Bevezetés

A gyűjtők (elemzési dimenziók) fogalma és használata a teljes CobraConto.Net rendszeren keresztülvonul: megadhatók mint bizonylatfej és -tétel adatok egyaránt. Az analitikákban megadott gyűjtőzések paraméterezés szerint megjelennek a főkönyvben is, és az ún. gyűjtőkartonokon lekérdezhetők.

Segítségükkel az analitikus/szintetikus listák, lekérdezések eredménye pontosítható (szűrhetünk), rugalmasan kialakíthatóak költséghely/költségviselő, részleg- és munkaszám, értékesítők, ügynökök vagy bármi egyéb dimenziókba sorolt későbbi adat elemzésének céljából. Az egyszerűbb rendszerekkel ellentétben a CobraConto.Net rendszerben korlátlan számban rendelhetünk gyűjtőket egy adathoz.

Rögzítésük

A gyűjtők felvételét a Törzsadatok / Gyűjtők menüpontban végezhetjük el az [Új adat] gombra kattintva.

Gyűjtőinket a következő adatokkal láthatjuk el:

Megnevezés*: Az adatokhoz (bizonylatfej vagy tétel) való kiválasztás és hozzárendelés ez alapján történik

Érvényesség kezdete* és vége: ezzel a tól-ig dátummal adható meg, hogy a bizonylatokra milyen időszakban rögzíthető egyáltalán egy gyűjtő. A könyvelési dátum és a gyűjtő érvényességi dátumainak vizsgálatával a program biztosítja az adatbevitel során, hogy a főkönyvbe ne kerülhessen be kezdő előtti vagy záró dátum utáni  tranzakcióra az így szabályzott gyűjtő. Jó példa lehet erre egy lezárt projekt, amire a zárás dátuma után már nem lehet rögzíteni újabb költséget / bevételt:

Raktári mozgás gyűjtő: jelöljük, amennyiben raktári tételek gyűjtőzésére is szeretnénk használni a gyűjtőt

Főkönyvi gyűjtő: jelöljük, amennyiben szeretnénk, hogy az analitikákban megadott gyűjtőzések a főkönyvbe is feladásra kerüljenek

Alapértlmezett kategória: A mezőbe kiválasztható adat, ami Szűrési lehetőséget biztosít. Új kategória szabadon rögzíthető, nevét és funkcióját tekintve lehet a költséghely, munkaszám, gépkocsi, ágazat, stb, ami éppen az adott gazdálkodó szervezet kontrolling feladataiba illik.

Azonosító(k): Az ablakban rögzíthető a gyűjtőhöz egy speciális adat, Azonosító típus megnevezéssel és a megnevezéshez tartozó Érték adattal. Erre az adatra akkor lehet szükség, ha a gyűjtő egy másik rendszerben a rendszerben alkalmazott azonosítóval van egyedileg meghatározva, és a másik rendszer és a jelen rendszer között export/import kapcsolat létezik.

Kategória besorolás(ok): Egy gyűjtő több kategóriába is sorolható. A Kategóriák állomány ablak a (fogaskerék) ikon hatására nyílik meg, ahol új kiválasztható kategória rögzíthető. A kategóriából egy gyűjtőkódhoz tehát a helyi sajátosságnak megfelelő besoroláshoz igazodva több is rendelhető.

Használatuk

Bizonylatainkon fej- iletve tételadatként is rögzíthetünk gyűjtőket. A gyűjtőre rögzített érték százalékosan vagy manuális berögzítéssel is történhet. Az alapértelmezett érték a 100%, de a rendszer lehetőséget ad az értékek szétbontására és több gyűjtőbe sorolására egyaránt.

A tételhez rögzített gyűjtők csupán a tétel (nettó) értékére és kontírszámára vontkozik. Egy tételsort kiválasztva több gyűjtőt is rendelhetünk a tételekhez (párhuzamos analitikák is kezelhetők!), az „Sz” oszlopban található kapcsolóval megadható módon százalékértékben, vagy összegben kifejezve, egyben vagy több gyűjtőre bontva .Amennyiben a “K” jelölő pipálva van, a főkönyvi kartonra is öröklődik a gyűjtő, így ott is könnyen nyomon követhető egy-egy dimenzió alakulása. Például lehetséges, hogy az “Építkezés” projektre vonatkozó “Villanyszerelési anyag” tételt (költséget) felosztjuk 2 területi szervezet között 50 – 50 % arányban:

A fejben rögzített gyűjtő a teljes bizonylatra és annak kontírszámára vonatkozik:

Kategóriák

A kontrolling tevékénység szempontjából fontos, hogy a gyűjtő adatok ne csupán magával a gyűjtővel, hanem kategóriával legyenek megadva. Így egy adatkigyűjtéskor elég megadni a gyűjtőkategóriát és nem kell egyenként kiválasztani azokat és így az is elkerülhető, hogy különböző kategóriákba sorolt gyűjtők értékadatai összekeveredjenek egy kimutatásban. A főkönyvi számlákat pontosan ezért kötelező gyűjtő kategóriákkal is elláthatjuk. Részletesebben a Főkönyvi számlákra vonatkozó szabályok fejezetben.

Tételgyűjtő segéd

Gyakran előfordul, hogy egy több (sok) tételes bizonylatot kell tételenként ugyanarra a gyűjtő(k)re rögzíteni. Manuálisan ezt csak minden egyes tételsor kijelölésével, majd egyenként a tételsorhoz tartozó gyűjtő adatok szerkesztésével érhetjük el. Ilyen hosszadalmas munka kiváltására alkalmas a bizonylatokon található Tételgyűjtő segéd funkció. Példánkban bejövő (szállítói) számlán fogjuk a funkciót bemutatni, de minden más (kimenő számla, pénztár, raktármozgás, értékesítés, stb) bizonylaton az itt bemutatott lesz a használat módja ugyanúgy. Példánkban egy 30 tételes számlát kaptunk távközlési szolgálatatónktól, melyeket mind ugyanarra a költséghelyhez szükséges rendelni, ráadásul területi szervezet szerint bontani kell 40 – 60 arányban. Lépések:

1. Válasszuk ki a Tételgyűjtő segéd fület
2. Válasszuk ki a kívánt gyűjtő(ke)t, adjuk meg a % szerinti értékeket, amennyiben szükséges a felosztás:

   

3. A Hatókör szekcióban a Valamennyi opció legyen kiválasztva
4. Nyomjuk meg a [Hozzáad] gombot. Ennek hatására a program az összes tételsorra fel fogja rakni a megadott gyűjtőket:

   

Főkönyvi számlákra vonatkozó szabályok

Mivel a gyűjtők szoros kapcsolatban működnek a főkönyvi könyveléssel, ezért a felhasználó szervezetnek több lehetősége is van ezen analitikus dimenziók használatának szabályozására.

A Cobra.Admin program Rendszerbeállítások menüjében az alábbi paraméterekkel:

A főkönyvi számla törzsadaton:

• Kötelező gyűjtő: bejelölése esetén a számlaszámra nem enged rögzíteni könyvelést gyűjtő nélkül a rendszer. Például egy költség könyvelése esetén:

  

• Alapértelmezett kötelező gyűjtő, ha a bizonylaton nem megadható: A mezőben kiválasztott gyűjtőt csak abban az esetben használja a rendszer, ha a felhasználói felületen nincs lehetőség megadni gyűjtőt. Csak a főkönyvi könyvelés generálásának a végén rakja a főkönyvi bejegyzéshez, azokra a számlaszámokra, melyek nem kaptak egyébként gyűjtőt, de kötelező lenne. Ilyenenk lehetnek az ÁFA főkönyvi számlák vagy a bank és pénztár naplókhoz tartozó 38xx kontírszámok. Például a 4661 főkönyvi számlához beállítjuk a “Budapest” nevű “Területi szervezet” kategóriájú gyűjtőt:
  Hatására a bejövő számláról könyvelődött ÁFA összeg automatán megkapja ezt a gyűjtőt a bizonylat végelegesítése során lefutó főkönyvi könyveléssel:

  

• Kötelező gyűjtőkategória: A “Kötelező gyűjtő” beállítás mellett definiálható, hogy, milyen bizonylat típus esetén, milyen kategóriájú gyűjtő(k) megadása kötelező. Például, amennyiben egy árbevétel könyveléshez minden esetben kötelező “Projekt” kategóriájú gyűjtőt megadni kimenő számla rögzítésekor, akkor azt itt adhatjuk meg:

  

Lekérdezések gyűjtők alapján

Pénzügyi gyűjtő lista	Termékforgalom	Főkönyvi lekérdezések	Egyedi lekérdezések	VIR modul