Ütemezett számlázás
Tartalomjegyzék
Bevezetés
A Számlázás modul Ütemezett számlázás szolgáltatása azon vállalkozásoknak nyújt megoldást, melyek folyamatos szolgáltatásokat teljesítenek, és első soron lakosság felé, szolgáltatásaikat időszakról időszakra ismétlődően, ütemezve számlázzák. Ilyen lehet például egy újságra szóló előfizetés, vagy távfelügyeleti szolgáltatás. Ilyen esetekben egy-egy szolgáltatást igénybe vevő felé rövidebb–hosszabb ideig azonos számlatartalommal történik számlakiállítás, és csak az ütemezéshez (hónap, negyedév, stb.) tartozó dátumok változnak. Sok esetben egy-egy szolgáltatás egy időszakhoz tartozó számlázása több ezer számla kiállításával jár.
Az ütemezhető, rendszeresen, és hosszabb időszakig tartó állandó tartalommal kiállítandó számlák ütemezés szerinti generálásának előkészítéséhez, és az ütemezés szerinti generálásához külön menüpontok tartoznak a Számlakészítés modulban az Ütemezett számlázás gyűjtőmenü alatt.
Ütemezett számlázás előkészítése
Ütemezett számla csoportok létrehozása
A Főmenü / Számlázás / Ütemezett számlázás / Karbantartás / Ütemezett számla csoportok menüpont hatására megnyíló ablakban lehet létrehozni egy vagy több olyan állományt, melyekbe az Ütemezett számla adatok menüpont segítségével rögzíthetők lesznek partnerenként azok az adatok, melyek alapján az aktuális időpontban egy lépésben generálhatók lesznek az ismétlődő számlák.
Több állományt, illetve csoportot létrehozva, lehetőség van a különböző tevékenységek alapján történő ütemezett számlák elkülönítésére, mint például bérleti díjak, folyamatos teljesítés beállítással számlázandó számlák, különböző rezsidíjas szerződések alapján történő számlázás, stb.
Amennyiben a “Lezárt” státusz oszlopban a 
ikon látható, az azt jelenti, hogy az állomány le van zárva. A lezárt állományba nem rögzíthető új ütemezett számla adat, és a lezárt állományból számla kiállítást indítani nem lehet. Az állomány a Megnevezés alapján választható ki.
Új Ütemezett számlacsoport létrehozása az Új adat gomb hatására megnyíló ablakban történhet.
Az ablakban kell megadni
• az állomány, illetve számlacsoport Megnevezését, aminek alapján több számlacsoport esetén kiválasztható lesz,
• az Árfolyam típust, ami abban az esetben lehet szükséges, ha a fizetendő összeg devizában van megadva, (például bérleti díj devizában)
• az állományhoz kiválasztott Árforma abban az esetben érvényesül, ha a generált számlához tartozó vevő partner rögzített adatai között nincs megadva egyedi, a vevő partnerhez tartozó árforma,
• a Számlatömböt (ahova előzetes számlaként a program létre fogja hozni a számlákat, számlagenerálást indítva az ütemezett számlacsoportból) adóévhez igazodva kiválasztással lehet megadni,
(Megjegyzés: A kiválasztáshoz első lépésben rögzíteni kell adóév és számlatömb nélkül a legalább Megnevezéssel létrehozott Ütemezett számlacsoportot, mert az Új adat hatására megnyitott ablakban az Adóév és Számlatömb kiválasztáshoz tartozó funkció gombok inaktívak. Rögzítés után a csoportot újra megnyitva, minden egyéb beállítással és adattal kiegészíthető az ütemezett számlacsoport állomány.)
• Állandó Fejléc és Lábléc megjegyzés rögzíthető az állományhoz, ami azt eredményezi, hogy a megadott megjegyzések az állományból generált számlákra átkerülnek,
• a „sorhoz tartozó tételsor megjegyzés” szöveg előtti mezőbe megadható egy tételsor sorszáma, amelyik tételsorhoz minden generált számlán a program a felirat alatt rögzíthető megjegyzést fűzi.
A Lezárt csoport felirat előtti mezőt jelölve, a program nem enged az állományba felvenni újabb ütemezett számla adatot, valamint az állományból a programból számlagenerálást indítani nem lehet.
Ütemezett számla adatok felvétele
A Főmenü / Számlázás / Ütemezett számlázás / Ütemezett számlák menüpont hatására megnyíló ablakban megtekinthetők a vevő partnerek részére előkészített ütemezett számla adatok, amely segítségével meghatározott időnként számlák generálhatók. Ütemezett számla adatokat lehet felvenni egy ütemezett számlaállományba egyenként ezen az ablakon az Új adat gombra kattintva, és lehet felvenni azonos számlatételekkel egyszerre több kiválasztott partner részére, az Ütemezett számla generálás menüpont hatására megnyíló ablakban.
Az ablakban az Ütemezett számlázási állomány mezőbe kiválasztva egy ütemezett számlacsoportot, ha a Partner mezőbe nincs kiválasztott partner, akkor a Frissítés hatására a program megjeleníti az állományba felvett összes ütemezett számlaadatot.
A jelenlegi mintán azon ütemezett számlaadatok sorait jelenítette meg a program, amelyek a “Távfelügyelti szolgálatás (negyedéves)” csoportba tartoznak, vevő szűrés nélkül.
A sor végén az „S” státusz mezőbe a program jelenít meg élő szerződés esetén a 
ikont, ha a dátumok alapján megadott időszakra minden számla generálása megtörtént, akkor pedig a 
ikont.
Ha a dátumok átállításával újra élővé lesz téve egy ütemezett számlaadat sor, akkor a program a sorban a lakat ikonról, újra a ikonra vált.
A Törlés funkció hatására a kijelölt ütemezett számlasor törölt státuszt kap, vagy tényleges törlésre kerül az adatsor. Ha az ütemezési adat alapján még nem történt számlagenerálás, akkor a törlés a sor teljes törlését eredményezi, ha viszont már volt számlagenerálás, akkor a sor törölt státuszt kap. Ilyenkor a státusz mezőben a program a 
ikont jeleníti meg.
A Nyomtatás funkció segítségével a kijelölt ütemezett számlaadat adatlapja kinyomtatható:
Az Új adat gomb hatására megnyíló ablakban lehet egy új ütemezett számla adatot rögzíteni.
Új ütemezett számla adat elkészítése történhet előzetes adatok felhasználása nélkül, csak a partner adat felhasználásával, és történhet valamelyik Import funkciót indítva egy már rögzített ütemezett számla adat, vagy egy ütemezett számla adat sablon, vagy egy véglegesként rögzített számla adatainak felhasználásával.
Egy ütemezett számla adat megadása Import funkció használata nélkül két lépésben történik.
Első lépésben a csillaggal jelzett mezők megadása kötelező: Megnevezés, Szerződéses partner, Számla partner, Számla deviza, Árfolyam típus, Első számlázás ideje, a számlázás Gyakorisága, és hogy a számla teljesítés ideje a számla kelte, vagy a fizetési határidő.
Az ablakban a Szerződéses partner, aki részére történik a szolgáltatás, és Számla partner, aki részére a számlagenerálás fog az ütemezett számla adat alapján történni. A Csoportos beszedési ügyfél-azonosító a Számla partnerhez tartozó adat, ami csak a pénzügyi modul használatával együtt értelmezhető.
A generálásra kerülő számla tételsorai csak rögzítés után, az ütemezett számla adatsor újbóli megnyitása után rögzíthetők, mert az Új adat felvételi ablakban a Tételek szerkesztése funkció inaktív. A tételeket kiválasztott Adóévhez kell megadni. Egy-egy tételsorhoz tartozó adatok megadhatok tallózással, terméktörzsbe rögzített adatok alapján, és megadhatók beírással.
Kattintásra teljes méretben nyílik meg
Rögzítés után az ütemezett számla adatsort megnyitva, a Számlázási adatok/Csatolmányok fül alatti lapon a program felsorolja azokat az időpontokat, amely időpontokban az Első számlázás időpontja, és a Számlázási gyakoriság alapján a program generálja a tárgyév számla kiállítási időpontjait:
Amennyiben az ütemezés alapján generált számla még előkészített státuszban van, akkor a Megnyitás gomb hatására az szerkeszthető véglegesítés előtt.
Egyedi jellemzőket és a partnerhez tartozó különböző azonosítókat adhatunk meg a Jellemzők / Azonosítók fülön:
Amelyik azonosító mezőnél az Sz mezőben pipa van, azt viszi csak át a számlára. Ahol az érték üres, ott a partnertörzsből az aktuális értéket emeli be. Ahol ki van töltve, ott a kitöltött adatot adja át a számlára. Ha az érték üres és a partnertörzsben sincs olyan típusú partnerazonosító, akkor a számlára is üresen kerül át (nem lehet majd véglegesíteni csak kitöltés/eltávolítás után).
A jellemzők kezelése megegyezik a Jellemzők bejegyzésben olvashatókkal.
Ütemezett számla sablon létrehozása
A Főmenü / Számlázás / Ütemezett számlázás / Sablon menüpontban hozhatjuk létre a későbbi konkrét ütemezett számlák alapjául szolgáló, így rögzítésüket meggyorsító sablonjainkat.
A menüpont hatására megnyíló ablak azonos felépítésű az Ütemezett számla ablakkal. Különbség az ablak megnevezésében mutatkozik, és hogy nem szükséges sem a partner adatok sem a fizetési mód megadása.
Ütemezett számlák generálása sablon alapján
A Főmenü / Számlázás / Ütemezett számlázás / Ütemezett számla generálás menüpontban egy már előre elkészített sablon alapján azonos számlatételekkel egyszerre több kiválasztott partner részére végezhető el ütemezett számla adat generálása.
Az érintett partnerek megadhatók az Adatbázisból vagy megadhatók Excel fájlban.
- Adatbázis beállítás mellett, szűrők beállításával lehet a Partner adatbázisba rögzített partnerek közül válogatni. Az ablakba beállítható szűrés partner Azonosító típus/Azonosító adat alapján, és ha a partnerekhez tartozik Kategória besorolás, akkor alkalmazható a Kategória besorolás alapján történő szűrés is. A szűrés alapján kigyűjtött partnerek köre sortörléssel szűkíthető.
- Excel fájl beállítást alkalmazva az Excel fájl mezőbe tallózással kell megadni az érintett partnereket tartalmazó fájl útvonalát. A fájl első rekordja fejléc rekord, és azután rekordonként egy-egy partner legalább két mező, az ID kód és Név adatával van meghatározva. A harmadik mező a Cím megadása az input fájlban nem kötelező. A partnerhez tartozó Cím adatot a program az ütemezett számla adat generálásakor a partner törzsadatból átveszi.
A Start gomb hatására a kiválasztott Ütemezett számla állományba a program a kiválasztott sablonnak megfelelően generálja az ütemezett számla adatokat a Partnerek ablakrészben látható partnerekhez.
Számlagenerálás
A konkrét előkészített számlák generálása a Főmenü / Számlázás / Ütemezett számlázás / Számlagenerálás menüpont hatására megnyíló ablakból indítva történik.
Kötelező adat az alsó szűrők közül a Cél adóév és a generálni szükséges számlák időszakának kezdete illetve vége:
Ezek mellett szűrhetünk még a tömeges generálás előtt a Forrás állományra és konkrét partnerre is. A [Frissítés] gomb megnyomás után megjelennek az ablakon a generálandó számlák.
Az oszlopok tartalma és működése:
| Oszlop neve | Jelentése, működése |
| Jelölő oszlop | A leszűrt generálandó számlák közül az első oszlopban pipálással jelölhetjük ki a valóban elkészítendőket. Az oszlop fejlécébe helyezve a pipát, az összes generálható számla ki lesz jelölve egyszerre:
Hibás számlák kijelölése nem lehetséges, tájékoztatás céljából jelenik meg a listában, hogy a felhasználó lássa a hibákat és szükség esetén azokat javítani tudja. |
| OK | tartamaz-e számlázható tételsorokat a Cél adóévre vonatkozóan |
| Forrás állomány | az ütemezett számlázási állomány neve |
| Esedékes | mikori esedékeséggel kell ütemezés szerint készülnie a számlának |
| Számla kelte | mi lesz a generált számla keltének dátuma. Nem lehet korábbi a rendszerdátumtól. Tehát ha ettől régebbi az esedékesség, akkor a rendszer automatikusan a rendszerdátumot állítja be:
|
| Teljesítés | mi lesz a generált számla teljesítésének dátuma. Attól függően kerül megállapításra, hogy az ütemezett számla adatai között miként került megadásra a Teljesítés ideje adat:
|
| F | Folyamatos teljesítés igen / nem. Akkor készül folyamatos teljesítésű számla, ha maga a cél számlatömb így van paraméterezve. |
| Határidő | mi lesz a generált számla fizetési határideje. Mindig a számlafizető partner alap fizetési módját veszi figyelembe a program. |
| Fizetési mód | szintén a számlafizető partner alapadata |
| SzA | az ütemezett számla Szerződéses partnerének alapértelmezett azonosítója. |
| Szerződő neve | az ütemezett számla Szerződéses partnerének neve |
| Számlafizető | az ütemezett számlázási partnerének neve |
| Számlacím | az ütemezett számlázási partnerének címe |
| Számlaérték | az összes tétel bruttó értékének összege |
| Deviza | a számla devizaneme |
A kijelölt számlák generálása az 
gomb megnyomásával indul el. A folyamatot számláló ablak jelzi:
A művelet végen üzenetet jelenít meg a program:
A program a számla generálásakor az Ütemezett számla adat ablakban a Számlázási adatok/Csatolmányok fül alatti lapon a Számlázandó időpont melletti Számlázva mezőbe bejegyzi a számlagenerálás időpontját, és a Számlaszám mezőbe bejegyez egy program által generált előzetes azonosítót, amit a számla véglegesítése után a végleges számlaazonosítóra cserél:
