Előfeltételek

1. A funkció használatához a Cobra Message Server vagy a Cobra Message Service működő állapotra állítása szükséges.
2. A Törzsadatok / Email beállítások / Fizetési felszólító táblázat fejléc kitöltése, legalább magyar nyelven:
   
   Ez alapján fognak a generálódott emailben a fejléc megnevezések szerepelni, pl.:

   

3. A Törzsadatok / Email beállítások / Paraméterek menüpontban szükséges rögzíteni legalább egy darab “Fizetési felszólítás” típusú email sablont. Leírás a sablon szerkesztő működéséről itt található.

Használat

A funkció a Főmenü / Pénzügy / Listák / Számla egyenleg listák / Fizetési felszólító email útvonalon érhető el. A megjelenő ablakon a következő lépéseket kövessük:

1. Válasszuk ki az adóévet, adjuk meg a viszonyítási dátumot, amelyhez képest kiszámolja a program a késedelmes napok számát a fizetési határidőtől. A Türelmi napok száma azt szabályozza, hogy a viszonyítási naphoz képest ennyi nap késés még “belefér”: nem akarjuk például a 2021.07.22-es viszonyítási dátummal a 2021.07.20-as lejáratú számlákat belevenni a szűrésbe, tehát türelmi napok számaként megadjuk a 2-t.
2. Az [Állomány(ok) választás] gomb hatására megnyíló ablakban jelöljük ki, mely állományokból gyűjtse ki a lejárt számlákat a rendszer, majd nyomjuk meg az [OK] gombot:

   

3. Az Email csatorna mezőben azt a kommunikációs csatornát válasszuk ki, ahonnan a partnerekhez rendelt e-mail címet vegye a rendszer:

   

4. Válasszuk ki az Email levél típus-t, vagyis email sablont, melyet használni szeretnénk a generált emailek sablonjaként. Több fajta (pl. szigorúságú) szövegezésű felszólító sablon is rögzíthető a rendszerben:

   

5. Nyomjuk meg a [Frissít] gombot, ha mindent magadtunk. Ennek hatására listázásra kerülnek a szűrési feltételeknek megfelelő számlák:

   Ahol az Email cím mező üres, ott a kiválasztott Email csatornához nincs adat rögzítve, nincs hova emailt küldeni!

6. Az ablak első oszlopában pipákkal szabályozhatjuk, hogy mely számlákról kívánunk fizetési felszólító emailt küldeni. Megtehetjük azt is, hogy csak néhány partner néhány számláját “szólítjuk fel”. A [Mind kijelölés] illetve [Mind törlése] gombok segítenek a pipák tömeges bejelölésében illetve törlésében. Amennyiben egy partnertől több számlát is beleveszünk a felszólításba, természetesen csak egy darab email generálódik, több tételes táblázattal. Például, ha egy partnertől 3 számlát választunk:

   

7. A kijelölések elvégzése után nyomjuk meg az [Email küldés] gombot és erősítsük meg szándékunkat:
   Az [Igen] gomb megnyomása után elindul az emailek generálása és visszakapjuk ez eredményt:

   

8. Üres emailcím esetén nem történik generálás, az Eredmény oszlopban a Hibás email cím szöveg kerül. A sikeresen generált emaileket az “Üzenetközpontnak átadva” szöveg jelenti:

   

9. Az ablak alján találhat [Email ellenőrzés] gomb megnyomásának hatására megtekinthetjük a generált fizetési felszólítások állapotát (Elküldött, Küldendő, Sikertelen, Küldés alatt). Figyeljünk a szűrők helyes beállítására mjad nyomjuk meg a [Frissítés] gombot: