A CobraConto.Net rendszerben két módja van a vevő előleg pénzügyi kezelésére:

• alapértelmezett: átvezetési számlák használatával, a vevői előleg bruttó értékű nyilvántartásával
• egyszerűbb módon: a vevői előleg nettó nyilvántartásával

Az előlegkezelésre vonatkozó alapvető működési paraméterek a Cobra.Admin program Rendszerbeállításai között szabályozhatók. Az alábbi három paraméter változtatható:

A Pénzügy.Vevő.ElőlegÁtvezetés beállítástól függ tehát, hogy a rendszerben a fent említett két mód közül melyik működik: az alapértelmezett érték szerint tehát átvezetési számlák használatával történik mindenez.

Könyvelés átvezetési számlák használatával

A most bemutatott folyamatot “Pénzügy.Vevő.ElőlegÁtvezetés.DirektMód”-ot nem aktiválva végezzük. A DirekMód engedélyezéséről és annak könyvelési hatásairól ez az excel fájl nyújt tájékoztatást: Előleg_átvezetés_direkt_mód

Az előlegek könyveléséhez a Pénzügy / Karbantartás / Átvezetési számlák közül 4 darab beállítása szükséges:

Nézzük a gazdasági események sorrendjében a könyvelési műveleteket, a három működési paraméter gyári, alapértelmezett beállításával, a fenti táblázat minta főkönyvi számait használva:

Most pedig nézzük át az egyes eseményeket kicsit részletesebben!

Előleg bekérő kiállítása

A bekérőlevél típusú bizonylatokról külön bejegyzés is készült, melyet idekattintva érhet el. A téma szempontjából fontos, hogy a bekérőlevél típusa “Előlegbekérő” legyen. A bizonylat fejlécében a kontírszámot a program feltölti a “Kapott előleg átvezetés” nevű átvezetési számlához megadott főkönyvi számmal:

A bekérőn legalább egy tételnek is szerepelnie kell, melyen kiemelt fontosságú lesz az előlegszámlázás során a Számlázási jogcím mezőben megadott termék. Ez fog ugyanis az előlegszámlára kerülni majd, és az ehhez tartozó ÁFA kulcs alapján fogja a program a bruttó módon bekért összegből a nettó és ÁFA összegeket kalkulálni. Létre kell tehát hoznunk egy előleg terméket, melynek ÁFA kulcsa megegyezik a végszámlán majd számlázni kívánt tétel(ek) ÁFA kulcsával. Az előleg termék árbevétel csoportja irreleváns, mivel a kifizetett bekérőből generált számlán az árbevétel kontír automatán a “Kapott előleg Nettó (átvezetési szla.)” átvezetési számlához megadott főkönyvi szám lesz. Példánkban a 27%-os ÁFA kulcshoz egy “Előleg 27%-os” nevű cikket fogunk használni:

A Megnevezés és a bruttó módon értett Összeg adat kötelező, a sorokban szereplő Kontír mező nincs használatban. Természetesen egy előleg bekérőn több sor is szerepelhet, akár eltérő ÁFA kulcsú Számlázási jogcímekkel.

Véglegesítés és kiküldés után az előleg bekérőre fizett pénzösszeg könyvelése fog következni.

Beérkezik a vevői előleg

A vevő által megfizetett előleg rögzítése és könyvelése bankban vagy pénztárban történhet.

Bank esetén a jóváírás tranzakció ellenoldalaként válasszuk a “Bekérő” ellenbizonylat típust és tallózuk ki a kiegyenlített bekérőt:

A program automatán feltölti az összeg, a megnevezés és kontír mezőt. A kontír a bekérő fejlécében megadott kontírszám, ami pedig automatán a “Kapott előleg átvezetés” nevű átvezetési számlához megadott főkönyvi szám:

A bankbizonylat rögzítésével az előleg bekérő rendezve lett, a főkönyvbe pedig bekerül az alábbi könyvelés:

Előlegszámla kiállítás

Az előlegszámla kiállításáról külön bejegyzés készült, melyet idekattintva érhet el. Könyvelés szempontjából fontos, hogy az előlegszámlába importált kiegyenlített díjbekérő árbevétel kontírja a “Kapott előleg Nettó (átvezetési szla.)” nevű átvezetési számlához megadott főkönyvi szám lesz:

Az előlegszámla véglegesítésével a Pénzügy modulban Kimenő számla típusú bizonylat generálódik, mely a következő főkönyvi bejegyzést eredményezi:

Előlegszámlát kiegyenlítő automata vegyes

Mind a vevő analitika, mind a főkönyvi könyvelés megköveteli, hogy az előlegszámla, mely kiegyenlített díjbekérő alapján született, szintén kiegyenlített legyen. Ezt biztosítja a kimenő számlára a rendszer által automatán rögzített vegyes kiegyenlítés:

Ennek főkönyvi hatása a következő lesz:

A főkönyvi kivonatra gyakorolt együttes hatása pedig az eddigi műveleteknek az alábbi lesz:

Megvalósult tehát, hogy a 453 számlaszámon a bruttó fizett vevői előleg szerepel, az ÁFA pedig a 368-al szemben áll.

Végszámlába előlegszámla beszámítás

Amennyiben megtörtént a megállapodás szerinti teljesítés erről végszámlát kell kiállítanunk az előleg felhasználásával. Az egyes lépései ennek itt olvashatók. A beszámítás tehát egy előlegszámla importtal történik, melynek eredménye egy mínusz tételsor a számlán:

Könyvelési szempontból a mínuszolt előleg tétel a következőt fogja jelenteni:

Ez még önmagában nem érinti a 453-at, de az előlegbeszámítást tartalmazó kimenő számlához a rendszer által generált “Előleg beszámítás” típusú vegyes bizonylat igen:

A beszámítás után a teljes főkönyvi kivonatra vonatkozó hatás az alábbi:

A 453 egyenlege 0, mert a befizetett előleg felhasználásra került, az átvezetési számlák egyenlege szintén 0.