A CobraConto.Net rendszerben a szerződéseket állományokba szervezzük, mely állományokhoz adóévenként bizonylattömbök kapcsolódnak.

Az állományok meghatározzák, hogy:

•  a bennük rögzített szerződések cégünk mely telephelyén kezelődnek
•  a bennük rögzített szerződések adóévenként milyen bizonylattömbben kerülnek rögzítésre
• a munkacsoportokat, melyek tagjai a szerződés különböző állapotaiban különböző műveleteket és feladatokat végezhetnek (a szerződés előkészítésétől hatálybalépéséig egy folyamatot vezérel a program, mely a feladatok és műveletek elvégzésével halad előre vagy lép vissza)
• a szerződésösszegtől függően milyen jóváhagyási és aláírási szinteket vesz figyelembe a program
• mely szerződés sablonok használhatók az adott állományba rögzített szerződések alapjául
• milyen e-mail sablont használjon a program a szerződés tervezet és a kész szerződés aláírásra küldésekor

Alapadatok

Ebben a szekcióban adjuk meg az alábbi adatokat:

• Megnevezés: a szerződés állomány megnevezése
• Telephely: cégünk mely telephelyén kezelődnek az ide rögzített szerződések
• Deviza: milyen devizában értelmezzük az ide rögzített szerződések értékét
• Alapért. forrás: alapértelmezetten ebbe az állományba Új vagy már Meglévő (a rendszer használata előtt megkötött) szerződéseket kívánunk rögzíteni
• Sablon megadása kötelező: milyen irányú (kimenő vagy bejövő) szerződés rögzítése esetén kötelező sablont is használnunk. Pipa hiányában nem kötelező sablont választani a szerződés létrehozásához, így a szükséges jellemzőket kézzel vesszük fel és adjuk meg a szerződésen és nyomtatni sem tudunk szerződést. Bejövő (a partnerünk által elkészített) vagy már meglévő szerződés esetén például lehet, hogy sablon használatára nincs szükségünk, mivel a szerződés nyomtatványa (fizikai megjelenése, PDF-ben vagy nyomtatóra) nem a mi rendszerünkben készül.

  

Bizonylattömbök

Ebben a szekcióban adjuk meg, hogy az állomány adóévenként milyen állományjellel és kezdő sorszámmal ossza ki a szerződések iktató és szerződésszámát:

Bejövő és meglévő szerződés esetén természetesen csak iktatószám generálódik automatikusan, magát a szerződésszámot kézzel fogjuk megadni a rögzítés során.

A bizonylattömbökhöz a megszokott módon jogosultságokat rendelhetünk, ezzel biztosítva a felhasználók számára a szabályozott hozzáférést a szerződésekhez.

Szerkesztők

Az itt megadott munkacsoport tagjai:

• fogják megkapni a Szerződés készítési igény és Módosítási igény feladatokat a szerződés Vázlat állapotában
• szerződésgazdaként ők tudják végrehajtani a szerződésekhez kapcsolódó műveleteket (törlés, megszűntetés, kiküldés, érkeztetés, stb)
• tudják a szerződéssablon alapján generált szerződés szöveget szerkeszteni / módosítani (már ha az alapul vett sablonnál jelölve van a szerkeszthető pipa)

Szerkesztést átnéző jóváhagyók

Az itt opcionális (nem kötelezően) megadott munkacsoport tagjai a Szerződés készítési igény feladat elvégzése után beállt Előkészített állapotú szerződéskről kapnak Szerződés átnézési igény feladatot. Amennyiben ebben a szekcióban nem adunk meg munkacsoportot, a szerződés Vázlat állapotból rögtön Átnézett lesz, kihagyva a Szerződés készítési igény feladatot.

Szerződés jóváhagyási szintek

Ebben a szekcióban összegtől függő módon határozhatjuk meg, hogy mely munkacsoportból hány darab jóváhagyás szükséges szerződéshez. A jóváhagyást a munkacsoport tagjai a számukra kiosztott Jóváhagyási igény feladatot “jóváhagyva” státuszban lezárva tudják majd megadni. Példánkban 1 HUF-tól a “Jóváhagyók” csoportból elég 1 darab jóváhagyás, tehát elég egy darab felhasználó által “jóváhagyva” státuszban lezárt feladat, 1 000 0000 HUF-tól viszont ugyanezen csoport két különböző felhasználójától kell “jóváhagyva” státuszban lezárt feladat, hogy a szerződéskötési folyamat tovább haladhasson.

Aláírási szintek

Ebben a szekcióban összegtől függő módon határozhatjuk meg, hogy mely munkacsoportból hány darab aláírás szükséges szerződéshez. Az aláírás elvégzését a munkacsoport tagjai a számukra kiosztott Aláírási igény feladatot Végrehajtva állapotban lezárva tudják majd megadni. Az aláírás megtagadását a feladat “Meghiúsult” vagy “Törölt” állapotban való lezárásával jelezhetik az aláírásra jogosultak. Ekkor a szerződés újra Vázlat állapotba lép, és ezzel együtt a szerkesztők (vagyis azon munkacsoport tagjai, amely a Szerkesztők szekcióban megadásra került) Módosítási igény feladatot kapnak.
Példánkban a legalább 1 HUF értékű (vagyis az összes) szerződés esetén 1 darab aláírás szükséges a “Székhely aláírók” munkacsoportból:

Szerződés sablonok

Ebben a szekcióban rögzítendők azon szerződés sablonok , melyek alapjául szolgálhatnak majd az állományba rögzítendő szerződéseknek. Több megadása esetén a konkrét szerződés rögzítése során választhat ezek közül a rögzítő munkatárs.

E-mail sablon

Ebben a szekcióban adhatjuk meg, hogy az állományba rögzített szerződések:

• Átnézett státusza esetén a Szerződés tervezet kiküldése funkció mely e-mail sablon alapján generálja az e-mailt, melyhez csatolja is a szerződés PDF-et.
• Aláírt státusza esetén a Kiküldés aláírásra funkció mely e-mail sablon alapján generálja az e-mailt, melyhez csatolja is a szerződés PDF-et.

Feladat sablonok

Ebben a szekcióban adhatjuk meg, hogy a szerződés készítési folyamat bizonyos állapotaiban milyen feladatokat generáljon a rendszer.

A 2023.4-es verziótól két új feladat paraméterezhető: Mérföldkő határidő és A szerződés lejár. Mindkettő a szerződés Hatályos állapotba lépésekor készül el. Ezen két feladat esetén az is megadható, hogy az állapotok bekövetkezte előtt hány nappal legyen generálva a feladat:

Amennyiben ezen feladatok felelős csoporttagjainak emlékeztető emailt is generál a rendszer, azok kiküldési ideje is csak a hátaridők előtt a megadott napok számával korábban lesz. Például:

A szabályok a következők:

A feladat sablonok definiálásakor a legfontosabb adatok:

• Esemény (kötelező): mely eseményhez tartozó feladatot rögzítjük
• Feladat megnevezés (kötelező): mi a megnevezése a leendő feladatnak
• Kezdő állapot (kötelező): mi a kezdő állapota a leendő feladatnak
• Alapértelmezett felelős (opcionális): a mely munkatársunk legyen a leendő feladat alapértelmezett felelőse
• Figyelmeztetés: amennyiben az érintett munkacsoport tagjaihoz és/vagy az alapértelmezett felelőshöz van e-mail cím rögzítve, kapjanak-e emailes figyelmeztetést a feladatról
• Jóváhagyás: amennyiben jelölésre kerül, a feladatot egy egyszerűsített jóváhagyási ablakon tudja a felelős elvégezni, 3 opcióból választva:
  • • • • • 1. Jóváhagyva és lezárva
            2. Elutasítva és lezárva
            3. Függőben, vagyis folyamatban