KERESÉS

Menu

Meglévő szerződés rögzítése

Meglévő szerződésnek nevezzük azokat a szerződéseket, melyek a szerződéskezelő rendszer használata előtt, azon kívül kötött cégünk. Meglévő szerződés lehet kimenő vagy bejövő is.

A sablonok használata célszerű régebbi szerződéseink felvitelekor is, mert a dokumentum megszerkesztése nélkül is rögzíthetők a jellemzők, metaadatok, amely a szerződések rögzítését és későbbi előkeresését gyorsítja, illetve kimutatások készíthetőek rá.

Lépések

  1. Meglévő szerződések felvitelét a Szerződések / Szerződések menüpontból nyíló áttekintő ablakban indíthatjuk az [Új adat] gombra kattintva. Ennek hatására egy varázsló első ablaka jelenik mely, mely lépésenként végig vezet a szerződés adatainak megadásán. A varázsló [Next] gombjával mindig a következő lapra lépünk, a [Back] gombbal vissza, a [Cancel] megszakítja az adatrögzítést:

  2. A 3 kötelező adaton (Állomány, Adóév, Szerződés iránya) jelöljük be a “Meglévő szerződés rögzítése” pipát:

  3. A varázsló következő ablakán szereplő adatok:
    • Szerződés sablon: meglévő szerződés esetén is hasznos, ha egy sablon által definiált jellemző halmazt nyilvántartunk ezekről. Ettől eltekintve nem kötelező, ha a helyzet úgy kívánja, kézzel is felvehetők a szükséges jellemzők
    • Szerződésszám: enélkül nincs szerződés, de meglévő szerződés esetén ezt nem a rendszer generálja, hanem kézzel adjuk meg a már megkötött szerződés szerződésszámát
    • Státusz: meglévő szerződéseinket a szerződés pillanatnyi állapotában (státuszában) rögzítjük. Ezekhez nem szükséges létrehozási – engedélyezési folyamat, már kész vannak. A választható státuszok:
      • Hatályos: élő szerződés
      • Felfüggesztett
      • Törölt
      • Teljesített: megszűnt, lejárt a határideje
      • Befejezett
      • Felmondott
    • Keltezés: a szerződésen szereplő kelte dátum
    • Határozatlan idejű: nincs kifejezett lejárati dátum
    • Hatályba lépés: a szerződés hatályának kezdő dátuma
    • Lejárat: amennyiben nem határozatlan idejű a szerződés, kötelező
    • Érték: A szerződés értéke, más néven a teljes szerződésérték (Total Contract Value = TCV)
    • Deviza

  4. A következő lapon a szerződő fél megadása szükséges, a rendszerben szokásos partnertallózó ablakot használva:
    A Kapcsolat mezőben a partnerhez rögzített kapcsolattartók listájából választhatjuk ki az aktuális szerződéssel kapcsolatban illetékes kontaktot:Az Azonosítók fülön a szerződő partner azonosítóiból választhatunk, melyek fontosak a konkrét szerződés esetében:Végül a Kommunikáció fülön azon kommunikációs csatornákat rögzíthetjük, melyeken a szerződéssel kapcsolatban a partnerrel kommunikálunk. Ez lehet a kiválasztott kapcsolattartóhoz vagy partner tartozó adat, melyet korábban már rögzítettünk, de egyedi értékek is megadhatók:

  5. A partner megadását elvégezve, a [Next] gomb megnyomása után egy összefoglalót kapunk, melyen áttekinthetjük a varázslóban megadott adatokat:

    Ha bármi hibát vétettünk a rögzítés során, a [Back] gombbal visszaléphetünk a lapokon és módosíthatjuk azt. A [Finish] gombot megnyomva a szerződés adatlapja jelenik meg.

  6. A szerződés adatlapjára a varázslóban megadott adatok bekerülnek és az Irány ill. a Szerződésszám kivételével módosíthatók is akár.

  7. A varázslóban kiválasztott sablonhoz rendelt jellemzőket a Jellemzők szekcióban tölthetjük fel:
    Ezenkívül bármilyen egyéb szerződésre vonatkozó jellemzőt felvehetünk az [Új adat] gombot megnyomva:

    Ebben az eseteben a “Nyomtatás bizonylatra” jelölő irreleváns, nem befolyásolja a visszakereshetőséget.

  8. A korábban megkötött szerződés szkennelt példányát a Csatolmányok szekcióban adhatjuk hozzá szerződés adatlapjához:

  9. Végül az adatlap jobb alsó sarkában található [OK] gombra kattintva menthetjük a szerződést.
Print Friendly, PDF & Email
Top