. Ehhez szükséges rögzíteni és paraméterezni a szervezet felépítéséhez illeszkedő Bejövő számla érkeztető állományokat. Lépések:

1. Új Érkeztető állomány létrehozását vagy meglévő módosítását a Főmenü / Iktatás / Karbantartás / Bejövő számla érkeztető állományok menüpontban végezhetjük el:

   

2. Egy érkeztető állomány adatai között elsődlegesen a nevén kívül meg kell adni, hogy a iktatás, ellenőrzés és könyvelés (megkülönböztethető az adatrögzítés és a kontírozás) fázisokhoz kapcsolódó automatikusan generált feladatokat mely munkacsoport tagjai kapják meg:

   

3. A számlaértéktől függő jóváhagyási szinteket a “Vezetői jóváhagyási szintek” szekcióban tudjuk szabályozni olyan módon, hogy megadhatjuk, mekkora számlaértéktől mely munkacsoportból hány jóváhagyásnak kell megtörténnie, hogy a folyamat tovább haladhasson a könyvelési feladatok kiosztására. A  gombbal új szintet tudunk felvenni, a  gombbal meglévőt módosítani, a  gombbal meglévőt törülni tudunk.

   

4. A 2024.1-es verziótól kezdve ún. Szakmai jóváhagyási szintek is definiálhatók szükség szerint.

   

   Ezen jóváhagyásokat a vezetői jóváhagyás előtt fogja kérni a folyamat, amennyiben a Szakmai jóváhagyási igényhez definiálunk feladatsablont is.

5. Érkeztető bizonylattömbök létrehozásával szükséges meghatározni, hogy az adott érkeztető állomány mely adóévben használható, abban mi a kezdő sorszáma és az állományjele, illetve, hogy a kiválasztott adóévben található bejövő számla állományok közül melyikbe rögzíthetünk számlát ezen keresztül:

   

6. A Gyűjtőzési beállítások fülön van lehetőség az érkeztető állományokhoz kapcsolható gyűjtőzési beállítások elvégzésére. A lenyíló listából válasszuk ki a Gyűjtő kategóriát, O oszlopba határozzuk meg a pipa segítségével, hogy adott gyűjtő kategória opcionális –e vagy sem. Az alapértelmezett gyűjtőt pedig F9 billentyű segítségével válasszuk ki a már berögzítettek közül. Minden állományhoz legalább egy gyűjtőkategória hozzárendelése kötelező, magának a gyűjtőnek a megadása nem, azt az iktatást végző személy is hozzáadhatja a konkrét érkeztetett számlához. Az itt rögzített gyűjtő(k) alapértelmezetten átkerül(nek) az érkeztetett számla “Tételgyűjtő segéd szekciójába”, segítve ezzel a könyvelés munkáját.
   
7. A Telephelyek fülön van lehetőség az Érkeztető tömbökhöz kapcsolható telephelyek beállítására.
8. Végső feladatunk a bejövő számla érkeztető állomány paraméterezésénél a Feladat sablonok beállítása. Ezt a Feladat sablonok fülön tehetjük meg. Itt meghatározhatjuk, hogy az állományba rögzített bejövő számla állapotától függően a rendszer mely munkacsoportoknak, milyen feladatot osszon ki. Az alábbi táblázat áttekintést nyújt arról, hogy mely állapotban milyen eseményhez kapcsolódó feladatsablonok alapján oszthat ki a rendszer feladato(ka)t és azt kik kapják:
   

   Bejövő számla állapota	Lehetséges események	Feladatot kapják
   Érkeztetés alatt	–	–
   Ellenőrzés alatt	Csoportvezető jóváhagyási igény	Ellenőrzés
   	Kockázatelemző jóváhagyási igény	Ellenőrzés
   	Kontroller jóváhagyási igény	Ellenőrzés
   	Költség besorolási igény	Ellenőrzés
   	Projekt manager jóváhagyási igény	Ellenőrzés
   	Számla számviteli ellenőrzési igény	Könyvelés
   	Kisérő dokumentum begyűjtési igény	Ellenőrzés
   Szakmai jóváhagyás alatt	Szakmai jóváhagyási igény	Szakmai jóváhagyási szinttől függő felelős munkacsoport
   Jóváhagyás alatt	Jóváhagyási igény	Jóváhagyási szinttől függő felelős munkacsoport
   Számla pénzügyi rögzítés alatt	Számla pénzügyi rögzítési igény	Könyvelés \ Adatrögzítés
   Kontírozás alatt	Könyvelési igény	Könyvelés \ Kontírozás
   Befogadott, lekönyvelt	Könyvelt számla irattározási igény	Iktatás
   Érkeztetési folyamat átsorolva más állományba	Érkeztető állomány átsorolási igény	Iktatás
   Visszautasított számla	Visszaküldési igény	Iktatás

   Új feladat sablon rögzítésekor az Esemény sorban a lenyíló listából határozzuk meg, hogy a mely eseményhez kapcsolódik a sablon. Feladat megnevezésénél adjunk ennek a feladatnak egy elnevezést. Kezdő állapotnál válasszuk ki az Új feladatot. Feladat megjegyzésben pedig egy rövid leírást írhatunk a feladattal kapcsolatosan.
   

   Amennyiben alapértelmezett felelőst határozunk meg egy feladat sablonnál, akkor nem munkacsoport részére, hanem kizárólag ennek a felhasználónak kerül kiosztásra a feladat.
   Minden lehetséges bejövő számla állapothoz a hozzátartozó lehetséges eseménytípusból készítsünk egy feladatsablont, különben a folyamat elakadhat!

 

Az érkeztetés és jóváhagyás folyamata

 

Új bejövő számla érkeztetése

Az érkeztetett bejövő számlák adatainak rögzítését a Főmenü / Iktatás / Bejövő iratok / Bejövő számla érkeztetések menüpontból nyíló áttekintőablakból indíthatjuk. Egyben ez az áttekintő ablak szolgál a már korábban érkeztetett bejövő számlák áttekintésére, keresésére és módosítására is:

Itt a cél érkeztető tömb és az adóév kiválasztása után az Új adat gombra kattintással indíthatunk új érkeztetési folyamatot. Az új folyamat állapota minden esetben “Érkeztetés alatt“.

A megjelenő ablakon alapértelmezetten kitöltésre kerülnek:

• a Gyűjtő besorolások szekcióban az állománynál beállított gyűjtő kategóriák és alapértelmezett gyűjtők
• az aktuális állapot, vagyis az “Érkeztetés alatt”
• az érkeztetés percre, másodpercre pontos dátum
• az érkeztetést végző felhasználó teljes neve

Hogy az “Érkeztetés alatt” állapotból “Ellenőrzés alatt” állapotba kerülhessen a folyamat, 3 adatot kell megadnunk, rögzítenünk:

• a számla kibocsátó partnert kiválasztani a partnertörzsből
• a számla bizonylatszámát beírni
• a beszkenelt számla képet csatolni

Amennyiben ezen adatok még nem állnak rendelkezésre, az érkeztetés addig is megkezdhető, de mentéskor a szoftver figyelmeztet, hogy a hiányosság miatt az érkeztetési állapot léptetése nem lehetséges. Például hiányzó csatolmány (számlakép) esetén:

Amennyiben legalább ez a 3 adat megadásra kerül és az rögzítő ablakon az OK gombra kattintunk, az érkeztetési folyamat automatikusan “Ellenőrzés alatt” állapotba kerül, melyet az áttekintő ablakon is láthatunk:

“Ellenőrzés alatt” állapot

Ez tehát a második szint a folyamatban, ekkor már az állománynál definiált feladatsablonok alapján kiosztásra kerülnek az ehhez az állapothoz tartozó feladatok. Amelyik nincs definiálva az állománynál, az természetesen nem kerül kiosztásra. A lehetséges feladatok felsorolása, mellettük a feladatot kapó csoporttal az alábbi képen kerül felsorolásra. Látható, hogy “Számla számviteli ellenőrzési igény” esemény alapján definiált feladatot az állománynál a Könyvelés csoporthoz beállított munkacsoport tagjai kapják:

 

A kiosztott feladatok kezelését az áttekinthetőség kedvéért külön bejegyzésben taglaljuk.

Az “Ellenőrzés alatt” állapotban kiosztott feladatok lezárására 3 lehetséges kimenet elképzelhető:

1. Amennyiben az összes kiosztott feladatot olyan állapotban zártak le, melyhez a “Végrehajtva” állapotjel kapcsolódik, akkor a folyamat továbblép “Jóváhagyás alatt” állapotba.
2. Amennyiben valamely feladatot olyan állapotban zártak le, melyhez a “Meghiúsult” állapotjel van hozzárendelve, akkor a folyamat a “Érkeztetési folyamat átsorolva más állományba” állapotba jut. Akkor célszerű ilyen állapotban zárni a kiosztott feladatot, ha az ellenőrző úgy gondolja, hogy a számlát nem kell visszaküldeni, de másik érkeztető állományba tartozik, mert adott esetben másik részleg v. telephely az illetékes. Az iktató csoport tagjai az “Érkeztető állomány átsorolási igény” sablon alapján generált feladatot kaphatnak, ha van ilyen az állománynál definiálva.
3. Amennyiben valamely feladatot olyan állapotban zártak le, melyhez a “Törölt” állapotjel van hozzárendelve, akkor a folyamat a “Visszautasított számla” állapotba jut. Az iktató csoport tagjai az “Visszaküldési igény” sablon alapján generált feladatot kaphatnak, ha van ilyen az állománynál definiálva.

 

Mielőtt a “Jóváhagyás alatt” státuszba kerülne a folyamat, a rendszer ellenőrzi a feladat lezárásakor a kötelező gyűjtőkategóriák meglétét. Amennyiben nincs az állománynál megadott összes kötelező gyűjtőkategóriával gyűjtő rögzítve az érkeztetett számlán, az utolsó nyitott feladat lezárója gáncsoló figyelmeztető üzenetet kap, mi szerint “Érkeztetés kitöltöttségi hiba: Hiányzó gyűjtő kategória”.

Oka ennek az, hogy az állománynál nem opcionálisnak jelölt (tehát kötelező) gyűjtőkategóriájú gyűjtő nincs rögzítve az érkeztetett bejövő számlán:

Amíg ez nincs pótolva, addig az utolsó még nem lezárt feladat nem menthető “Végrehajtva” állapotjellel, tehát a folyamat nem tud a következő állapotba lépni.

Szintén legkésőbb ebben a státuszban már meg kell adni a bejövő számla devizáját, árfolyamát, nettó értékét és ÁFA összegét, hisz a következő állapotban a kiosztott feladatok száma és a jóváhagyó munkacsoport ettől az értéktől függ:

“Jóváhagyás alatt” állapot

Amennyiben tehát az “Ellenőrzés alatt” állapotban kiosztott összes feladatot olyan állapotban zártak le, melyhez a “Végrehajtva” állapotjel kapcsolódik és a kötelező gyűjtő besorolások is rögzítésre kerültek, akkor a folyamat továbblép “Jóváhagyás alatt” állapotba.

Egyféle feladat sablon tartozik hozzá (a “Jóváhagyási igény“), de abból, mint az állomány paraméterezésnél láttuk, a számla érékétől függő jóváhagyási szintenként több feladatot is létre lehet hozatni. A generálandó feladatok számát a jóváhagyási szintnél lehet megadni, a szükséges jóváhagyások száma mezőben.

Amennyiben megtörténik a szükséges számú feladat zárása olyan állapotban, melyhez a “Végrehajtva” állapotjel kapcsolódik, akkor a folyamat továbblép “Számla pénzügyi rögzítés alatt” állapotba.

“Számla pénzügyi rögzítés alatt” állapot

Ebbe az állapotba lépve a rendszer a “Számla pénzügyi rögzítési igény” eseményhez tartozó feladatsablonnál definiált feladatot osztja ki az állományhoz rendelt Könyvelés \ Adatrögzítés  munkacsoportnak.

Legkésőbb ebben az állapotban el kell végezni a bejövő számla rögzítését a Pénzügy modulba az érkeztető ablak “Könyvelési adatok” szekcióján keresztül.

Lépések:

1. Adjuk meg, hogy mely állományba kívánjuk rögzíteni a számlát és nyomjuk meg a “Bejövő számla” gombot:

   

2. A megjelenő ablak a Pénzügy modul bejövő számla szerkesztő ablaka, előtöltve az érkeztetésből származó fejadatokkal és a Tételgyűjtő segéd szekció feltöltve az érkeztetésnél megadott gyűjtőbesorolásokkal:

   

   

   A számlát a szokásos módon kitöltve (dátumok, tételek, gyűjtők, esetleg kontírszámok, stb.) rögzítsük.

3. Az érkeztető ablakra visszatérve a bejövő számla rögzítés után láthatóak a számla legfontosabb adatai:

   

“Kontírozás alatt” állapot

Ebbe az állapotba lépve a rendszer a “Könyvelési igény” eseményhez tartozó feladatsablonnál definiált feladatot osztja ki az állományhoz rendelt Könyvelés munkacsoportnak.

Legkésőbb ebben az állapotban már véglegesített státuszúnak kell lennie a bejövő számlának a Pénzügy modulban, különben a feladat zárásakor gáncsoló figyelmeztető üzenetet kap a felhasználó:

Amennyiben a bejövő számla véglegesített állapotú, a feladat zárható és az érkeztetési folyamat “Befogadott, lekönyvelt” állapotba lép.

“Befogadott, lekönyvelt” állapot

Ebbe az állapotba lépve a rendszer a “Könyvelt számla irattározási igény” eseményhez tartozó feladatsablonnál definiált feladatot (ha van ilyen az állománynál definiálva) osztja ki az állományhoz rendelt Iktatás csoporthoz rendelt munkacsoportnak.

Mivel ebből az állapotból már nincs továbblépési lehetőség semmilyen irányba, a folyamat szempontjából irreleváns, hogy a kiosztott feladat “Végrehajtva”, “Meghiúsult” vagy “Törölt” állapotjelhez rendelt státusszal zárták le.

“Érkeztetési folyamat átsorolva más állományba” állapot

Akkor áll be ez az állapot, ha a folyamatban bármely feladatot “Meghiúsult” állapotjellel összerendelt státusszal zárnak le. Ez akkor történik, ha az iktató nem megfelelő tömböt választott, azaz más ügyosztályhoz (ellenőrök/jóváhagyók) tartozik a számla, de nem kell szerintük visszaküldeni. Az automatán kiosztott feladat sablon: Iktatás átsorolási igény, az állomány Iktatás csoportjához beállított munkacsoport tagjai számára.

“Visszautasított számla” állapot

Akkor áll be ez az állapot, ha a folyamatban bármely feladatot “Törölt” állapotjellel összerendelt státusszal zárnak le. Akkor szükséges ilyen állapotban zárni a kiosztott feladatot, ha a feladatot végző személy szerint a számla befogadását gátló tényező áll fenn (például számszakilag hibás, nem történt meg a teljesítés, stb.). Az automatán kiosztott feladat sablon: Visszaküldési igény, az állomány Iktatás csoportjához beállított munkacsoport tagjai számára.