Cobra Ügyfélkapu és munkaigény kezelő rendszer
Tartalomjegyzék
A fejlesztés célja
A Cobra Ügyfélkapu és munkaigény kezelő rendszer célja, hogy:
- a szolgáltató szervezetek és ezek ügyfelei közötti kommunikációt segítse
- az ügyfelek igényeinek megfogalmazását, bejelentését biztosítsa szabályozott, jogosultságok kezelésével ellenőrzött formában
- a lejelentett munkaigények szolgáltató oldali kezelését megvalósítsa:
- visszajelzések küldése a bejelentőknek
- munkalapok rögzítése az igények alapján integrált CobraConto.Net ERP rendszeren belül
- munkalapok zárása, számlázása, akár könyvelése az integrált CobraConto.Net ERP rendszeren belül
A rendszer összetevői
- Webfelület a bejelentőknek: webböngészőből elérhető felület, melyet a bejelentők használnak igényeik leadása, korábbi igényeik nyomon követése céljára. A felületet kiszolgáló webszervert és adatbázist a Cobra Computer Kft biztosítja.
- CobraConto.Net ERP rendszer: Windows operációs rendszeren futtatható .NET keretrendszerben készült ügyviteli szoftver, mely adatbázisával biztosítja a szervezet törzsadatainak (partnerek, cikkek, munkatársak, erőforrások, munkaigények – munkalapok, számlák, stb) kezelését.
- Opcionálisan a Cobra.Worksheet API, melynek a webfelületről származó bejentéseket automatán átadja a WORK API, azáltal a CobraConto.Net ERP rendszerben automatán jelennek meg az igények. Ennek hiányában kézzel indítható a még nem szinkronizált igények letöltése. Teljes Cobra hosting igénybevétele esetén a szolgáltató biztosítja.
- Opcionálisan a Cobra.Worksheet android mobilalkalmazás, melyen a munkavégzők elérik a nevükre felvett munkalapokat és szerkesztetik azokat.
Bejelentkezés a webfelületen
A munkaigény bejelentő webfelület felhasználónév és jelszó megadásával elérhető:
Elfelejtett jelszó pótlására a regisztrált email cím megadásával van lehetőség:
Munkaigény bejelentések képernyő
Belépés után a felhasználó az általa leadott (vagy üres) bejelentések listáját látja, jobb felül pedig sorrendben:
- [+ Új munkaigény] gomb: új igény leadását kezdi meg a felhasználó
- Frissítés: a szervertől újra elkéri a belépett felhasználó által jelentett igényeket és listázza
- Oszlopválasztó: a lista oszlopainak elrejtésére és rejtett oszlopainak megjelenítésére szolgáló funkció
- PDF ikon: lista tartalmának exportálása PDF-be
- Excel ikon: lista tartalmának exportálása xlsx-be
- Keresés mező: lista elemeinek szűkítése a mezőbe írt szövegdarab alapján
Új igény leadása
A műveletet a felhasználó a Munkaigény bejelentések képernyő [+ Új munkaigény] gomb megnyomásával kezdi. A bejelentő formon található mezők:
- Bejelentés dátuma: automatikusan kitöltődik az aktuális dátummal, nem lehet megváltoztatni
- Állapot: automatikusan feltöltődik a Bejelentve értékkel
- Tárgy: felhasználó által megadandó mező, maximum 50 karakterben
- Partner: az egyes felhasználókhoz az adminisztrációs felületen partnerek (cégek, szervezetek, egységek) rendelhetők össze, melyek nevében leadhatnak igényeket. A felhasználó tehát azokból választhat, melyekkel össze van rendelve.
- Igényelt munkatárs: opcionális
- Legkorábbi kezdő dátum: opcionális
- Legkésőbbi befejezési dátum: opcionális
- Leírás: korlátlan számú karakterben leírás a problémáról
Bejelentett igény szerkesztése
A szerkesztési műveletet a felhasználó a Munkaigény bejelentések képernyőn egy még Bejelentve állapotú igény megnyitásával kezdi:
Munkaigény állapotok
A leadott igények a kezdeti Bejelentve állapoton kívül, az igény kezelése, a kiszolgálási folyamat előrehaladása során az alábbi státuszokban leledzhet:
- Törölt: a bejelentő (vagy a partnerhez rendelt más, megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó) törölte az igényt a webfelületen
- Elutasított: a kiszolgáló szervezet utasította el az igényt
- Bejelentve: a kezdeti státusz
- Elfogadva: a kiszolgáló szervezet elfogadta az igényt
- Ütemezve: az igényből már munkalap készült, kijelölt kezdési időponttal
- Folyamatban: a munkavégző személy megkezdte a munkát és ezt egy opcionálisan használható mobil alkalmazáson jelentette
- Befejezve: a kiszolgáló szervezet lezárta a munkalapot
Igények kezelése a szolgáltatói oldalon
A webfelületen leadott igények automatikusan szinkronizálódnak a szolgáltató részére fenntartott és üzemeltetett CobraConto.Net adatbázisba. (Az automatizmus működéshez szükséges beállításokat teljes Cobra hosting igénybevétele esetén a szolgáltató biztosítja)
A CobraConto.Net vastagklienssel ezen igények életútja kezelhető és követhető.
A CobraConto.Net rendszerbe belépve a Munkalap / Munkaigény bejelentések / Beérkezett munkaigény bejelentések menüpontból nyíló áttekintő ablakon követhetők nyomon és kezelhetők a beérkező igények.
Az áttekintő ablak oszlopai:
- Állapot
- Bejelentve
- Tárgy
- Bejelentő azonosító
- Bejelentő név
- Ügyfélnév
- Preferált munkavégző
- Legkorábbi kezdés
- Legkésőbbi kezdés
A letöltött igényekből a rendszer (paraméterezéstől függően) automatikusan elbírálási feladatot generál egy kijelölt munkacsoport tagjainak a szolgáltató oldalán. Paraméterezéstől függően erről a kollégák emailes értesítést is kapnak.
A feladatok kezeléséről általános leírásunkból tájékozódhatnak a kollégák: https://help.cobra.hu/index.php/2023/07/12/feladatok/
A feladatok listájából a kezelő közvetlenül megnyithatja az igény adatlapját, azt pedig elutasíthatja vagy elfogadhatja.
Elutasítás
A munkaigények elbírálására jogosult CobraConto.Net felhasználó a beérkezett igényt elutasíthatja egy indoklás kíséretében:
Az Elutasítva állapot az [OK] gomb megnyomásával nem csak szolgáltató CobraConto.Net adatbázisába kerül mentésre, hanem a bejelentő webfelület adatbázisába is szinkronizálásra kerül, hogy a bejelentő értesüljön a változásról:
Elfogadás
A munkaigények elbírálására jogosult CobraConto.Net felhasználó a beérkezett igényeket elfogadhatja, mely művelet egy automatikus munkalap generálást indít. Az Elfogadva állapot [OK] gomb megnyomásával nem csak szolgáltató CobraConto.Net adatbázisába kerül mentésre, hanem a bejelentő webfelület adatbázisába is szinkronizálásra kerül, hogy a bejelentő értesüljön a változásról.
Ügyfelek és felhasználók kezelése a szolgáltatói oldalon
A webfelületen ügyfélként szereplő entitások a szolgáltató CobraConto.Net adatbázisában partnerként, pontosabban egy partner egy telephelyeként reprezentálódnak. Amennyiben a partnernek nincs egyéb telephelye, 1 akkor is van, a székhelynek nevezett „szervezeti egység”.
A felhasználók pedig a szolgáltató CobraConto.Net adatbázisában mint Kapcsolattartó-k szerepelnek. A kapcsolattartók vannak összerendelve a partnerekkel és partnerenként megadva az online jog szintje:
- A Végrehajtó a saját bejelentéseit láthatja és kezelheti (módosítás, törlés, amíg a munkaigény nem lett elbírálva)
- A Vezető a végrehajtói jogkörön kívül többletjogokkal rendelkezik, a többi felhasználó által benyújtott bejelentéseket is láthatja és kezelheti (módosítás, törlés, amíg a munkaigény nem lett elbírálva)
A kapcsolattartó email címe, mely felhasználónévként is szolgál a bejelentő felületen, egy kiemelt kommunikációs csatorna értékeként kell, hogy rögzítve legyen a szolgáltató adatbázisában. A kiemelt kommunikációs csatornát a Munkaigény bejelentési beállítások ablakon adjuk meg. Példánkban ez az „E-mail” nevezetű:
A kapcsolattartó adatlapján tehát az „E-mail” elérhetőség értékét kell rögzítenünk:
Új felhasználó meghívása
A műveletet az Üzletvitel / Munkalap / Karbantartás / Ügyfélkapu felhasználók menüpontban végezhetjük el, az [Új adat] gomb megnyomására elinduló varázslóban.
- Kattintsunk az [Új adat] gombra:
- [Next], majd a következő ablakon válasszuk ki:
- az email sablont, mely a felhasználó részére küldendő meghívó email szövegezését tartalmazza
- magát a kapcsolattartót, akit szeretnénk meghívni a rendszerbe
- A kapcsolattartó betallózása után annak email címe megjelenik az ablakon, illetve a WORK rendszerből lekérdezésre kerül, hogy az email címmel létezik-e már felhasználó:
Amennyiben már létező felhasználóról van szó, részletes információk jelennek meg az online ellenőrzés eredményeképp:
- Még nem létező email címet választva a [Next] gomb megnyomására a következő képernyőn a kiválasztott kapcsolattartóhoz rendelt partnerek listája jelenik meg. Ezen a táblázaton, az „Online jog” oszlopban lévő legördülő menüben szabályozhatjuk, hogy mely partnernél milyen szintű jogot élvez majd a felhasználó:
- A kívánt jogokat kiosztva, majd a [Next] gombra kattintva egy tájékoztató ablakon a [Finish] gombot megnyomva fejeződik be a folyamat:
- A sikeres meghívásról információt kapunk:
Az email küldést és a kiküldött email ellenőrizhetjük a Cég / Email beállítások / Email küldés ellenőrzése menüpontban: