Meglévő szerződésnek nevezzük azokat a szerződéseket, melyek a szerződéskezelő rendszer használata előtt, azon kívül kötött cégünk. Meglévő szerződés lehet kimenő vagy bejövő is.

Lépések

1. Meglévő szerződések felvitelét a Szerződések / Szerződések menüpontból nyíló áttekintő ablakban indíthatjuk az [Új adat] gombra kattintva. Ennek hatására egy varázsló első ablaka jelenik mely, mely lépésenként végig vezet a szerződés adatainak megadásán. A varázsló [Next] gombjával mindig a következő lapra lépünk, a [Back] gombbal vissza, a [Cancel] megszakítja az adatrögzítést:

   

2. A 3 kötelező adaton (Állomány, Adóév, Szerződés iránya) jelöljük be a “Meglévő szerződés rögzítése” pipát:

   

3. A varázsló következő ablakán szereplő adatok:
   • Szerződés sablon: meglévő szerződés esetén is hasznos, ha egy sablon által definiált jellemző halmazt nyilvántartunk ezekről. Ettől eltekintve nem kötelező, ha a helyzet úgy kívánja, kézzel is felvehetők a szükséges jellemzők
   • Szerződésszám: enélkül nincs szerződés, de meglévő szerződés esetén ezt nem a rendszer generálja, hanem kézzel adjuk meg a már megkötött szerződés szerződésszámát
   • Státusz: meglévő szerződéseinket a szerződés pillanatnyi állapotában (státuszában) rögzítjük. Ezekhez nem szükséges létrehozási – engedélyezési folyamat, már kész vannak. A választható státuszok:
     • Hatályos: élő szerződés
     • Felfüggesztett
     • Törölt
     • Teljesített: megszűnt, lejárt a határideje
     • Befejezett
     • Felmondott
   • Keltezés: a szerződésen szereplő kelte dátum
   • Határozatlan idejű: nincs kifejezett lejárati dátum
   • Hatályba lépés: a szerződés hatályának kezdő dátuma
   • Lejárat: amennyiben nem határozatlan idejű a szerződés, kötelező
   • Érték: A szerződés értéke, más néven a teljes szerződésérték (Total Contract Value = TCV)
   • Deviza

     

4. A következő lapon a szerződő fél megadása szükséges, a rendszerben szokásos partnertallózó ablakot használva:
   A Kapcsolat mezőben a partnerhez rögzített kapcsolattartók listájából választhatjuk ki az aktuális szerződéssel kapcsolatban illetékes kontaktot:Az Azonosítók fülön a szerződő partner azonosítóiból választhatunk, melyek fontosak a konkrét szerződés esetében:Végül a Kommunikáció fülön azon kommunikációs csatornákat rögzíthetjük, melyeken a szerződéssel kapcsolatban a partnerrel kommunikálunk. Ez lehet a kiválasztott kapcsolattartóhoz vagy partner tartozó adat, melyet korábban már rögzítettünk, de egyedi értékek is megadhatók:

   

5. A partner megadását elvégezve, a [Next] gomb megnyomása után egy összefoglalót kapunk, melyen áttekinthetjük a varázslóban megadott adatokat:

   Ha bármi hibát vétettünk a rögzítés során, a [Back] gombbal visszaléphetünk a lapokon és módosíthatjuk azt. A [Finish] gombot megnyomva a szerződés adatlapja jelenik meg.

6. A szerződés adatlapjára a varázslóban megadott adatok bekerülnek és az Irány ill. a Szerződésszám kivételével módosíthatók is akár.

   

7. A varázslóban kiválasztott sablonhoz rendelt jellemzőket a Jellemzők szekcióban tölthetjük fel:
   Ezenkívül bármilyen egyéb szerződésre vonatkozó jellemzőt felvehetünk az [Új adat] gombot megnyomva:

   Ebben az eseteben a “Nyomtatás bizonylatra” jelölő irreleváns, nem befolyásolja a visszakereshetőséget.

8. A korábban megkötött szerződés szkennelt példányát a Csatolmányok szekcióban adhatjuk hozzá szerződés adatlapjához:

   

9. Végül az adatlap jobb alsó sarkában található [OK] gombra kattintva menthetjük a szerződést.