Az eszközök fő csoportosítási lehetősége a CCN rendszerben az Eszköz állomány. Eszköz állományt létrehozni a Karbantartás / Eszköz állományok menüpont hatására megnyíló ablakban lehet:

A CCN rendszer éles telepítését követően az ablak üres. Az állományok kialakítása és paraméterezése az felhasználó gazdálkodó szervezet igényei szerint történik. Minden eszköz egy adott állományba kerül a rögzítés során. Az állományok jogosultság kezelési szempontból elkülönülnek, azokat az Admin programban lehetséges szabályozni.

Új adat hatására megnyílik az Eszköz állomány ablak. Az ablakban lehet egy új eszközállomány paramétereit megadni:

A Megnevezés mezőbe az állomány szabadon választott megnevezését kell rögzíteni.

A Referencia az állományba tartozó eszközök azonosítására vonatkozik. Az állományba az első eszköz felvétele előtt el kell dönteni, hogy az állományba tartozó eszközök felvétele során az eszközhöz a program generáljon azonosítót, vagy az azonosító kézzel kerül megadásra és rögzítésre, az eszköz egyedi azonosítójaként.

Ha a Generált címszó előtti mező jelölt, akkor a nyilvántartásba felvételre kerülő eszközökhöz a program fog generálni azonosítókat. Ilyenkor a Generált címszó utáni mezőbe rögzíteni kell az azonosítás során alkalmazandó egyedi előtagot, mint Állományjel.

Ha a Generált címszó előtti mező jelöletlen, akkor az eszköz nyilvántartásba vételekor az eszköz egyedi azonosítója kézzel kerül megadásra és rögzítésre.

Az Értékcsökkenési időszak mezőbe tájékoztatási adatként kiválasztható az év, félév, negyedév és hónap. Nem kötelező adat. Az értékcsökkenés elszámolás indítás ettől függetlenül történik.

A Deviza mezőbe kiválasztással kell megadni, hogy az állományban nyilvántartott eszközök milyen devizában történjenek. Ha van olyan eszközállomány a rendszerben, hogy a könyvelési devizától eltérő devizanemben történik az eszközökhöz tartozó értékadatok nyilvántartása, akkor az állományba nyilvántartásba vétel előtt gondoskodni kell a nyilvántartási deviza és a könyvelési deviza közötti árfolyam nyilvántartásról.

Az Archív állomány mező jelölése, vagy jelölés megszüntetése, csak üres állomány esetében lehetséges. Archív jelölésű állományba eszközt csak áthelyezni lehet, új eszköz felvételére nincs lehetőség.

A Kapcsolódó vegyes napló szekcióban adóévenként szükséges megadni azt a vegyes naplót, amelybe a tárgyi eszköz analitika főkönyvi eseményei könyvelésre fognak kerülni:

A vegyes napló megadásához a  gombra kattintás hatására nyílik meg ablak. Az ablak lenyitható mezőibe választható ki az Adóév és az adóévhez tartozó Vegyes napló.

Az évnyitás végrehajtása során, a pénzügyi állományok nyitásakor a megelőző adóév mintájára megnyitható minden előző évben is alkalmazott vegyes napló, az Eszköz állományok nyitása funkció pedig az forrás évi vegyes napló új adóévi utódjait automatikusan hozzárendeli az eszköz állományokhoz.

Eszköz állományok ürítése, törlése

Amennyiben egy állományban lévő eszközöket tömegesen, egyszerre szeretnénk törölni, szintén a Karbantartás / Eszköz állományok menüpont hatására megnyíló ablakban tudjuk ezt elvégezni.

A kiválasztott állományon a [Törlés] gombot megnyomva a program megvizsgálja, hogy abban találhatók-e eszközök. Amennyiben igen, felteszi a kérdést, hogy a kívánjuk-e ezeket törölni:

Az [Igen] gomb megnyomása véglegesen törli az eszközöket és a hozzájuk tartozó vegyes bizonylatokat. Javasolt adatbázis mentés készítése a művelet végrehajtása előtt!

Az [Igen] gomb megnyomása után elindul a törlési folyamat. Amennyiben lezárt adóévet érintene a törlés (mert a generált vegyes bizonylatok épp egy olyanban találhatók), alapesetben figyelmeztetést küld a program és a teljes törlési művelet visszavonódik:

Amennyiben nem szeretnénk visszanyitni a lezárt adóévet és ezzel az eszközökhöz tartozó vegyes bizonylatokat is törölni, a Cobra.Admin program Rendszerbeállításai közt az “Eszköz.Mozgás.Könyvelés.Törlés.LezártAdóév.Leválasztás” kapcsolót 1-es (Igen) értékre állítva elérhetjük, hogy a lezárt adóév(ek) kapcsolódó vegyes bizonylatai megmaradjanak. A nyitott adóévek vegyes bizonylatai a kapcsoló Igen állasa esetén is törlődnek!

A sikeres ürítésről információt kapunk:

Az [OK] gomb megnyomása után a program felteszi a kérdést, hogy kívánjuk-e az állományt is törölni:

Az [Igen] gombra kattintva maga az állomány is törlődni fog, [Nem] esetén az állomány megmarad és számlálója 0-ra áll.

Az kiürítés művelethez szükséges, hogy a felhasználó a “Tárgyi eszköz alapadatok” adattérhez módosítás joggal rendelkezzen, illetve a “Tárgyi eszköz állomány ürítése” funkciótér engedélyezve legyen számára.