KERESÉS

Menu

Szerződés állományok paraméterezése

A CobraConto.Net rendszerben a szerződéseket állományokba szervezzük, mely állományokhoz adóévenként bizonylattömbök kapcsolódnak.

Az állományok meghatározzák, hogy:

  •  a bennük rögzített szerződések cégünk mely telephelyén kezelődnek
  •  a bennük rögzített szerződések adóévenként milyen bizonylattömbben kerülnek rögzítésre
  • a munkacsoportokat, melyek tagjai a szerződés különböző állapotaiban különböző műveleteket és feladatokat végezhetnek (a szerződés előkészítésétől hatálybalépéséig egy folyamatot vezérel a program, mely a feladatok és műveletek elvégzésével halad előre vagy lép vissza)
  • a szerződésösszegtől függően milyen jóváhagyási és aláírási szinteket vesz figyelembe a program
  • mely szerződés sablonok használhatók az adott állományba rögzített szerződések alapjául
  • milyen e-mail sablont használjon a program a szerződés tervezet és a kész szerződés aláírásra küldésekor

 

Alapadatok

Ebben a szekcióban adjuk meg az alábbi adatokat:

  • Megnevezés: a szerződés állomány megnevezése
  • Telephely: cégünk mely telephelyén kezelődnek az ide rögzített szerződések
  • Deviza: milyen devizában értelmezzük az ide rögzített szerződések értékét
  • Alapért. forrás: alapértelmezetten ebbe az állományba Új vagy már Meglévő (a rendszer használata előtt megkötött) szerződéseket kívánunk rögzíteni
  • Sablon megadása kötelező: milyen irányú (kimenő vagy bejövő) szerződés rögzítése esetén kötelező sablont is használnunk. Pipa hiányában nem kötelező sablont választani a szerződés létrehozásához, így a szükséges jellemzőket kézzel vesszük fel és adjuk meg a szerződésen és nyomtatni sem tudunk szerződést. Bejövő (a partnerünk által elkészített) vagy már meglévő szerződés esetén például lehet, hogy sablon használatára nincs szükségünk, mivel a szerződés nyomtatványa (fizikai megjelenése, PDF-ben vagy nyomtatóra) nem a mi rendszerünkben készül.

Bizonylattömbök

Ebben a szekcióban adjuk meg, hogy az állomány adóévenként milyen állományjellel és kezdő sorszámmal ossza ki a szerződések iktató és szerződésszámát:

Bejövő és meglévő szerződés esetén természetesen csak iktatószám generálódik automatikusan, magát a szerződésszámot kézzel fogjuk megadni a rögzítés során.

A bizonylattömbökhöz a megszokott módon jogosultságokat rendelhetünk, ezzel biztosítva a felhasználók számára a szabályozott hozzáférést a szerződésekhez.

Szerkesztők

Az itt megadott munkacsoport tagjai:

  • fogják megkapni a Szerződés készítési igény és Módosítási igény feladatokat a szerződés Vázlat állapotában
  • szerződésgazdaként ők tudják végrehajtani a szerződésekhez kapcsolódó műveleteket (törlés, megszűntetés, kiküldés, érkeztetés, stb)
  • tudják a szerződéssablon alapján generált szerződés szöveget szerkeszteni / módosítani (már ha az alapul vett sablonnál jelölve van a szerkeszthető pipa)

Szerkesztést átnéző jóváhagyók

Az itt opcionális (nem kötelezően) megadott munkacsoport tagjai a Szerződés készítési igény feladat elvégzése után beállt Előkészített állapotú szerződéskről kapnak Szerződés átnézési igény feladatot. Amennyiben ebben a szekcióban nem adunk meg munkacsoportot, a szerződés Vázlat állapotból rögtön Átnézett lesz, kihagyva a Szerződés készítési igény feladatot.

Szerződés jóváhagyási szintek

Ebben a szekcióban összegtől függő módon határozhatjuk meg, hogy mely munkacsoportból hány darab jóváhagyás szükséges szerződéshez. A jóváhagyást a munkacsoport tagjai a számukra kiosztott Jóváhagyási igény feladatot “jóváhagyva” státuszban lezárva tudják majd megadni. Példánkban 1 HUF-tól a “Jóváhagyók” csoportból elég 1 darab jóváhagyás, tehát elég egy darab felhasználó által “jóváhagyva” státuszban lezárt feladat, 1 000 0000 HUF-tól viszont ugyanezen csoport két különböző felhasználójától kell “jóváhagyva” státuszban lezárt feladat, hogy a szerződéskötési folyamat tovább haladhasson.

Aláírási szintek

Ebben a szekcióban összegtől függő módon határozhatjuk meg, hogy mely munkacsoportból hány darab aláírás szükséges szerződéshez. Az aláírás elvégzését a munkacsoport tagjai a számukra kiosztott Aláírási igény feladatot Végrehajtva állapotban lezárva tudják majd megadni. Az aláírás megtagadását a feladat “Meghiúsult” vagy “Törölt” állapotban való lezárásával jelezhetik az aláírásra jogosultak. Ekkor a szerződés újra Vázlat állapotba lép, és ezzel együtt a szerkesztők (vagyis azon munkacsoport tagjai, amely a Szerkesztők szekcióban megadásra került) Módosítási igény feladatot kapnak.
Példánkban a legalább 1 HUF értékű (vagyis az összes) szerződés esetén 1 darab aláírás szükséges a “Székhely aláírók” munkacsoportból:

Szerződés sablonok

Ebben a szekcióban rögzítendők azon szerződés sablonok , melyek alapjául szolgálhatnak majd az állományba rögzítendő szerződéseknek. Több megadása esetén a konkrét szerződés rögzítése során választhat ezek közül a rögzítő munkatárs.

E-mail sablon

Ebben a szekcióban adhatjuk meg, hogy az állományba rögzített szerződések:

  • Átnézett státusza esetén a Szerződés tervezet kiküldése funkció mely e-mail sablon alapján generálja az e-mailt, melyhez csatolja is a szerződés PDF-et.
  • Aláírt státusza esetén a Kiküldés aláírásra funkció mely e-mail sablon alapján generálja az e-mailt, melyhez csatolja is a szerződés PDF-et.

Feladat sablonok

Ebben a szekcióban adhatjuk meg, hogy a szerződés készítési folyamat bizonyos állapotaiban milyen feladatokat generáljon a rendszer.

A 2023.4-es verziótól két új feladat paraméterezhető: Mérföldkő határidő és A szerződés lejár. Mindkettő a szerződés Hatályos állapotba lépésekor készül el. Ezen két feladat esetén az is megadható, hogy az állapotok bekövetkezte előtt hány nappal legyen generálva a feladat:

Amennyiben ezen feladatok felelős csoporttagjainak emlékeztető emailt is generál a rendszer, azok kiküldési ideje is csak a hátaridők előtt a megadott napok számával korábban lesz. Például:

A szerződés lejárati dátuma 2024.11.13.
Az állománynál paraméterezett napok száma 30
A hatályba lépéskor generált feladat tervezett kezdési ideje 2023.10.14 (vagyis 2024.11.13.  – 30 nap)
A generált feladathoz tartozó emailek tervezett küldési ideje 2023.10.14 (vagyis 2024.11.13.  – 30 nap)

 

 

A szabályok a következők:

Szerződés állapot Esemény / Kiosztott feladat Ki kapja?
Vázlat Szerződés készítési igény Szerkesztők
Előkészített Szerződés átnézési igény Szerkesztést átnéző jóváhagyók
Elfogadott Jóváhagyási igény Jóváhagyók (szerződés értéktől függően)
Jóváhagyott Aláírási igény Aláírók (szerződés értéktől függően)
Több esetben is bekövetkezhet:
– Előkészített
– Tervezet
– Elfogadott
Módosítási igény Szerkesztők

Hatályos Mérföldkő határidő

A szerződés lejár

A mérföldkőnél megadott ellenőrök

Szerkesztők

A feladat sablonok definiálásakor a legfontosabb adatok:

  • Esemény (kötelező): mely eseményhez tartozó feladatot rögzítjük
  • Feladat megnevezés (kötelező): mi a megnevezése a leendő feladatnak
  • Kezdő állapot (kötelező): mi a kezdő állapota a leendő feladatnak
  • Alapértelmezett felelős (opcionális): a mely munkatársunk legyen a leendő feladat alapértelmezett felelőse
  • Figyelmeztetés: amennyiben az érintett munkacsoport tagjaihoz és/vagy az alapértelmezett felelőshöz van e-mail cím rögzítve, kapjanak-e emailes figyelmeztetést a feladatról
  • Jóváhagyás: amennyiben jelölésre kerül, a feladatot egy egyszerűsített jóváhagyási ablakon tudja a felelős elvégezni, 3 opcióból választva:
              1. Jóváhagyva és lezárva
              2. Elutasítva és lezárva
              3. Függőben, vagyis folyamatban

 

 

Print Friendly, PDF & Email
Top