Az egyszerűsített munkalapok egyszeri, egy munkavégző által egy fázisban elvégezhető szolgáltatások kezelésére alkalmasak.

Rögzítésüket a Főmenü / Munkalap / Egyszerűsített munkalapok / Előkészített vagy Véglegesített munkalapok áttekintő ablakból indíthatjuk.

Véglegesített munkalapok áttekintő ablak

Az áttekintő ablak a kiválasztott adóév és kiválaszott állományban található munkalapokról jeleníti meg a fő információkat:

Funkciók

Számlázás: http://help.cobra.hu/index.php/2016/07/25/munkalap-szamlazasa/

Nyomtatás: A kiválasztott munkalaphoz tartozó megrendelő vagy munkalap nyomtatványt készíthetjük el a manüpontból.

Email:

1. Megrendelő küldése: a munkalapohoz tartozó megrendelő nyomtatványt küldhetjük PDF csatolmányként emailben az ügyfél részére.
2. Munkalap küldése munkavégzőnek: a munkalapon megjelölt munkavégző kolléga részére a munkalap nyomtatványt küldhetjük PDF csatolmányként emailben.
3. Munkalaphoz tartozó e-mailek: a fenti két menüpontból küldött emailek listáját nézhetjük át (mikor, milyen mail címre, mi került kiküldésre)

Távnyomtatás: http://help.cobra.hu/index.php/2016/07/22/egyszerusitett-munkalapok/#Tavnyomtatas

Munkalapon kötelezően megadandó adatok

• Típus: a Karbantartás/Munkalap típus menüpontban megadott típusok közül választhatunk
• Bejelentve: a munkavégzési igény bejelentésének dátuma
• Munkavégző: a Karbantartás/Munkavégzők táblában megadott személyek közül választhatunk
• Leírás: kötelező szabad szöveges mező a szolgáltatás jellegének, módjának, hibajelenségnek, egyéb szükséges adatok, stb. megadására
• Partner: a szolgáltatás megrendelőjét/fizetőjét kiválaszthatjuk a partnertörzsből, de rögzítés nélkül egyszerűen kitöltve a mezőt is megadhatjuk a partnert

Ezen adatok megadása után már rögzíthető a munkalap.

További munkalap adatok

• Megrendelő levél: a Karbantartás/Megrendelés levél paraméterek menüpontban rögzített megrendelő formátumok közül választhatunk, amennyiben a munka megkezdése előtt megrendelést szeretnénk nyomtatni/aláíratni az ügyféllel
• Munkavégzés ideje: a vállalt szolgáltatás kezdő és záró időpontját adhatjuk meg dátum + óra:perc adatokkal
• Munkavégzési cím adatok: a Számlázási címtől eltérő munkavégzési cím rögzítésére szolgál
• Jellemzők: munkalapra rögzíthető jellemzők megadására szolgál. A jellemzők létrehozása, kezelése a Jellemzők című bejegyzésben részletesen olvasható.
• Elérhetőségek: rögzített partner kiválasztása esetén a Kommunikációs csatornák menüpontban megadottak alapján feltölti a rendszer, de szükség esetén kézzel is megadható az adatok

Egyéb adatok fül

Kiegyenlítés adatok: már leszámlázott munkalap esetén a kiállított számla száma és kiállítási dátuma mellett a Fizetési teljesítés ellenőrzés funkció futtatása után a kapcsolódó számla kiegyenlítés adatait is láthatjuk

Egyéb adatok: a szekcióban adhatóak meg szabad szöveges módon a munkalapra rögzíthető egyéb adatok. A megnevezések a Karbantartás/Egyéb adatok menüpontban rögzíthetők.

Tételek

A munkalap keretében végzett szolgáltatások és felhasznált anyagok rögzítésére a Tételek fülön van lehetőség. Tétel rögzítése nem kötelező, hisz nem biztos, hogy a megrendelés felvétele vagy a munka megkezdése előtt pontosan tudjuk ezeket:

A tétek választhatóak a terméktörzsből (ekkor a terméknél rögzített listaár vagy a partnerre vonatkozó szerződéses ár, a mennyiségi egység és az ÁFA% is betöltődik) vagy kézzel is beírhatóak ezek az adatok.

Az “Elszámolás” oszlopban kiválasztott Elszámolás típus feltölti a munkavégző kollégával/alvállalkozóval való %-os elszámolás értékét és “Sz” (számlázandó) oszlop jelöltségét is beállítja. Ezek kézzel szintén felülbírálhatóak.

A számlázandó típusú munkalap esetén rögzített tételek kerülnek a számlára, amennyiben a tételsor végén látható “Sz” oszlop ki van pipálva.

Megrendelő levél és munkalap nyomtatása

A kötelező adatok kitöltése után a munkalap rögzíthető, és a folyamattól függően megrendelő levél és/vagy munkalap nyomtatható.

Az aktuális munkalap kijelölése után a munkalapok tallózó ablakában a Nyomtatás / Megrendelő nyomtatása vagy Munkalap nyomtatás opció választható:

E-mail funkciók

Lehetőségünk van:

• előreszövegezett levél és csatolmányok (pl.: szolgáltatási szabályzat) kíséretében a megrendelő levél küldésére a megrendelő részére
• a munkalap nyomtatvány kiküldésére a munkavégző kolléga részére
• ellenőrizni a munkalaphoz tartozó e-mailek állapotot (küldendő/kiküldve/sikertelen/küldés alatt)

Az e-mail funkciók működésének feltétele a Cobra Üzenetközpont (CobraMessageService.exe) működése!

Távnyomtatás

A munkalapok távnyomtatásához szükséges előfeltételek ebben a bejegyzésben olvashatók: Távnyomtatás

1. A munkalapíró ablakon adjuk meg a távnyomtatáshoz szükséges adatokat:

   

2. [OK]-val mentsük a munkalapot
3. A Véglegesített munkalapok áttekintő ablakon a “T” oszlopban pipát látunk a távnyomtatandó munkalapoknál. A “TS” oszlopban a távnyomtatás státusza látható. Üres “TS” érték esetén a munkalap nem volt még távnyomtatva:

   

4. A még nem távnyomtatott bizonylatot kijelölve indítsuk a Nyomtatás / Munkalap nyomtatás funkciót:
   
   A megjelenő nyomtatványgeneráló ablakon már láthatók a távnyomtatáshoz szükséges adatok:

   
   A távnyomtatásra kijelölt munkalapok esetén a nyomtatási példényszám automatikus 0. Így a fizikai nyomtatónkra nem kerül semmi kiküldésre.

   

   Válasszunk nyomtatási formátumot, majd nyomjuk meg a [Nyomtatás] gombot. A távnyomtatás megtörténik.

5. Az áttkintő ablakba visszatérve a távnyomtatott bizonylat “TS” oszlopában a ikon jelenik meg:

   

   A távnyomtatott bizonylatok státuszairól ide kattintva olvashat.

6. A távnyomtatott bizonylat az áttekintő ablakból kezelhető:

   

   – Újraküldés: az értesítési email címre vagy/és más email címre újra továbbíthatjuk az értesítő emailt.

   

   – Visszavonás: a címzett által még nem kinyomtatott bizonylatot visszavonhatjuk, vagyis törölhetjük távnyomtatás rendszerből. Címzettünk az eredeti értesítő emailben található linkre kattintva már nem fogja tudni nyomtatni a bizonylatot, hanem a következőt látja böngészőjében:

   

   – Státusz: lekérdezi a bizonylat korábbi és aktuális állapotát, majd időrendben megjeleníti ezeket:

   

Munkalap lezárása

A szolgáltatás elvégzése után a munkalap lezárt állapotba helyezhető, amennyiben a Lezárással opciót jelölve mentjük el:

Lezárt munkalap már csak olvasásra nyitható meg, azon adatot módosítani nem lehet.