A program koncepciója szerint az adóév az alapja minden feldolgozásnak, rögzítésnek. A legtöbb adat, a számlatömbök, különböző pénzügyi analitikák, állományok, iktatások mindig adóévhez kötődnek.

Minden adóévhez önálló főkönyvi számlarend tartozik, akkor is ha az előző adóévhez képest nincs változás. Adóévenként kell új számlatömböket, új pénzügyi analitikákat, naplókat, nyilvántartásokat és iktatásokat kell létrehozni.

Az adóévhez tartozó alapvető paramétereket a helyi sajátosságokat figyelembe véve, a vállalkozás számviteli politikájában meghatározott módon kell beállítani. Mivel éven belül a vállalkozás számviteli politikája sem változhat, ezért évközben egy adóévhez tartozó beállítások sem változhatnak.

Új adóév felvétele

Új, üres adatbázis esetén az adóévek listája szintén üres. Akár ilyen esetben, akár már használatban lévő rendszer esetén az Új adat gombbal indíthatjuk a rögzítést:

A program használatbavételekor az első adóév létrehozása történik, így az Előző adóév mező üres marad.

Később, ha már van megelőző adóév, akkor az Előző adóév felirat és a lenyitható adóév mező között a program megjeleníti az Import gombot is, aminek alkalmazása (rákattintás) lehetővé teszi, az új adóév paraméterezését úgy, hogy automatikusan átveszi a kiválasztott előző adóév szerinti beállításokat:

Ha a cég pénzforgalmi elszámolást jelentett be az adóhatóság felé, akkor az adóévre jelölnie kell a Pénzforgalmi elszámolás beállítást. Ha a jelölést nem végzi el, akkor a program letiltja a pénzforgalmi elszámolású számla rögzítését.

Ha a beállítás megtörtént, akkor minden számla kiállításához felajánlódik a Pénzforgalmi elszámolás beállítás. Ebben az esetben, ha olyan számla kiállítását végzik, ami akár a számlatétel, akár vevő miatt nem tartozhat pénzforgalmi elszámolás alá, akkor a felajánlott pénzforgalmi jelölést a konkrét számlán törölni kell.

A számlázás szempontjából, még egy beállításnak lehet jelentősége, ha történik a programmal devizás számlakiállítás is, mivel a vállalkozás a számviteli politikájában rögzíti, hogy a számlákon milyen könyvelési devizaárfolyammal számol. A Könyvelési árfolyam típus mezőbe lenyíló menüből annak megfelelő megnevezést kell kiválasztani ami a számviteli politikában szerepel.

A számlakészítés szempontjából nélkülözhetetlen adatok a Könyvelési, valamint Adózási deviza kiválasztása, Évszám, Kezdő és Záró dátum megadása, továbbá a Bizonylatszámok szerkezetére vonatkozó beállítások.

A számla bizonylatszámának felépítése a Formátum lenyíló menüből választható ki. A Hossz, Első és Hátsó elválasztó jelek megadása után, a Minta mezőben a program megjeleníti a bizonylatszám felépítését. Ha a Hossz mezőben megadott szám 1, akkor a Sorszám előnullázás nélküli, ha viszont 1-től eltérő, akkor a megadott hossz eléréséig a program előnullázza a sorszámot.

Zárolások

Amennyiben szeretnénk egy adóévet részben vagy egészben zárolni (megelőzni, hogy módosításokat lehessen a könyvelésben végrehajtani), három lehetőségünk van:

• Az adóévet “Lezárt adóév” jelöléssel ellátni: ebben az esetben könyvelési dátumtól függetlenül minden könyvelést érintő módosítást megakadályoz
• A “Könyvelési zárolás dátuma” mező passzív, a Pénzügy \ Karbantartás \ Könyvelési zárolás dátumai menüpontban beállított adatot mutatja.
• A könyvelési zárolás dátumával raktári mozgások rögzítését és módosítását is tilthatjuk, amennyiben a “Raktárak zárolása a könyvelési zárolás alapján” opciót bejelöljük

Raktári mozgások zárolás raktáranként eltérő dátummal is megadható a Raktárak létrehozása és paraméterezése bejegyzésben ismertetett módon.