KERESÉS

Menu

Cobra Ügyfélkapu és munkaigény kezelő rendszer

A fejlesztés célja

A Cobra Ügyfélkapu és munkaigény kezelő rendszer célja, hogy:

  • a szolgáltató szervezetek és ezek ügyfelei közötti kommunikációt segítse
  • az ügyfelek igényeinek megfogalmazását, bejelentését biztosítsa szabályozott, jogosultságok kezelésével ellenőrzött formában
  • a lejelentett munkaigények szolgáltató oldali kezelését megvalósítsa:
    • visszajelzések küldése a bejelentőknek
    • munkalapok rögzítése az igények alapján integrált CobraConto.Net ERP rendszeren belül
    • munkalapok zárása, számlázása, akár könyvelése az integrált CobraConto.Net ERP rendszeren belül

 

A rendszer összetevői

  1. Webfelület a bejelentőknek: webböngészőből elérhető felület, melyet a bejelentők használnak igényeik leadása, korábbi igényeik nyomon követése céljára. A felületet kiszolgáló webszervert és adatbázist a Cobra Computer Kft biztosítja.
  2. CobraConto.Net ERP rendszer: Windows operációs rendszeren futtatható .NET keretrendszerben készült ügyviteli szoftver, mely adatbázisával biztosítja a szervezet törzsadatainak (partnerek, cikkek, munkatársak, erőforrások, munkaigények – munkalapok, számlák, stb) kezelését.
  3. Opcionálisan a Cobra.Worksheet API, melynek a webfelületről származó bejentéseket automatán átadja a WORK API, azáltal a CobraConto.Net ERP rendszerben automatán jelennek meg az igények. Ennek hiányában kézzel indítható a még nem szinkronizált igények letöltése. Teljes Cobra hosting igénybevétele esetén a szolgáltató biztosítja.
  4. Opcionálisan a Cobra.Worksheet android mobilalkalmazás, melyen a munkavégzők elérik a nevükre felvett munkalapokat és szerkesztetik azokat.

 

Bejelentkezés a webfelületen

A munkaigény bejelentő webfelület felhasználónév és jelszó megadásával elérhető:

Elfelejtett jelszó pótlására a regisztrált email cím megadásával van lehetőség:

Munkaigény bejelentések képernyő

Belépés után a felhasználó az általa leadott (vagy üres) bejelentések listáját látja, jobb felül pedig sorrendben:

  • [+ Új munkaigény] gomb: új igény leadását kezdi meg a felhasználó
  • Frissítés: a szervertől újra elkéri a belépett felhasználó által jelentett igényeket és listázza
  • Oszlopválasztó: a lista oszlopainak elrejtésére és rejtett oszlopainak megjelenítésére szolgáló funkció
  • PDF ikon: lista tartalmának exportálása PDF-be
  • Excel ikon: lista tartalmának exportálása xlsx-be
  • Keresés mező: lista elemeinek szűkítése a mezőbe írt szövegdarab alapján

 

 

Új igény leadása

A műveletet a felhasználó a Munkaigény bejelentések képernyő [+ Új munkaigény] gomb megnyomásával kezdi. A bejelentő formon található mezők:

  • Bejelentés dátuma: automatikusan kitöltődik az aktuális dátummal, nem lehet megváltoztatni
  • Állapot: automatikusan feltöltődik a Bejelentve értékkel
  • Tárgy: felhasználó által megadandó mező, maximum 50 karakterben
  • Partner: az egyes felhasználókhoz az adminisztrációs felületen partnerek (cégek, szervezetek, egységek) rendelhetők össze, melyek nevében leadhatnak igényeket. A felhasználó tehát azokból választhat, melyekkel össze van rendelve.
  • Igényelt munkatárs: opcionális
  • Legkorábbi kezdő dátum: opcionális
  • Legkésőbbi befejezési dátum: opcionális
  • Leírás: korlátlan számú karakterben leírás a problémáról

 

Bejelentett igény szerkesztése

A szerkesztési műveletet a felhasználó a Munkaigény bejelentések képernyőn egy még Bejelentve állapotú igény megnyitásával kezdi:

 

Munkaigény állapotok

A leadott igények a kezdeti Bejelentve állapoton kívül, az igény kezelése, a kiszolgálási folyamat előrehaladása során az alábbi státuszokban leledzhet:

  • Törölt: a bejelentő (vagy a partnerhez rendelt más, megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó) törölte az igényt a webfelületen
  • Elutasított: a kiszolgáló szervezet utasította el az igényt
  • Bejelentve: a kezdeti státusz
  • Elfogadva: a kiszolgáló szervezet elfogadta az igényt
  • Ütemezve: az igényből már munkalap készült, kijelölt kezdési időponttal
  • Folyamatban: a munkavégző személy megkezdte a munkát és ezt egy opcionálisan használható mobil alkalmazáson jelentette
  • Befejezve: a kiszolgáló szervezet lezárta a munkalapot

 

Igények kezelése a szolgáltatói oldalon

A webfelületen leadott igények automatikusan szinkronizálódnak a szolgáltató részére fenntartott és üzemeltetett CobraConto.Net adatbázisba. (Az automatizmus működéshez szükséges beállításokat teljes Cobra hosting igénybevétele esetén a szolgáltató biztosítja)

A CobraConto.Net vastagklienssel ezen igények életútja kezelhető és követhető.

A CobraConto.Net rendszerbe belépve a Munkalap / Munkaigény bejelentések / Beérkezett munkaigény bejelentések menüpontból nyíló áttekintő ablakon követhetők nyomon és kezelhetők a beérkező igények.

Az áttekintő ablak oszlopai:

  • Állapot
  • Bejelentve
  • Tárgy
  • Bejelentő azonosító
  • Bejelentő név
  • Ügyfélnév
  • Preferált munkavégző
  • Legkorábbi kezdés
  • Legkésőbbi kezdés

A letöltött igényekből a rendszer (paraméterezéstől függően) automatikusan elbírálási feladatot generál egy kijelölt munkacsoport tagjainak a szolgáltató oldalán. Paraméterezéstől függően erről a kollégák emailes értesítést is kapnak.

A feladatok kezeléséről általános leírásunkból tájékozódhatnak a kollégák: https://help.cobra.hu/index.php/2023/07/12/feladatok/

A feladatok listájából a kezelő közvetlenül megnyithatja az igény adatlapját, azt pedig elutasíthatja vagy elfogadhatja.

 

Elutasítás

A munkaigények elbírálására jogosult CobraConto.Net felhasználó a beérkezett igényt elutasíthatja egy indoklás kíséretében:

Az Elutasítva állapot az [OK] gomb megnyomásával nem csak szolgáltató CobraConto.Net adatbázisába kerül mentésre, hanem a bejelentő webfelület adatbázisába is szinkronizálásra kerül, hogy a bejelentő értesüljön a változásról:

Elfogadás

A munkaigények elbírálására jogosult CobraConto.Net felhasználó a beérkezett igényeket elfogadhatja, mely művelet egy automatikus munkalap generálást indít. Az Elfogadva állapot [OK] gomb megnyomásával nem csak szolgáltató CobraConto.Net adatbázisába kerül mentésre, hanem a bejelentő webfelület adatbázisába is szinkronizálásra kerül, hogy a bejelentő értesüljön a változásról.

Ügyfelek és felhasználók kezelése a szolgáltatói oldalon

A webfelületen ügyfélként szereplő entitások a szolgáltató CobraConto.Net adatbázisában partnerként, pontosabban egy partner egy telephelyeként reprezentálódnak. Amennyiben a partnernek nincs egyéb telephelye, 1 akkor is van, a székhelynek nevezett „szervezeti egység”.

A felhasználók pedig a szolgáltató CobraConto.Net adatbázisában mint Kapcsolattartó-k szerepelnek. A kapcsolattartók vannak összerendelve a partnerekkel és partnerenként megadva az online jog szintje:

  • A Végrehajtó a saját bejelentéseit láthatja és kezelheti (módosítás, törlés, amíg a munkaigény nem lett elbírálva)
  • A Vezető a végrehajtói jogkörön kívül többletjogokkal rendelkezik, a többi felhasználó által benyújtott bejelentéseket is láthatja és kezelheti (módosítás, törlés, amíg a munkaigény nem lett elbírálva)

A kapcsolattartó email címe, mely felhasználónévként is szolgál a bejelentő felületen, egy kiemelt kommunikációs csatorna értékeként kell, hogy rögzítve legyen a szolgáltató adatbázisában. A kiemelt kommunikációs csatornát a Munkaigény bejelentési beállítások ablakon adjuk meg. Példánkban ez az „E-mail” nevezetű:

A kapcsolattartó adatlapján tehát az „E-mail” elérhetőség értékét kell rögzítenünk:

Új felhasználó meghívása

A műveletet az Üzletvitel / Munkalap / Karbantartás / Ügyfélkapu felhasználók menüpontban végezhetjük el, az [Új adat] gomb megnyomására elinduló varázslóban.

  1. Kattintsunk az [Új adat] gombra:

  2. [Next], majd a következő ablakon válasszuk ki:
    1. az email sablont, mely a felhasználó részére küldendő meghívó email szövegezését tartalmazza
    2. magát a kapcsolattartót, akit szeretnénk meghívni a rendszerbe

  3. A kapcsolattartó betallózása után annak email címe megjelenik az ablakon, illetve a WORK rendszerből lekérdezésre kerül, hogy az email címmel létezik-e már felhasználó:

    Amennyiben már létező felhasználóról van szó, részletes információk jelennek meg az online ellenőrzés eredményeképp:

  4. Még nem létező email címet választva a [Next] gomb megnyomására a következő képernyőn a kiválasztott kapcsolattartóhoz rendelt partnerek listája jelenik meg. Ezen a táblázaton, az „Online jog” oszlopban lévő legördülő menüben szabályozhatjuk, hogy mely partnernél milyen szintű jogot élvez majd a felhasználó:

  1. A kívánt jogokat kiosztva, majd a [Next] gombra kattintva egy tájékoztató ablakon a [Finish] gombot megnyomva fejeződik be a folyamat:

  2. A sikeres meghívásról információt kapunk:

Az email küldést és a kiküldött email ellenőrizhetjük a Cég / Email beállítások / Email küldés ellenőrzése menüpontban:

Print Friendly, PDF & Email
Top