A Szerződés modul alappillére a sablon. A sablon alapvetően meghatározza, hogy:

• szerződésünk milyen formát ölt, hogyan néz ki
• szerződésünk tartalmát
• szerződésünkhöz milyen jellemzők (metaadatok) megadása kötelező, hisz nélkülük a szerződés tartalma hiányos lenne
• a szerződésünk 1 vagy többoldalú

A sablonok létrehozására és szerkesztésére a Szerződések / Karbantartás / Sablonok útvonalon található szerkesztő ad lehetőséget. A megjelenő Szerződés sablonok ablakban új sablon rögzítését és meglévő szerkesztését is indíthatjuk:

A szerkesztő ablak a felső menüsoron érjük el a Wordből már ismerős szerkesztő funkciókat, mint nyomtatási előnézet, szövegformázás, élőfej és élőláb, tájolás, stb:

A funckiók működése is igyekszik a Wordből ismert működéseket követni.

A Tulajdonságok szekcióban kötelező megadni a sablon Megnevezését és Irányát (kimenő vagy bejövő):

Ezek mellett itt határozzuk meg:

• Határoztalan idejű: a sablon alapján létrehozott szerződésünk határozatlan idejű lesz-e vagy sem
• Szerkeszthető: a sablon alapján létrehozott szerződésünk egyedileg, csak a konkrét szerződésre vonatkozóan tovább szekeszthető-e. Ez jelenthet bármilyen módosítást a szerződés szövegében, kinézetében, mely csak és kizárólag a konkrét szerződésre vonatkozik, nem pedig a sablonra, mely alapján létrehoztuk.
• Irány: a sablon alapján kimenő vagy bejövő szerződéseket kívánunk-e majd létrehozni
• Szerződő felek: a szám meghatározza, hogy saját cégünkön kívül hány partnert rögzíthetünk a szerződésre. Egy egyszerű szolgáltatási szerződés esetén, ahol a mi cégünk a szolgáltató és van egy igénybevevő, értelemszerűen ez a szám 1. De léteznek többoldalú szerződések is.

Metaadatok

Metaadatoknak nevezzük azokat a strukturált adatokat, melyek egy-egy szerződéshez köthetők, és melyek alapján azok kereshetők, azokkal kapcsolatos funkcionalitások vezérelhetők, valamint azok a szerződés szövegébe automatizáltan integrálhatók. A szerződéssablonok natívan tartalmaznak néhány metaadatot (pl. szerződésszám, keltezés, érték stb.), míg továbbiak vehetők fel jellemzők formájában. A metaadatok és jellemzők a sablon szerkesztésekor tehát nem kapnak még értéket, hanem a konkrét szerződés létrehozásakor kerülnek majd meghatározásra és a szerződésen magadott adatok alapján fognak bekerülni a szerződés statikus szövegébe.

A minden sablonon jelenlévő és használható metaadatokat a Metaadat szekcióban láthatjuk:

3 nagy csoportra oszthatók:

• saját cégünk adatai: ezeket a szerződés létrehozásakor a program saját cégünk rögzített adataiból fogja feltölteni a szerződés szövegébe
• a szerződés adatai: példul a szerződés száma, keltezése, hatályba lépése, lejárata stb.
• a továbi szerződő felek adatai: azon partner(ek) adatait képviselik, mely(ek) a konkrét szerződés rögzítésekor fognak megadásra kerüli. Ez jellemzően a szerződő partner neve, adószáma, címe, stb.

Ezeket a metaadatokat majd a szerződés statikus szövegének szerkesztésekor “húzd és ejts” módon tudjuk a szerződésre helyezni.

Jellemzők

A fenti előre rögzített metaadatokon kívül, természetesen egyedi, a felhasználó cég szerződéseiben helyet kapó adatok rögzítésére is szükség van. Ha például egy karbantartási szerződés sablont hozunk létre, lehetséges, hogy szükségünk van a karbantartandó gép típusát megadni majd a konkrét szerződésen. Ezeket az egyedi metaadatokat tudjuk jellemzőként rögzíteni a programban, elhelyezni a szerződés sablon szövegében, majd a konkrét szerződés létrehozásakor az értékét megadni. Végül a program a szerződés generálásakor ezt az értéket helyezi el a szerződés szövegében, oda, ahová a sablonon a jellemzőt elhelyeztük.
Ezen jellemzők értékeire kereshetünk is, tehát egy adott konrét szerződést meg fogunk találni a jellemző értéke (esetünkben a gép típusa) alapján.

A szerződéseken használható jellemzőket nyilván úgy kell a törzsadatok közt rögzíteni, hogy azok szerződés típusú objektumon használhatók legyenek.

A sablonon használható jellemzőket a Jellemzők szekcióban tudjuk rögzíteni:

A megjelenő kis ablakon csak a szerződés típusú objektumon használható jellemzők közül választhatunk. Emellett jelölhetjük, hogy egy adott sablon alapján létrehozott szerződésen az adott jellemző kötelező érvényűen meg legyen adva, mert anélkül nem tudunk érvényes, értelmes szerződést létrehozni. További példával élve ilyen jellemző lehet egy távfelügyeleti szerződésen a riasztó telepítési címe, hisz ez eltérhet a szerződő (számlafizető) partner székhelyétől, ilyen lehet a fizetési ütemezés, kér-e a szerződő tűzjelzést vagy hogy köt-e hűségszerződést egy kedvezőbb ár érdekében. Ezeket az adatokat a szerződésen jellemzőként kell tárolnunk, de ahhoz, hogy ezt megtehessük, a szerződés alapjául szolgáló sablonra is rögzítenünk kell ezeket:

Szövegszerkesztés

A szerződés sablon szövegét A szerződés szövege szekcióban tudjuk létrehozni, szerkeszteni, formázni. Alapértelmezetten egy álló A4-es formátumot kapunk, melynek margói, tájolása a Lap elrendezés fülön változtatható meg:

A szövegformázás Wordből is ismert eszközei a Kezdőlap fülön találhatók:

A kívánt szöveget kézzel is beírhatjuk a sablonba, másolhatjuk is más dokumentumból és beilleszthetjük, vagy már korábban létrehozott Word dokumentumunkat is megnyithatjuk a Fájl fülön az Open gombbal:

A megnyitott dokumentum betöltődik a szerkesztőbe, ahol további mósosításokat, formázásokat tudunk elvégezni rajta. Például betűméret módosítás:

Akárhogyan is hoztuk létre a sablon statikus, fix szövegét, a metaadatokat és jellemzőket biztosan el szeretnénk helyezni a szerződés szövegébe. Ezt húzd és ejtsd módszerrel tudjuk megtenni. Nézzük, hogy helyezzük el a sablonon a saját és a szerződő cég adatait:

Az általunk definiált jellemzőket helyét is ugyanezzel a módszerrel helyezzük el a sablon (ezáltal sablon alapján létrehozott majdani konkrét szerződés) szövegében: