Az összetett munkalapok több fázisban elvégzett, komplexebb munkafolyamatok adminisztrációjára szolgálnak. A munkalapon rögzített tevékenységek egy vagy több eszközhöz is kapcsolódhatnak.

Kötelezően megadandó adatok

• Tárgy: a munkavégzés tárgya
• Típus: a Karbantartás/Munkalap típus menüpontban megadott típusok közül választhatunk
• Bejelentve: a munkavégzési igény bejelentésének dátuma
• Felelős: a Karbantartás/Munkavégzők táblában megadott személyek közül választhatunk
• Leírás: kötelező szabad szöveges mező a szolgáltatás jellegének, módjának, hibajelenségnek, egyéb szükséges adatok, stb. megadására
• Munkavégzési és számlázási cím: a szolgáltatás megrendelőjét/fizetőjét kiválaszthatjuk a partnertörzsből, de rögzítés nélkül egyszerűen kitöltve a mezőt is megadhatjuk a partnert

Ezen adatok megadása után már rögzíthető a munkalap.

További munkalap adatok

• Megrendelő levél: a Karbantartás/Megrendelés levél paraméterek menüpontban rögzített megrendelő formátumok közül választhatunk, amennyiben a munka megkezdése előtt megrendelést szeretnénk nyomtatni/aláíratni az ügyféllel
• Munkavégzés ideje: a vállalt szolgáltatás kezdő és záró időpontját adhatjuk meg dátum + óra:perc adatokkal
• Munkavégzési cím adatok: a Számlázási címtől eltérő munkavégzési cím rögzítésére szolgál, telephelyi munkavégzés esetén üres
• Jellemzők: munkalapra rögzíthető jellemzők megadására szolgál. A jellemzők létrehozása, kezelése a Jellemzők című bejegyzésben részletesen olvasható. Helyük a Munkalap fülön:

  

• Munkavégzési cím Elérhetőségek: rögzített partner kiválasztása esetén a Kommunikációs csatornák menüpontban megadottak alapján feltölti a rendszer, de szükség esetén kézzel is megadható az adatok:

  

Ügyfél eszközök

Amennyiben a munkavégzés egy vagy több ügyfél által tulajdonolt eszközhöz kapcsolódik, rögzítsük ezeket ebben a szekcióban:

 

Munkafázisok és tételek

A normál munkalapon munkafázisonként rögzíthetünk :

• munkaműveletet
• munkavégzőt
• kapcsolódó eszközt
• munkavégzés dátumát
• leírást
• állapotot

Minden munkafázishoz külön rögzíthetjük a tételeket. Tétel rögzítése nem kötelező, hisz nem biztos, hogy a megrendelés felvétele vagy a munka megkezdése előtt pontosan tudjuk ezeket. Új tételt a munkalapfázis ablakból is rögzíthetünk:

Vagy a kijelölt munkafázishoz tartozó Tételek szekcióban is megnyomhatjuk az [Új adat] gombot:

A tétek választhatóak a terméktörzsből (ekkor a terméknél rögzített listaár vagy a partnerre vonatkozó szerződéses ár, a mennyiségi egység és az ÁFA% is betöltődik) vagy kézzel is beírhatóak ezek az adatok.

Az “Elszámolás” oszlopban kiválasztott Elszámolás típus feltölti a munkavégző kollégával/alvállalkozóval való %-os elszámolás értékét és “Sz” (számlázandó) oszlop jelöltségét is beállítja. Ezek kézzel szintén felülbírálhatóak.

A számlázandó típusú munkalap esetén rögzített tételek kerülnek a számlára, amennyiben a tételsor végén látható “Sz” oszlop ki van pipálva.

Bizonylat generálás / nyomtatás

Újdonság a régi munkalap készítő ablakhoz képest a bizonylat nyomtatási, távnyomtatási és email küldési kimenteinek egy oldalra összefoglalása, mely a Bizonylat generálás fülön találhatók.

Ezen a fülön állíthatjuk be a használni kívánt bizonylatformátumot:

A [Nyomtatási kép] gombra vagy az ablak bal felső [Nyomtatási kép] ikonjára kattintva bizonylatírás közben is megtekinthetjük hogyan nézne ki a választott formátummal a bizonylat:

Nyomtatás

Amennyiben bepipáljuk a funkciót, a táblázatból kiválaszthatjuk mely bizonylat és dokumentum ill. mely csatolmánya legyen nyomtatva a munkalapnak és ezek hány példányban:

Távnyomtatás

Csakúgy, mint a többi bizonylat esetén, ahol lehetőség van távnyomtatással küldeni a bizonylatot, a Távnyomtatás beállítások-nál szükséges megadni a Munkalap típusú bizonylathoz a kapcsolattartási adatokat, melyek a távnyomtatás értesítő emailben megküldésre kerülnek az érdeklődőnek. Például ez:

így jelenik meg az értesítő levélben:

A szekcióban megadhatók a címzettek és a küldendő csatolmányok:

Email

Lehetőségünk van a fenti kettő helyett / mellett emailben küldeni az ajánlatot. Ehhez szükség van legalább egy email sablonra, és arra hogy a CobraMessageServer.exe vagy CobraMessageService.exe fusson a helyi gépen vagy a szerveren.

Beállítások a szekcióban:

Hogy a véglegesítés során mely kimeneteken kerül küldésre a bizonylat és a dokumentum, pipákkal szabályozható az [OK] gomb mellett is:

Kötelezően megadandó adatok

• Típus: a Karbantartás/Munkalap típus menüpontban megadott típusok közül választhatunk
• Bejelentve: a munkavégzési igény bejelentésének dátuma
• Felelős: a Karbantartás/Munkavégzők táblában megadott személyek közül választhatunk
• Leírás: kötelező szabad szöveges mező a szolgáltatás jellegének, módjának, hibajelenségnek, egyéb szükséges adatok, stb. megadására
• Partner: a szolgáltatás megrendelőjét/fizetőjét kiválaszthatjuk a partnertörzsből, de rögzítés nélkül egyszerűen kitöltve a mezőt is megadhatjuk a partnert

Ezen adatok megadása után már rögzíthető a munkalap.

További munkalap adatok

• Megrendelő levél: a Karbantartás/Megrendelés levél paraméterek menüpontban rögzített megrendelő formátumok közül választhatunk, amennyiben a munka megkezdése előtt megrendelést szeretnénk nyomtatni/aláíratni az ügyféllel
• Munkavégzés ideje: a vállalt szolgáltatás kezdő és záró időpontját adhatjuk meg dátum + óra:perc adatokkal
• Munkavégzési cím adatok: a Számlázási címtől eltérő munkavégzési cím rögzítésére szolgál, telephelyi munkavégzés esetén üres
• Jellemzők: munkalapra rögzíthető jellemzők megadására szolgál. A jellemzők létrehozása, kezelése a Jellemzők című bejegyzésben részletesen olvasható.
• Elérhetőségek: rögzített partner kiválasztása esetén a Kommunikációs csatornák menüpontban megadottak alapján feltölti a rendszer, de szükség esetén kézzel is megadható az adatok

Ügyfél eszközök

Amennyiben a munkavégzés egy vagy több ügyfél által tulajdonolt eszközhöz kapcsolódik, rögzítsük ezeket ebben a szekcióban:

Egyéb adatok

Kiegyenlítés adatok: már leszámlázott munkalap esetén a kiállított számla száma és kiállítási dátuma mellett a Fizetési teljesítés ellenőrzés funkció futtatása után a kapcsolódó számla kiegyenlítés adatait is láthatjuk

Egyéb adatok: a szekcióban adhatóak meg szabad szöveges módon a munkalapra rögzíthető egyéb adatok. A megnevezések a Karbantartás/Egyéb adatok menüpontban rögzíthetők.

Munkafázisok és tételek

A normál munkalapon munkafázisonként rögzíthetünk :

• munkaműveletet
• munkavégzőt
• kapcsolódó eszközt
• munkavégzés dátumát
• leírást
• állapotot

Minden munkafázishoz külön rögzíthetjük a tételeket. Tétel rögzítése nem kötelező, hisz nem biztos, hogy a megrendelés felvétele vagy a munka megkezdése előtt pontosan tudjuk ezeket.

A tétek választhatóak a terméktörzsből (ekkor a terméknél rögzített listaár vagy a partnerre vonatkozó szerződéses ár, a mennyiségi egység és az ÁFA% is betöltődik) vagy kézzel is beírhatóak ezek az adatok.

Az “Elszámolás” oszlopban kiválasztott Elszámolás típus feltölti a munkavégző kollégával/alvállalkozóval való %-os elszámolás értékét és “Sz” (számlázandó) oszlop jelöltségét is beállítja. Ezek kézzel szintén felülbírálhatóak.

A számlázandó típusú munkalap esetén rögzített tételek kerülnek a számlára, amennyiben a tételsor végén látható “Sz” oszlop ki van pipálva.

Megrendelő levél és munkalap nyomtatása

A kötelező adatok kitöltése után a munkalap rögzíthető, és a folyamattól függően megrendelő levél és/vagy munkalap nyomtatható.

Az aktuális munkalap kijelölése után a munkalapok tallózó ablakában a Munkalap nyomtatás vagy a Megrendelő nyomtatás opció választható:

Megrendelő levél kiküldése e-mailen

A Megrendelő küldése gombot megnyomva a tallózó ablakon, a kijelölt munkalapon rögzített kapcsolattartási e-mail címre, a munkalapon megadott megrendelő sablont kitöltve és PDF-ként mellékelve küldhetünk e-mail partnerünknek.

Az Email ellenőrzés gombot megnyomva áttekinthetjük a generált e-maileket, azok státuszát (küldendő/kiküldve/sikertelen/küldés alatt) és ellenőrizhetjük a mellékleteket is:

Munkalap lezárása

A szolgáltatás elvégzése után a munkalap lezárt állapotba helyezhető, amennyiben a Lezárással opciót jelölve mentjük el:

Lezárt munkalap már csak olvasásra nyitható meg, azon adatot módosítani nem lehet.