Bevezetés

A Szerződés modul a CobraConto.Net rendszeren belül biztosítja:

• a céges szerződések létrehozását a rendszer szövegszerkesztőjével létrehozható sablonok alapján
• ezek engedélyezési és aláírási folyamatának kezelését
• a szerződések tárolását, visszakereshetőségét
• már meglévő, korábban megkötött szerződések tárolását és kereshetőségét

 

Életciklus

A létrehozás szakasza mind a kibocsátás, mind pedig a befogadás esetében azonos elvet követ, melyet az alábbi ábra szemléltet:

A CobraConto.Net szerződéskezelőjében a szerződéskötési folyamat során a szerződések mindig valamilyen státuszban vannak, mely státuszokhoz a rendszer automatikusan feladatot oszt ki az egyes munkacsoportoknak vagy a Szerkesztők csoport valamely tagjától egy művelet elvégzését várja, hogy a folyamat egy következő állapotba léphessen.

 

Nézzünk egy ideális folyamatot, ahol egyik szereplő sem él visszautasítással vagy módosítási igénnyel a szerződés aláírásáig és az hatálybaléphet:

Lépés	Szerződés státusza	Kiosztott feladat	Művelet	Magyarázat
1	Vázlat	Szerződés készítési igény		A feladatot elvégzi a Szerkesztők csoport.
1/b (opcionális)	Előkészített	Szerződés átnézési igény		Opcionális Elvégzi, jóváhagyja a feladatot a Szerkesztést átnéző jóváhagyók csoport valamely tagja.
2	Átnézett		Szerződéstervezet kiküldése	Kiküldi email-en a szerződés PDF-et a partner(ek)nek a Szerkesztők csoport valamely tagja, hogy az(ok) is láthassák, véleményezhessék azt.
3	Tervezet		Tervezet érkeztetése: Elfogadva státuszban	A partnerek visszajeleznek, hogy a szerződést elfogadják / elutasítják / módosítási igényük van A Szerkesztők csoport valamely tagja végzi el a tervezet érkeztetését. Példánkban Elfogadva státuszban rögzítik ezt.
4	Elfogadott	Jóvahagyási igény		Elfogadott státuszban érkeztetett tervezet után belső jóváhagyást kell kapnia a szerződésnek. A műveletet elvégzi, vagyis jóváhagyást ad a Jóváhagyók csoport 1 vagy több tagja szerződésösszegtől függően.
5	Jóváhagyott	Aláírási igény		Jóváhagyás után aláírásra kerül a szerződés. A feladatot elvégzi az Aláírók csoport 1 vagy több tagja szerződésösszegtől függően.
6	Aláírt		Kiküldés aláírásra	A Szerkesztők csoport tagja csatolja a kész, aláírt példányt és kiküldi aláírásra (postán vagy emailben) a partner(ek)nek.
7	Végleges		Aláírás érkeztetése	A Szerkesztők csoport tagja csatolja a kész, a partner(ek) által is aláírt példányt és Hatályba lépve státuszban elvégzi az érkeztetés műveletet.
8	Hatályos			A szerződés hatálybalép. Művelettel van lehetőség megszűnteni Teljesítéssel, Szerződés szegéssel vagy Közös megegyezésre hivatkozva.

 

Természetesen a folyamat résztvevői (akár belső munkatárs, akár a partner részéről) elutasíthatja a szerződést vagy módosítási igénnyel élhet azzal kapcsolatban. Ekkor folyamatunkban a szerződés Törölt státuszt kap vagy a Szerkesztők csoport tagjai Módosítási igény feladatot kapnak és a szerződés újra Vázlat állapotú lesz és verziószáma eggyel nő.

A kiosztott feladatokat “Törölt ” vagy “Meghiúsult” állapotjellel lezárva a következő állapotváltozások következnek be:

Állapot	Feladat	Elutasítás esetén az állapot	Magyarázat
Jóváhagyott	Aláírási igény	Vázlat	Az aláíró megtagadja az aláírást, így a Szerkesztők csoport tagjai Módosítási igény feladatot kapnak, a szerződés állapota pedig Vázlat-ra vált.
Vázlat	Módosítási igény	Törölt	A Módosítási igény elvégzését megtagadja a szerkesztő, a szerződés állapota Törölt-re vált.
Elfogadott	Jóváhagyási igény	Vázlat	Az jóváhagyó Elutasítva döntést hoz, így a Szerkesztők csoport tagjai Módosítási igény feladatot kapnak, a szerződés állapota pedig Vázlat-ra vált.
Előkészített	Előzetes jóváhagyási igény	Vázlat	A szerkesztést áznéző jóváhagyó Elutasítva döntést hoz, így a Szerkesztők csoport tagjai Módosítási igény feladatot kapnak, a szerződés állapota pedig Vázlat-ra vált.

Adattartalom

Metaadatok

Metaadatoknak nevezzük azokat a strukturált adatokat, melyek egy-egy szerződéshez köthetők, és melyek alapján azok kereshetők, azokkal kapcsolatos funkcionalitások vezérelhetők, valamint azok a szerződés szövegébe automatizáltan integrálhatók.

A szerződés sablonok natívan tartalmaznak néhány metaadatot (pl. szerződésszám, keltezés, érték stb.), míg továbbiak vehetők fel jellemzők formájában.

Sablonok

A szerződés sablonok általában olyan, a jogászok által összeállított dokumentumok, melyek alapján – azok metaadatainak kitöltésével – egyedi szerződések hozhatók létre.

Értelmezzük a formátum nélküli sablon fogalmát is, mely esetben csak a jellemzőket (metaadatok) és a kategória besorolásokat adjuk meg, de formátumot nem. Ezek a sablonok a már meglévő, vagy a befogadott szerződések kitöltésénél jelentenek segítséget.

A sablonokon metaadatként felhasználhatók a szerződések natív adatai, a hozzájuk rendelt bizonylat-jellemzők, a saját cég- és a szerződő felek adatai.

Emlékeztetők

A szerződésben érdekelt felek emlékeztetőket állíthatnak be a szerződési határidőkre.

Például, a szerződő felek a szerződés lejáratára emlékeztető e-mailt, vagy valamilyen más értesítést kaphatnak, amely jelzi a közelgő határidőt, vagy a megújítható szerződések megújítási határideje előtt értesítés küldhető, hogy a teljesítés felülvizsgálata esedékes, a megújíthatóság mérlegelendő.

A szerződés időpont típusú metaadataira emlékeztető köthető.

Az emlékeztetők (és a feladatokról értesítők) küldhetők mobilra azonnali értesítés formájában, ha van előfizetésünk ilyen szolgáltatásra (pl. WonderPush).

Szerződésérték

A szerződés értéke, más néven a teljes szerződésérték (Total Contract Value = TCV), egy adott szerződés vagy megállapodás végrehajtása utáni pénzügyi értéke.

Ez az összeg tartalmazza a havi ismétlődő bevételt (MRR), amelyet meg kell szorozni a szerződés időtartama alatti hónapok számával, valamint az esetleges egyszeri díjakat.

A számítási képlet a következő: (Havi ismétlődő bevétel * Szerződés időtartama hónapokban) + Egyszeri díjak

Mérföldkövek

A mérföldkő egy olyan kötelezettség, amelyet a partnernek teljesítenie kell a szerződés követelményeinek megfelelő teljesítése érdekében.

A mérföldkövekhez ellenőrök csoportja rendelhető, akik számára a rendszer feladatot generál a mérföldkő dátumára időzített határidővel.

Állapotok (státuszok)

A szerződés életciklusa állapotokkal jellemezhető, melyek között tevékenységek és események hatására történik váltás:

Verziók

A szerződés verziószámot visel. Az első létrejöttekor 1-es verziót kap, majd valahányszor a létrehozási folyamatban a szerződő felek, jóváhagyók, vagy aláírók módosítási igényt jelentenek be, a szerződés aktuális állapotát elmentjük, a verziószámot egyel növeljük. Az elmentett verziók bármikor visszanézhetők.

Szervezés

A CobraConto.Net rendszerben a szerződéseket állományokba szervezzük, mely állományokhoz adóévenként bizonylattömbök (iktató tömbök) kapcsolódnak.

A szerződés-állományok meghatározzák a szerkesztők, jóváhagyók és aláírók körét, hozzárendelt munkacsoportok formájában.

Az állomány devizája: A jóváhagyási- és aláírási szintek ebben a devizában értendők.

Az egyes szerződések devizaneme lehet eltérő, azokban az esetekben a könyvelési devizára konvertált összegeket hasonlítjuk össze.

Alapértelmezett forrás mondja meg, hogy az adott állományba új szerződés rögzítésekor a rendszer milyen forrást ajánljon fel.

Szintén az állományokhoz kapcsolódnak az állományban felhasználható szerződés-sablonok.

A bizonylattömbökhöz a megszokott módon jogosultságokat rendelhetünk, ezzel biztosítva a felhasználók számára a szabályozott hozzáférést a szerződésekhez.

Nyilvántartás

A CobraConto.Net ERP egyéb bizonylataival ellentétben itt nem kezelünk előkészített fázist, mivel kibocsátáskor egy sablonra támaszkodunk, befogadáskor pedig egy már előkészített szerződést rögzítünk.

Ennek megfelelően a szerződéseket bizonylatszámmal látjuk el születésük pillanatában, mely bizonylatszám iktatási azonosítóként is szolgál.

A kimenő- és bejövő szerződések egyaránt kapnak iktatási azonosítót, valamint megjelöljük az irányukat. A kimenő szerződések esetében a „Szerződésszám” mezőbe is az iktatószám kerül, míg bejövő szerződés esetén a partner által adott szerződésszámot tartalmazza.

Folyamatok

Kibocsátás (kimenő szerződés)

Kimenő szerződés létrehozási folyamata a CobraConto.Net rendszerben a fenti elvet követi, melyet az alábbi ábra szemléltet, ahol a fehér téglalapok jelképezik a szerződést annak különböző státuszaiban:

Létrehozás

A szerződés első változatának létrehozása, varázslóval, sablon alapján.

Átnézés = Belső egyeztetés

Miután elkészült a szerződés első vázlata, az érintett érdekelt felek azt belsőleg felülvizsgálhatják.

A szerződéshez feladatokat osztunk ki az érintettek számára.

Az érintettek átnézik a szerződés-tervezetet, és ha kell, módosítanak rajta.

A szerződés ebben a státuszban marad, míg a szükséges számú feladat le nem zárul.

Ha valaki módosított rajta, a feladatokat újra kiosztjuk.

Ha nincs már módosítás, a szerződés státuszt vált előre.

Tárgyalás = Külső egyeztetés

A szerződés tárgyalása magában foglalja a szerződés feltételeinek megvitatását a szerződéses partnerekkel.

A szerződés-tervezetet megküldjük a szerződéses partnernek.

Ha a válasz módosítási javaslatokat tartalmaz, egy felelős személy (szerződés gazdája) új verziót hoz létre a szerződéshez, becsatolja a dokumentumot (módosítási igény leírását) a szerződéshez, majd feladatokat oszt ki annak átnézésére (Belső egyeztetés), a szerződés vissza lép a megelőző státuszba.

Ha nincs módosítási javaslat, a szerződés státuszt vált előre.

Jóváhagyás

Miután megtárgyalták a szerződést, és mindkét fél elégedett az elfogadott változattal, a szerződést az érdekelt feleknek jóvá kell hagyniuk.

A szerződéshez feladatokat osztunk ki az érintettek számára.

Az érintettek átnézik az elfogadott szerződést, és jóváhagyják, vagy visszaküldik átdolgozásra.

A szerződés ebben a státuszban marad, míg a szükséges számú feladat le nem zárul.

Ha volt visszaküldés, a szerződés visszalép a vázlat státuszba, a többi feladat törlődik.

Ha nem volt visszaküldés, és a szükséges számú jóváhagyást megkapta, a szerződés a jóváhagyott státuszba lép.

Jóváhagyói aláírás nyomtatása

Később, ha a szerződés a következő állapotokba kerül, szükség lehet arra, hogy a nyomtatott szerződésen látsszon a jóváhagyó(k) neve, aláírása. Mivel a partnernek nem szeretnénk elküldeni ezt az információt, a szerződés belső használatú mellékleteként nyomtatjuk ki és fűzzük le, hasonlóan, mint a számlához mellékelt kontír-lapot.

Aláírás

Miután mindkét fél jóváhagyta, a szerződés aláírható.

Hagyományos papír alapú szerződések esetén a szerződésgazda kinyomtatja a jóváhagyott szerződést, aláíratja a megfelelő személlyel, majd elküldi a partnereknek aláírásra.

Ha mindkét fél rendelkezik elektronikus aláírással, akkor a nyomtatás helyett PDF állományt generál, azt elektronikusan íratja alá, és azt küldi el a partnereknek.

A szerződések bizonyos fajtái – pl. a titoktartási megállapodások – nem igényelnek saját kezű aláírást csak a másik fél részéről, a kibocsátó aláírása automatikusan rányomtatható. Ebben az esetben az aláírás lépés a kibocsátó oldalán elmarad, a jóváhagyott szerződést azonnal megküldjük a partnernek.

A szerződés státuszát aláírtra állítja.

Archiválás

A szerződésgazda a partnertől visszakapott aláírt példányt – papír esetén digitalizálja, majd – becsatolja.

A szerződés státuszát hatályosra állítja.

Bejövő szerződés befogadása

A szerződés befogadás folyamata a szerződés kibocsátással nagyon hasonló, azzal, hogy a létrehozás nem a sablon kiválasztását jelenti, hanem a kapott szerződés-tervezet becsatolását.

Befogadás esetében a szerkesztés csupán a metaadatokban bekövetkezett változások rögzítését jelenti, illetve hogy új verzió rögzítése a megkapott dokumentum becsatolását jelenti generálás helyett.

Megújítás

A szerződés megújítása eltér a szerződés meghosszabbításától, mivel a szerződés megújítása általában új szerződés létrehozását eredményezi, míg a szerződés meghosszabbítása jellemzően egy meglévő szerződés időtartamának meghosszabbítására irányul.

A megújítás technikailag új szerződés létrehozását jelenti a meglevő alapján (másolással), lecserélve annak dátumait az aktuális értékekre. Innen a folyamat megegyezik a teljesen új szerződés létrehozásával.

Az új szerződés varázsló előtöltve jelenik meg (pl. partner, kezdő dátum a régi szerződés lejárta utáni nap stb.).

A szerződés-megújítások kezeléséhez automatikus emlékeztetőket alkalmazunk, amelyek a megújítási határidő előtt értesítik a megadott felhasználókat, mely lehetővé teszi, hogy időben döntés szülessen arról, hogy az adott szerződést meg kívánjuk-e újítani, újratárgyalni vagy felbontani a megállapodást.

Hosszabbítás

A szerződés meghosszabbítása a felek megállapodása a meglévő szerződés érvényességi időtartamának meghosszabbításáról.

A szerződéshosszabbítás megvalósítható akár új szerződés megkötésével, vagy a régi módosításával. Mindkét esetben a feltételek változatlanok, csupán a szerződéses dátumok (lejárat, felmondás) változnak.

Megszűnés

Teljesítéssel

A szerződés teljesítéssel szűnik meg, ha valamennyi fél a szerződéses kötelezettségét maradéktalanul teljesítette.

Általános szabály, hogy a szerződés teljesítéséhez minden szerződési feltételt teljes egészében és pontosan a leírtak szerint kell teljesíteni.

Szerződésszegéssel

Ha a szerződő felek közül egy, vagy több nem teljesíti (vagy megtagadja) szerződéses kötelezettségeit, a vétlen fél jogosult a szerződés felmondására.

Közös megegyezéssel

A szerződés befejezése, mielőtt a benne foglalt kötelezettségeket valamennyi fél teljesítette volna.

A szerződés befejezése esetén a szerződő felek mentesülnek a szerződés szerinti kötelezettségeik további teljesítése alól.

Egy hatályos szerződés felmondásához mindenképpen szükséges felmondási nyilatkozatot készíteni és benyújtani a szerződő feleknek.