Bevezetés, fogalamak

• Feladat: A feladatok a CobraConto.Net rendszer egészét átszövik, céljuk a munkafolyamatok közben felmerülő elvégzendő tevénységek nyilvántartása, eredményük rögzítése és naplózása. A feladat valamely felhasználó vagy munkafolyamat által generált, valamilyen tevékenység elvégzésére felszólító bejegyzés, mely állapot tulajdonságával mutatja, hogy a művelet mely fázisban tart (kezdő / folyamatban / lezárt). Rendelkezhet határidővel, kapcsolódhat egy rendszerbeli üzleti objektumhoz (pl.: partner, szerződés, pénzügyi bizonylat), felelőse egy felhasználó és / vagy egy munkacsoport. Tulajdonosa elvárja a feladat elvégzését, hogy egy munkafolyamat (pl.: érkeztetés, könyvelés, szerződéskötés) továbbléphessen vagy egy üzleti cél megvalósulhasson.
• Állapot: egy feladat megszületésétől kezdve kötelezően rendelkezik állapottal, mely az adott feladat státuszát jelzi.
• Felhasználó: a CobraConto.Net rendszerben rögzített felhasználó, aki jogosultsági rendszer szerint végezhet műveleteket a vállalatirányítási programban.
• Munkacsoport: valamely munkaköri szerep szerinti szempontból csoportba gyűjtőtt felhasználók összessége. Ilyen szempontok lehetnek például: munkakör, telephely, stb
• Munkatárs: a cég működésében résztvevő személyek. Egy felhasználó összekapcsolható egy munkatárssal, ezáltal a felhasználót “perszonalizálhatjuk”, például bankszámlaszámot, kapcsolattartási adatokat rögzíthetünk hozzá.

Feladat alapadatok

• Megnevezés: kötelező adat, mely röviden összefoglalja a feladat célját, az elvégzendő tevékenységet
• Állapot: kötelező adat, mely a feladat státuszát jelzi. Bővíthető törzsadat, de mindenképp besorolandó egy alapvető állapotjelhez:
  • Új: a feladat létrejöttekor ezt kapja
  • Folyamatban: valamely felelős elkezdte a feladat elvégzését
  • Végrehajtott: sikeresen zárult feladat elvégzés, pozitív eredménnyel, a munkafolyamat haladhat tovább
  • Meghiúsult: valamilyen okból elvégzetlenül zárult a feladat, a munkafolyamat nem haladhat tovább
  • Törölt: visszavont, vagy ignorált állapot, a feladat szintén elvégzetlenül zárult, a munkafolyamat nem haladhat tovább
• Jóváhagyás: a feladat célja lehet egy bizonylaton vagy szerződésen (vagy más egyéb üzleti objektumon) elvégzendő ellenőrzés. A feladatot kapó felhasználó a jóváhagyás eredményét rögzíti ebben a feladat ezen tulajdonságában. Három értéket vehet fel:
  • Nincs elhatározva: így jön létre a jóváhagyási igénnyel rendelkező feladat, tehát még nincs döntés
  • Jóváhagyva: a felelős engedélyezte / jóváhagyta a szóban forgó üzleti objektumot, a munkafolyamat haladhat tovább
  • Elutasítva: a felelős valamilyen okból megtagadta a jóváhagyást, a munkafolyamat nem haladhat tovább
• Tulajdonos: a feladatot létrehozó felhasználó, aki visszajelzési igényét is jelezheti a feladaton. Ekkor a feladat egy lezárt állapotba kerülésekor a tulajdonos email értesítést kaphat (több összetevőtől függ, hogy megtörténik-e) erről.

  

• Felelős felhasználó: a feladat szignálható kifejezetten egy felhasználónak
• Felelős munkacsoport: felelős munkacsoport esetén több kolléga is elvégezheti a feladatot, akik a munkacsoport tagjai

  

• Figyelmeztetés: a felelős felhasználók emailes értesítesét indukálja a kapcsoló. Azon felelős felhasználók fognak emailt kapni, akik valamely munkatárssal össze vannak rendelve és ez a munkatárs rendelkezik értesítésre használt email címmel. Amennyiben a Figyelmeztetés pipa mellett szereplő időt is kitöltjük és a feladat rendelkezik Tervezett kezdés dátummal, a rendszer kiszámítja a Tervezett kezdés dátumából kivonva a megadott idő értékét és ezt állítja be a figyelmeztető email tervezett kiküldési idejének. A Cobra email küldő alkalmazásai pedig figyelembe veszi a tervezett kiküldés idejét, és majd csak ahhoz elérve fogja az emailt kiküldeni. Példul: a feladat tervezett kezdése 2023.07.20, a figyelmeztetés pedig 2 nappal korábbi időpontra van beállítva. A feladatból generálódott értesítő email(ek) tervezett küldése 2023.07.18 lesz:

  

  Amennyiben nincs megadva Tervezett kezdés, de a Figyelmeztetés kapcsoló aktív, a figyelmeztető email tervezett küldési ideje azonnali lesz.

• Leírás: szabad szöveg, melyet a feladat létrehozója szán a feladat elvégzőjének. Jellemzően extra információkat tartalmaz a feladat körülményeiről, szükségességéről, információval látja ez a felelősöket

Feladatok kezelése

A feladatokat vagy a főképernyő kisalkamazásában vagy a Főmenü / Ügyvitel / Feladatok menüpontból nyíló ablakon kezelhetjük. A tallózó ablakon 3 fület tartalmaz, 3 különböző szempontból csoportosítva a feladatokat:

• Saját feladatok: lista azon feladatokról, melyen felelősek vagyunk vagy tagjai vagyunk a felelős csoportnak
• Kiadott feladatok: lista azon feladatokról, melyek tulajdonosa mi vagyunk (vagyis a programba aktuálisan belépett felhasználó)
• Ellenőrzött feladatok: lista azon feladatokról, melyek felelős munkacsoportjának vezetőjeként vagyunk meghatározva

Műveletek

• Új feladatot a Kiadott feladatok fülön rögzíthetünk műveletsor [Új adat] gombjára kattintva.
• Létező feladatot a [Megnyitás] gombbal nyithatunk meg, a megjelenő ablakon a már részletezett alapadatok láthatók. Azon esetben, ha egy jóváhagyást igénylő feladatot a felelős felhasználó (vagy a felelős csoport tagja) nyit meg, egy egyszerűsített ablak jelenik meg. Bővebben a jóváhagyó ablakról lejjebb.
• A műveletsor [Forrás] gombjával azon üzleti objekumot nyithatjuk meg, mely a feladat forrása. Mint említettük, ez lehet szerződés, érkeztetési adatlap, partner, stb.

Szűrések

Mindhárom fülön hasonló szűrőkkel találkozunk, melyekkel szűkíthetjük a megjelenő feladatok listáját.

• Összes: minden feladat
• Lejárt: a feladat tervezett határideje elmúlt
• Nyitott: a feladat nem lezárt állapotú
• Állapot szerint: konkrét állapotot választunk és csak erre szűrünk
• Tulajdonos: a kiosztó felhasználót választhatjuk ki
• Megnevezés
• Gyűjtő: azon feladatokra szűrűnk, melyek forrásán szerepel a kiválasztott gyűjtő

Jóváhagyó ablak

Amennyiben egy feladat jóváhagyást igényel, és azt a felelős felhasználó által megnyitja, akkor egy új, egyszerű jóváhagyási ablak jelenik meg, mely egyszerűbbé teszi az ilyen feladatok elvégzését.Az ablakon a Döntés szekcióban a Jóváhagyva / Elutasítva / Függőben státuszok közt váltva az Állapot mező a státusznak megfelelő első állapotra áll be:

• • • •  Jóváhagyva esetén rendszerünk azon állapotai közül választhatunk, melyek az “Elvégezve” állapotjellel rendelkeznek:

        

      • Elutasítva esetén rendszerünk azon állapotai közül választhatunk, melyek az “Meghiúsult” állapotjellel rendelkeznek:

        

      • Függőben esetén rendszerünk azon állapotai közül választhatunk, melyek az “Folyamatban” állapotjellel rendelkeznek: