Ha az Eszköz keresés ablak Eszköz állomány mezőbe van kiválasztva eszköz állomány, akkor az ablakból indított Új adat funkció hatására megnyílik az új eszköz vagy eszközök nyilvántartásba vétele során a felvételezendő adatok megadására szolgáló ablak:

Az Új adat funkció hatására megnyíló ablak elnevezése Csoportos eszköz, figyelembe véve, hogy az ablakból indítva egyszerre vehető nyilvántartásba több azonos eszköz, ha az ablakban megadható adataik azonosak.

Ha az Új adat funkció indítása előtt nincs kiválasztva az Eszköz állomány mezőbe semmi, akkor a program állományválasztó ablakot jelenít meg, és csak az állományválasztás után nyitja meg az adatok megadására szolgáló ablakot.

A Megnevezés mezőbe kell megadni maximum 50 karakterben az eszköz szabadon választott nevét:

A Mennyiség mezőbe a program felajánlja az 1-et, de ha az azonos adatok miatt egy lépésben egyszerre több azonos paraméterrel rendelkező eszköz nyilvántartásba vétele történik, akkor az 1 átírható a kívánt mennyiségre. Ha a megadott mennyiség 1-től eltérő, akkor a program rögzítéskor a Megnevezés mezőben megadott adatot kiegészíti eggyel indulva egy zárójelek között elhelyezett sorszámmal. Ilyenkor a Megnevezés mezőben megadott adat a rögzítés során kiegészített adattal együtt lehet maximum 50 karakter.

A Vásárlás ideje mezőbe az eszköz beszerzési időpontjának dátumát kell megadni.

Az Egységár mezőben kell megadni az eszköz nyilvántartási értékét.

A Leírási mód (számv. trv.) mezőbe lenyitható menüből beégetett leírási módok közül lehet választani.

A Leírási mód (adótrv.) mezőbe, ha nincs jelölve a mező melletti Egyedi mező, akkor tallózás hatására megnyílik az Adótörvény szerinti leírási mód választó ablak, ahonnan kiválasztható a megfelelő leírási mód.

Ha viszont a tallózás indítása előtt jelölésre kerül a mező melletti Egyedi mező, akkor tallózás hatására egy új adótörvény szerinti leírási mód felvételére szolgáló ablak nyílik meg. Ilyenkor végre kell hajtani a leírási mód kiválasztása előtt az Adótörvény szerinti leírási módok pontban leírt módon egy Egyedi jelöléssel ellátott leírási mód létrehozását.

A Csoport azonosító mezőbe abban az esetben lehet a lenyitható menüből kiválasztani csoportot, ha előzőleg megtörtént a szükséges csoportmegnevezés rögzítése. Ha új csoportnév rögzítése szükséges, akkor az ablakból kilépés nélkül indítható új csoportmegnevezés rögzítése.

A Referenciaszám mező passzív, ha az eszközállományhoz az van beállítva, hogy az új eszköz nyilvántartásba vételekor az eszköz azonosítóját a program generálja. Ettől eltérő esetben, a Referenciaszám az eszköz egyedi azonosítója szabadon megadható maximum 50 karakter hosszú adat lehet. Ha be van állítva a generálás, akkor a program gondoskodik róla, hogy az azonosító egyedi legyen, kézzel megadva a megadáskor kell gondoskodni az azonosító egyediségéről. Az egyedi azonosító megadásakor, ha egy lépésben egyszerre több eszköz nyilvántartásba vétele történik, akkor az egyediség érvényesülése érdekében a program kiegészíti a megadott azonosítót egy 1-el induló sorszámmal. Így figyelembe kell venni, hogy a program által kiegészített adattal együtt kell érvényesülni, hogy a Referenciaszám nem lehet 50 karakternél hosszabb.

A Bekerülési mód 3 féle lehet, ezekhez különböző főkönyvi számokat rendelhetünk

• beruházás
• eszköz fellelés
• átminősítés eszközzé

A Rögzítéskor aktiválás mozgás generálás mező alapállapotban jelöletlen:

• Ha a mező jelöletlen állapota mellett történik a megadott adatok rögzítése, akkor az eszköz/eszközök nyilvántartásba vétele a megadott dátummal csak a beruházás Főkönyvi eseményt generálva történik meg.
• Ha a mező jelölt állapota mellett történik a rögzítés, akkor az eszköz/eszközök nyilvántartásba vételekor a megadott dátummal a beruházás Főkönyvi eseményt követően az aktiválás esemény sorát is generálja a program.

Az OK gomb megnyomása után, ha egyetlen eszköz nyilvántartásba vétele történt, akkor a rögzítést követően automatikusan megnyílik az ablak, ahol folytatható a nyilvántartásba vétel további adatok megadásával: