A CobraConto.Net 2025.6-os verziójától kezdve lehetőség van a szerződésekhez ütemezést és számlasablont rendelni, majd ezek alapján rendszeres számlázást végezni ügyfeleinknek. A rendszer tehát feltételezi, hogy a szerződésekben előre rögzített ütemezések alapján készítünk számlát.

Számlázás ütemezések

Napi, heti, havi vagy évente egyszer végzett számlázás ütemezések paraméterezhetők az Ügyvitel / Szerződések / Karbantartás / Számlázás ütemezések útvonalon:

Új ütemezés felvétele során a következő adatok rögzítésére van szükség:

• Megnevezés: utaljon az ütemezés logikájára, később ez alapján tudjuk az ütemezéseket a szerződésekhez hozzárendelni:

  

• Induló adóév: mely adóévben kezdődik az ütemezés. Hova fog esni az első dátuma.
• Érvényességi időszak: a [Beállítások] gomb megnyomásával érjük el az ütemezés időszakának és ismétlődésének beállításait:

  

  • Érévnyesség Kezdete*: kötelező adat, azt adjuk meg, mikortól kezdődjön az ütemezés
  • Vége opciók:
    • Nincs megadva a vége: lejárati dátum nélküli szerződésekhez, a legáltalánosabb megoldás
    • Vége x alkalom után: pontos alkalom számot ismerünk előre, ahányszor számlázni fogunk
    • Vége ekkor: lejárati dátummal rendelekző szerződéskhez, melyek azonos időpontban járnak le, tehát előre ismert az utolsó számlázás dátuma
  • Ismétlődés típusa:
    • Napi, heti, havi vagy évi gyakoriság választható, egyenként külön paraméterezési opciókkal:
      • Napi: hány naponta szám megadható vagy minden munkanapon:

        

      • Heti: hány hetente ismétlődjön, mely napokon, például minden héten hétfőn:

        

      • Havi: hány havonta, mely napon, például minden hónap 15-én:
        
        vagy hány havonta hányadik hétnek mely napján. Például minden hónap első hétfőjén vagy utolsó péntekén:

        

      • Évi: hány évente melyik hónap mely napján:
        
        vagy hány évente, melyik hónap hányadik napján. Például minden év januárjának első munkanapján:

        

  • Az ablakon az [OK] gomb megnyomásával tudjuk a megadott paraméterek alapján generálni a jövőben ütemezési dátumokat:
    Mely eredményeként a Tervezett fülön megjelennek a paramétereknek megfelelő dátumok, mint jövőbeni tervezett ütemezések:A Végrehajtott fülön akkor látunk adatot, ha az ütemezésből már futtattunk számlázást:

    

Szerződés állományok beállításai

Az ütemezéseken túl szükséges előre megadni, hogy mely szerződés állományunk mely számlatömbbe és opcionálisan mely teljesítés igazolás állományba fog bizonylatot generálni. Ezt az Ügyvitel / Szerződések / Karbantartás / Állományok útvonalon végezzük el. Nyissuk meg a szerződés állományt, a Számlatömbök fülön nyomjuk meg az [Új adat] gombot:

Válasszuk ki az adóévet, adjunk meg egy összerendelés elnevezést (egy állományhoz ugyanis ugyanahhoz az adóévhez több összerendelés is rögzíthető), válasszuk ki a számlatömböt, ahová a számlákat szeretnénk generálni és opcionálisan a teljesítésigazolás állományt, ahová a teljesítési igazolásokat:

[OK]-val mentsük a beállítást, majd [OK]-val zárjuk be az állomány paraméterező ablakot is.

 

Szerződések beállítása számlázáshoz

Az alapbeállítások elvégzése után van módunk az egyes szerződésekhez az ütemezés és a számlasbalon megadására.

1. Nyissuk meg a szerződést, válasszuk a Számlázás fület:

   

2. Az Ütemezés mezőben válasszuk ki a szerződésre alkalmazni kívánt ütemezést:

   

3. A Számlasablon szekcióban nyomjuk meg az [Új adat] gombot:

   

   1. Adjuk meg az állomány összerendelést a megadott neve alapján:

      

   2. Adjuk meg a számlázás érvényességének kezdetét és hogy szükségünk van-e a szerződéshez teljesítés igazolás generálására:

      

   3. A Számlasablon mező végén nyomjuk meg az […] gombot, melynek hatására egy számlasablon szerkesztő ablak jelenik meg az ismert adatokkal előtöltve:
      Ezen az alapvető fejadatokon kívül fontos kiemelni a Folyamatos teljesítés jelölését és az ahhoz tartozó Előre számlázva opció használatát: alapvetően a Folyamatos pipa az utólagos, folyamatos számlázást tételezi fel, ennek hatására a fizetési módnak megfelelő fizetési határidőre állítja be a számviteli és az ÁFA teljesítés dátumait is:

   
   Amennyiben az Előre számlázva opciót bejelöljük, a számla kelte dátuma lesz a teljesítések dátuma:

   

   A leendő számlázandó tételeket a cikktörzsből kell a számlára emelni. Természetesen mivel ez egy sablon és a jövőbeni teljesített mennyiségek nem feltétlenül ismertek (hány órát dolgoztunk az adott hónapban, hányszor kellett kiszállni, stb) a mennyiség adat nem kötelező, de mivel előkészített számla fog a folyamat végén születni, egyébként is megváltoztatható lesz minden a véglegesítés előtt:

   

   Amennyiben egy tételhez szeretnénk majd az aktuális számlázott időszakot feltűntetni, annak kívánt helyére írjuk a <@PERIOD> makrót:

   
   A sablon neve alapértelmezetten a szerződés megnevezése, de ezt megváltoztathatjuk:

   
   A sablon szerkesztő ablakon az [OK] gomb megnyomásával menthetjük a kialakított számlasablont.

   Visszatérünk a számlasablon megadására szolgáló ablakra, ahol a Számlasablon mezőben az általunk mentett sablon nevét láthatjuk. Mentsük a beállításokat az [OK] gombbal:

   

A Számlatételek szekcióban a sablon kiválasztása után láthatjuk a leendő számlázandó tételeket:

 A szerződést [OK]-val mentve a számlázási beállítások is mentődnek.

 

Számlagenerálás

Amikor eljön ideje, futassuk az Ütemezett számla varázslót:

A varázsló segítségével állíthatók elő a szerződésekhez tartozó, esedékes ütemezett számlák. A rendszer a megadott ütemezés szűrés viszonyítási dátum alapján megkeresi azokat a számlázásra váró ütemezéseket amelyek esedékessége korábbi és leszámlázására Ön jogosultsággal rendelkezik, majd kiválaszthatja, mely ütemezésekből szeretne számlát generálni.

1. Adjuk meg, hogy az ütemezéseket mely dátumig kívánjuk szűrni. Figyelem! Minden ütemezésből az első még nem futattott ütemezést fogja kikeresni a rendszer.
   A Generált időszak megnevezése csak a havi típusú ütemezéseken működik, ezeknél az “Év hónapnév” beállítás eredménye pl.: “2025 október”
2. A [Next >] gombra kattintva  a megadott dátumig szóbajöhető ütemezések közt választhatunk, akár többet is:

   

3. A kiválasztás után szintén jön a [Next >] gomb, a következő ablakon pedig végezzük el az időszak megnevezések megadását ütemezésenként:
   
   A számlán az Időszak, tételsor megjegyzés, tételsor megnevezés, távnyomtatás tárgya mezőkbe kerülhet az itt megadott szöveg a <@PERIOD> makro helyére. Ezt a számlasablonon kell elhelyeznünk, ahogy korábban bemutattuk. Attól függően fognak a szövegek a számlákra kerülni, hogy a sablonon jelölve van-e az Előre számlázva opció. Amennyiben igen, az “Előre számlázott időszak szöveg” mezőben megadott szövegünk fog a <@PERIOD> helyére kerülni a konkrét, generált számlán:

   Persze ha a mi gyakorlatunkban csak utólagos számlázás fordul elő, nem kell az az “Előre számlázott időszak szöveg” mezőbe semmit írni, és vica verza, ha csak utólagos számlázás van.
   A megfelelő időszak megnevezések megadása után kattintsunk megint a [Next >] gombra.

4. Ezen az ablakon csak tájékoztatót kapunk, hogy minden adatot megadtunk, a [Finish] gomb hatására pedig a pedig megjelennek a számlázandó sablonok.

   

5. Ezen az ablakon tehát már csak a beállításoknak megfelelő szerződéseket és a hozzájuk tartozó számlasablonokat láthatjuk:

   

6. Az [Indít] gombbal végezhetjük el a konkrét előkészített számlák generálását, vagy a jobb felső X-el bezárhatjuk az ablakot anélkül, hogy bármi is történne.
7. Ha az [Indít] gombot nyomtuk, elkészülnek a sablonok és összerendelések alapján az előkészített számlák és beállítástól függően a véglegesített teljesítési igazolások is, tájékoztatást kapunk:

   

8. Az Előkészített számlák áttekintő ablakon megtalálhatjuk a konkrét előkészített számlákat, azokat megnyitva pedig a Hivatkozások fülön ill. a Csatolmányoknál láthatjuk, hogy készült-e teljesítési igazolás is. Amennyiben igen, annak PDF-e automatikusan csatolt a számlához, hogy a e-számla email küldés vagy a távnyomtatás ezt is tudja továbbítani a címzetthez:

   

9. Amennyiben a szerződések felől közelítünk, a Kapcsolódó bizonylatok fül, Kiállított számlák alfülén fogjuk látni a szerződéshez generált számlák listáját: