A CobraConto.Net rendszer Cobra.Export.exe és a Cobra.Import.exe szatellit programjaival képes jól strukturált formában adatcserére más rendszerekkel.

A rendszerből kinyert és a beimportálható XML fájlok kiterjesztése .ccnx, szerkezetük mindkét irányba teljesen megegyezik, példák és a szabványok (datasetek) letölthetőek oldalunktól.

Export

Ahogy az elnevezések is mutatják, a Cobra.Export.exe segítségével adatok helyezhetők ki a rendszerből XML formátumba:

• Számla
• Raktári mozgások
• Pénzügy: Kimenő számlák, Bejövő számlák, Vegyes, Pénztár
• Törzsadatok: Gyűjtők, Partnerek, Termékek
• Főkönyvi számlák: ElsődIeges könyvelés, Párhuzamos könyvelés

Import

Ahogy az elnevezések is mutatják, a Cobra.Import.exe segítségével adatok emelhetőek be a rendszerbe XML formátumba idegen rendszerekből vagy másik CobraConto.Net adatbázisból (például mennyiben a cég könyvelője és maga a felhasználó cég is CobraConto.Net szoftvert használ, könnyen átadhatóak így a bizonylatok a könyvelő részére).

A beimportálható adatok struktúrájának hiánytalanul meg kell felelniük a letöltési oldalon található dataseteknek, mintákat mi magunk is készíthetünk, ha a Cobra.Export.exe használatával készítünk ccnx fájlt a már rendszerbe rögzített bizonylattípusról vagy törzsadatról. Ezek alapján a külső rendszer (ahonnan az adatok jönnek) fejlesztőjének feladata, hogy a szoftverét felkészítse a ccnx fájlok elkészítésére.

A CobraConto.Net felhasználó ezeket a ccnx kiterjesztésű fájlokokat fogja a Cobra.Import.exe programba beolvasni és ezzel előkészített bizonylatokat a rendszerbe rögzíteni.

A használt azonosítók beállítása

Mielőtt adatokat vagy bizonylatokat emelnénk be a rendszerbe, tisztáznunk kell, hogy mi alapján fogjuk ezeket azonosítani. Ezen beállításokat az Import program Beállítások / CobraConto.Net XML (ccnx) / Azonosítók menüpontban végezhetjük el.

Megnyitva az ablakot látható, hogy minden importálható adat esetén elvégezhető a beállítás, így adva meg a programnak, hogy a ccnx fájlban szerepelő kód mely adatnak felel meg. A kezdeti paraméterezéshez javasoljuk konzulens kolléga segítségének igénybevételét.

Állomány összerendelés

Egy ccnx fájlon belül több fajta bizonylat (több külön állományba) és törzsadatok is importálhatóak egyszerre. Például ha új partnerünk részére számlát állított ki az automata számlázási rendszerünk, akkor egy ccnx fájlbeolvasásával egy művelet során rögzítődik az új partner és a részére kiállított számla is a CobraConto.Net rendszerbe. Ökölszabály: a ccnx fájlok tartalmát szekvenciálisan olvassa be a szoftver, tehát az új törzsadat mindig előzze meg a hozzá tartozó bizonylatot!

Adataink importálásához szükséges tehát megadni a szoftvernek, hogy a ccnx fájlban található állománykódok mely állománynak felelnek meg a rendszeren beül. Az állomány típus kiválasztása után adjuk meg az állománykódo(ka)t és az azoknak megfelelő cél állományt:

Ha ezek a paraméterezések elkészültek, kezdődhet az importálás.

Az importálás lépései

Nyissuk meg a Főmenü / CobraConto.Net XML (ccnx) menüpontot:

A megjelenő ablakban be kell állítanunk az importálni kívánt ccnx fájl és a hibanapló helyének elérési útvonalát, az importáláskor használt szabályzatot és az állomány összerendelési szabályt, melyet használni kívánunk:

Hibanaplózás:

2 féle hibatípus létezik: A gáncsoló és a figyelmeztető. A Figyelmeztetés beengedi az objektumot, csak jelzi a kitöltetlenséget, de a HIBA meggátolja a bejutást.
Importálási folyamat indításakor egy fejlécsor íródik ki a fájlba: a fájl nevét, xmlverzióját és az import dátumát kijelezve. A hibaüzenetek leírják az objektum nevét, a mező nevét, az értékét és a hiba jellegét.

Szabályzatok lehetséges értékei:

• Az üresen hagyás: itt csak a kötelező mezőkön akad fenn a program, ezek hiányát HIBA típussal logolja.
• Az alapértelmezettel helyettesítés: Ahol tudja, helyettesít alapértékkel a hiányzó adatot. (ahol lehet megadni ilyet a programban)
• Csak a kötelezők figyelése: lényegében ugyan az mint az üresen hagyás, csak a nem kötelező mezők ürességét Figyelmeztetés hibatípussal naplózza.
• Hiba esetén megtragadás: minden hiányző mezőre HIBA típussal logol (kivéve a megjegyzés rovatok)

A Beolvasás gomb megnyomása után a típusszűrőnek megfelelő bizonylatokat fogja a szoftver megmutatni:

A típus szűrő értékét törölhetjük is, ebben az esetben a fájlban található összes értelmezhető bizonylatot és törzsadatot kilistázza az ablak. Példánkban számlákat és pénztárbizonylatokat is tartalmaz az importfájl:

Az Indít gomb megnyomásával a szoftver a listában szereplő és az első “Kell” oszlopban kipipált tételeket elkezdi berögzíteni a programba:

Amennyiben valamilyen okból sikertelen az importálás, a szoftver tájékoztat. Ilyen esetben a hibalog elemzésével állapítható meg az ok.

Hibátlan összerendelések és ccnx fájl esetén tájékoztat a szoftver az importált tételek számáról:

A beimportált bizonylatok minden esetben előkészített státuszba rögzülnek, azokat egyesével, vagy csoportos véglegesítéssel könyvelhetjük le: